CommCare

Analysoinut Reviewed

CommCare on työväline kenttätyöhön, ei tavallinen kuluttajasovellus, jota avaisin ajanvietteeksi. Sen ydin on auttaa etulinjassa työskenteleviä tekemään ja kirjaamaan työtään digitaalisesti. Kun työntekijä tapaa ihmisiä yhteisössä, kerää tietoja tai seuraa sovittuja tehtäviä, puhelin voi toimia mukana kulkevana työpisteenä. Minusta tämä käytännön lähtökohta on sovelluksen vahvuus, mutta se myös rajaa selvästi, kenelle siitä on hyötyä.

CommCare on Dimagi, Inc:n kehittämä ilmainen Android-sovellus. Sillä on 4,2 tähden keskiarvo noin 4,2 tuhannen arvion perusteella, ja latauksia on yli miljoona. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta eivät yksin lupaa, että sovellus sopii jokaiseen organisaatioon: hyöty riippuu ennen kaikkea siitä, millainen työprosessi sen ympärille rakennetaan.

Työkalu kentälle, ei yleinen tehtävälista

CommCaren käyttötarkoitus kannattaa hahmottaa työnkulun kautta. Se ei ole vain muistio, johon työntekijä kirjaa käynnin jälkeen muutaman rivin, vaan digitaalinen alusta kenttätyön tekemiseen. Organisaatio voi hyödyntää sitä esimerkiksi siinä, että työntekijä käy läpi yhteisöön tai palvelutilanteeseen liittyviä tietoja ja tallentaa työn etenemisen samaan työvälineeseen. Käytännön sisältö määräytyy työn tarpeiden mukaan.

Tämä eroaa tavallisista muistiinpano- ja lomakesovelluksista. Niissä käyttäjä yleensä kokoaa itse yleiskäyttöisen lomakkeen tai kirjoittaa vapaamuotoista tekstiä. CommCaren arvo syntyy paremmin silloin, kun käytössä on selkeä, kenttätyöhön sovitettu tapa kerätä ja käsitellä tietoa. Silloin työntekijän ei tarvitse keksiä jokaista kirjausta uudelleen, ja organisaation on helpompi pitää työskentely yhdenmukaisena.

Pidän ajatusta erityisen järkevänä tilanteissa, joissa tieto syntyy siellä, missä palvelua tehdään, eikä toimistolla. Jos työntekijä käy päivän aikana useita asiakaskohtaamisia, hän voi tehdä kirjaukset osana työtilannetta sen sijaan, että yrittäisi palauttaa yksityiskohtia mieleen myöhemmin. Tämä ei automaattisesti takaa parempaa tiedon laatua, mutta vähentää yhtä tavallista kitkaa: muistiinpanojen siirtelyä eri välineiden välillä.

Missä sovellus voi säästää vaivaa

Kuvitellaan yhteisötyöntekijä, joka kiertää sovittuina päivinä alueensa kotitalouksia. Jokaisella käynnillä hänellä on tehtäviä, joiden toteutuminen on tärkeää kirjata johdonmukaisesti. Paperilomake voi toimia, mutta sen tietoja täytyy myöhemmin käsitellä uudelleen. Yleinen puhelimen muistiinpanosovellus taas jättää helposti jokaisen kirjauksen rakenteen työntekijän oman harkinnan varaan. CommCare sopii paremmin silloin, kun tiimi tarvitsee juuri omaan työhönsä rakennetun digitaalisen toimintatavan.

Hyöty ei ole vain siinä, että paperia jää vähemmän. Kun kirjaaminen liittyy itse työvaiheeseen, työntekijä voi huomata puuttuvan tiedon ennen kuin siirtyy seuraavaan tehtävään. Tämä on yksi käytännöllinen, mutta helposti sivuutettava etu: hyvä kenttätyönkulku voi ohjata huomion siihen, mitä pitää vielä selvittää, eikä vain tallentaa jo tehtyä. Se, kuinka hyvin tämä toteutuu, riippuu kuitenkin käytössä olevasta toteutuksesta ja siitä, miten se on suunniteltu.

Toinen harkinnan arvoinen käyttötapa on tiimin toimintatapojen yhtenäistäminen. Jos useat työntekijät tekevät samantyyppisiä käyntejä, digitaalinen prosessi voi auttaa vähentämään eroja siinä, mitä kukin muistaa kysyä tai kirjata. Tästä on hyötyä etenkin silloin, kun kerättyä tietoa käytetään työn seurannassa eikä vain yksittäisen työntekijän omana muistina.

Arjessa onnistuminen riippuu valmistelusta

Ennen käyttöönottoa miettisin tarkasti, millaisia tietoja työntekijän todella pitää saada talteen ja missä järjestyksessä. Kentällä liian laaja kirjausprosessi voi hidastaa kohtaamista ja tuntua ylimääräiseltä paperityöltä, vaikka se olisi puhelimessa. Jos lomakkeeseen ahdetaan kaikki mahdollinen, työntekijä joutuu selaamaan olennaisen ohi. Parempi lähtökohta on tunnistaa pakolliset tiedot, jättää tarpeeton pois ja kokeilla työnkulkuja todellisissa työtilanteissa.

Kolmas konkreettinen huomio koskee työntekijän roolia. Sovellus voi ohjata ja tukea kirjaamista, mutta se ei korvaa koulutusta eikä ratkaise sitä, mitä tietoa organisaation pitäisi kerätä. Tiimin kannattaa sopia etukäteen esimerkiksi siitä, miten epäselvä vastaus käsitellään ja kuka auttaa, jos puhelimella tehtävä kirjaus ei vastaa todellista tilannetta. Muuten digitaalinen lomake voi tehdä epäselvästä prosessista vain nopeammin toistettavan.

Nykyinen versio ja pitkä kehityskaari

Sovellus julkaistiin 22. kesäkuuta 2012, ja nykyinen versio on 2.64.1. Pitkä historia kertoo, että kyseessä ei ole vasta kokeiluun tullut väline, mutta julkaisupäivä tai versionumero ei yksin paljasta, mitä yksittäisiä ominaisuuksia on vuosien varrella muutettu. En siksi päättele numerosta enempää kuin se kertoo: sovellusta ylläpidetään nykyisen version kautta, ja sen käyttö kannattaa arvioida nykyisen työtehtävän eikä vanhan maineen perusteella.

Tämä on olennainen ero vakiintuneen työkalun ja uuden sovelluksen välillä. Vanhempi julkaisu voi olla organisaatiolle hyvä lähtökohta, jos sen prosessit ja käyttöympäristö sopivat nykyiseen tarpeeseen. Toisaalta pitkä kehityskaari ei automaattisesti tarkoita, että jokainen työntekijä kokisi käytön vaivattomaksi. Kenttätyössä ratkaisee se, miten sujuvasti juuri käytössä oleva työnkulku istuu päivän tehtäviin.

Jos tiimillä on jo CommCare käytössä, päivitetyn version hyötyä kannattaa tarkastella työn näkökulmasta: avautuvatko tehtävät luotettavasti, onko kirjaaminen ymmärrettävää ja pystyykö työntekijä tekemään työnsä ilman tarpeetonta edestakaista siirtymistä? Nämä ovat järkeviä tarkistuskysymyksiä, eivät lupauksia tietystä muutoksesta. Päivityksen vaikutus voi olla tärkeä järjestelmän ylläpidolle, vaikka se ei näkyisi käyttäjälle uutena toimintona.

Uudelle käyttäjälle versio 2.64.1 on nykyinen lähtökohta, ja vähimmäiskäyttöjärjestelmä on Android 6.0. Organisaation kannattaa tarkistaa omat laitteensa ennen laajempaa käyttöönottoa, varsinkin jos työntekijöillä on erilaisia puhelimia. Laitteiden yhteensopivuus on arkinen asia, mutta kentällä se voi ratkaista sen, pystyykö työntekijä tekemään kirjauksen silloin kun pitää.

Mitä käyttöönotto vaatii käyttäjältä

Jos lataat sovelluksen yksityishenkilönä, saatat huomata nopeasti, ettei pelkkä asennus vielä kerro, miten CommCare palvelisi omaa arkeasi. Sen hyöty liittyy työtehtävään ja siihen rakennettuun digitaaliseen prosessiin. Se ei ole paras valinta, jos etsit vain henkilökohtaista tehtävälistaa, yleistä päiväkirjaa tai kevyttä tapaa säilyttää muistiinpanoja.

Organisaation näkökulmasta keskeinen kysymys on, kuka suunnittelee ja ylläpitää työnkulun. Kenttätyöntekijä tarvitsee selkeän näkymän siihen, mitä häneltä odotetaan, mutta taustalla jonkun täytyy huolehtia siitä, että käytetty prosessi vastaa todellista työtä. Tämä työnjako kannattaa sopia ennen kuin sovellus tuodaan koko tiimin arkeen. Muuten käyttäjät voivat syyttää sovellusta ongelmista, jotka johtuvatkin epäselvistä ohjeista tai huonosti rajatusta kirjaamisesta.

Kannattaa myös miettiä, missä työ tehdään. Jos työntekijä käyttää puhelinta kiireisessä tai häiriöisessä ympäristössä, yksinkertainen ja helposti opittava kirjauspolku on tärkeämpi kuin mahdollisimman monen kentän täyttäminen. Kenttätyössä näytön katsominen ja syöttäminen kilpailevat huomiosta ihmisen kohtaamisen kanssa. Siksi suosittelen kokeilemaan prosessia aidossa tilanteessa, ei vain toimistolla rauhallisessa testissä.

Rajaukset ja vaihtoehdot

CommCaren selvä rajoitus on sen tehtäväkeskeisyys. Se on parhaimmillaan organisaation suunnittelemassa etulinjan työssä, eikä yleiskäyttöisyys ole sen tärkein valtti. Jos tarvitset vain jaettavan kalenterin, yksinkertaisen lomakkeen tai henkilökohtaisen muistion, tavallinen toimisto- tai muistiinpanosovellus voi olla kevyempi ja nopeampi vaihtoehto. Jos taas työntekijät tekevät monivaiheisia kenttäkäyntejä ja organisaatio tarvitsee yhtenäisiä kirjauksia, yleinen lomaketyökalu ei välttämättä tue työn kokonaisuutta yhtä luontevasti.

Toinen mahdollinen kitka on oppimiskynnys. Työntekijän on ymmärrettävä sekä sovelluksen käyttö että oman työnsä kirjausohjeet. Jos käyttö tuntuu hitaalta, syy voi olla käyttöliittymässä, mutta myös liian monimutkaisessa prosessissa. Käytännössä kannattaa pyytää kentällä työskenteleviä kokeilemaan työnkulkua ja kertomaan, missä kohdassa he joutuvat pysähtymään tai kysymään apua. Tällainen palaute auttaa erottamaan sovelluksen rajoitukset huonosti suunnitellusta käyttöönotosta.

Myös tietojen käsittelyyn liittyvät vastuut on syytä selvittää organisaatiossa ennen käyttöä. Kenttätyössä kirjaukset voivat liittyä ihmisten palveluihin, joten työntekijöiden pitää tietää, mitä he kirjaavat ja miten heiltä odotetaan toimittavan. Sovelluksen valinta ei yksin ratkaise organisaation toimintatapoja. Jos tiimi ei pysty sopimaan tietojen käsittelystä ja käyttäjien ohjeistuksesta, käyttöönottoa kannattaa valmistella pidempään.

Kenelle suosittelen sitä

PEGI 3 -ikäluokitus kertoo sovelluksen ikäsopivuudesta, mutta käytännössä tärkein kohderyhmä on työssään digitaalisia kenttäprosesseja käyttävä aikuinen tai niitä suunnitteleva organisaatio. Suosittelisin CommCarea tiimille, joka tarvitsee puhelimeen työn tekemistä tukevan välineen eikä vain paikkaa, johon siirtää paperilomake. Sovellus voi olla hyödyllinen myös työn koordinoijalle, joka haluaa arvioida, miten kentällä tehtävä kirjaaminen saadaan yhdenmukaiseksi.

En suosittelisi sitä ensisijaiseksi valinnaksi yksittäiselle käyttäjälle, jolla ei ole yhteyttä CommCare-työnkulkuun. Silloin sovellus voi tuntua tarpeettoman erikoistuneelta, eikä sen potentiaali pääse esiin. Samoin pienelle tiimille, joka tarvitsee vain muutaman yksinkertaisen lomakkeen ilman laajempaa kenttätyön prosessia, kevyempi vaihtoehto voi olla käytännöllisempi.

Kokonaisuutena näen CommCaren vakavasti otettavana kenttätyön sovelluksena, jonka arvo tulee työnkulun ja kirjaamisen yhdistämisestä. Sen yli miljoonan asennuksen ja 4,2 tähden keskiarvon rinnalla ratkaisevaa on silti oma käyttötapa: organisaation pitää rakentaa selkeä prosessi ja varata aikaa sen kokeilemiseen. Jos työsi tapahtuu etulinjassa ja kirjausten yhdenmukaisuus on tärkeää, CommCare voi olla toimiva osa arkea. Jos etsit vain yleistä mobiilimuistiota, valitsisin yksinkertaisemman työkalun.

CommCare Usein kysytyt kysymykset