Akrab Elik

Analysoinut Reviewed

Kun tehtävät, pikaiset muistiinpanot ja muistettavat asiat ovat hajallaan eri sovelluksissa, arjen pienet asiat jäävät helposti huomaamatta. Akrab Elik kokoaa nämä samaan työtilaan, ja juuri tässä sen käytännön arvo on: sen sijaan että vaihtelisin jatkuvasti sovelluksesta toiseen, voin pitää päivän tekemiset ja niihin liittyvät ajatukset lähekkäin. Kyseessä on maksuton tuottavuussovellus, jonka perusajatus sopii etenkin ihmiselle, joka kaipaa kevyttä järjestystä ilman laajaa projektinhallintajärjestelmää.

Yksi paikka päivän tehtäville ja muistiinpanoille

Sovelluksen työskentelytapa nojaa kolmeen tuttuun asiaan: tehtäviin, muistiinpanoihin ja muistutuksiin. Luokat auttavat erottamaan erilaisia asioita toisistaan, ja kalenteri tarjoaa ajallisen näkymän tekemiseen. Yhdistelmä on hyödyllinen, kun tehtävä ei ole vain irrallinen rivi listassa vaan liittyy esimerkiksi tapaamiseen, ideaan tai myöhemmin tarvittavaan tietoon.

Minusta tärkein valinta käyttöönotossa on pitää rakenne aluksi yksinkertaisena. Tekisin vain muutaman selkeän luokan, kuten työ, koti ja myöhemmin, sen sijaan että yrittäisin luokitella jokaisen merkinnän liian tarkasti. Kalenteri voi auttaa hahmottamaan, milloin jokin asia kuuluu hoitaa, mutta luokat puolestaan sopivat aiheen mukaan selaamiseen. Näiden kahden tavan yhdistäminen on sovelluksen ajatuksessa järkevää, kunhan luokista ei tee omaa ylläpitoprojektiaan.

Arjessa tämän voi ottaa käyttöön vaikkapa näin: aamulla kirjaan muistutuksen soitosta, lisään kauppaan liittyvän asian omaksi tehtäväkseen ja tallennan samalla muistiinpanon siitä, mitä keskustelussa pitää muistaa. Kun asiat ovat samassa sovelluksessa, niitä ei tarvitse yrittää pitää mielessä tai etsiä useasta paikasta. Tämä ei poista tarvetta päättää, mitä oikeasti kannattaa kirjata, mutta se voi vähentää unohtamista silloin, kun päivän asiat vaihtuvat nopeasti.

Käynnistysnopeus ei ole koko käyttökokemus

Tuottavuussovelluksen nopeutta kannattaa arvioida myös sen perusteella, kuinka vaivattomasti ajatuksen saa talteen. Muistiinpanon tai tehtävän lisääminen on hyödyllistä vain, jos kirjaaminen tuntuu kevyemmältä kuin asian lykkääminen. Akrab Elik lupaa rakenteellaan yhden paikan useille merkintätyypeille, mutta luokkien ja kalenterin käytöstä saa eniten irti vasta, kun ne ovat itselle ymmärrettävässä järjestyksessä.

En rakentaisi ensimmäisenä päivänä täydellistä arkistoa. Aloittaisin yhdellä tehtävällä ja yhdellä muistiinpanolla, ja lisäisin luokkia vasta, kun huomaan toistuvan tarpeen erotella asioita. Näin sovelluksen käyttö ei hidastu omien sääntöjen opetteluun. Jos kiireessä pitää vain kirjata asia talteen, yksinkertainen luokittelu on parempi kuin pitkän luokkalistan selaaminen.

Kalenterin hyöty riippuu siitä, miten oma työ jakautuu. Päivämäärään sidotut asiat on luontevaa tarkistaa kalenterista, mutta epämääräiset ideat eivät välttämättä tarvitse paikkaa aikajanalla. Pidän tätä tärkeänä erona: kaikkea ei kannata pakottaa aikatauluun. Tehtävälista toimii paremmin asioille, jotka pitää tehdä mutta joilla ei vielä ole tarkkaa ajankohtaa; muistiinpano taas sopii tiedolle, jota ei tarvitse muuttaa tehtäväksi.

Kun käyttö kasvaa, rakenne ratkaisee

Sovelluksesta voi olla eniten hyötyä silloin, kun päivän aikana kertyy useita pieniä asioita eri aiheista. Esimerkiksi opiskelija voi pitää tehtävät ja luentoon liittyvät muistiinpanot erillään luokkien avulla, kun taas kotona voi kerätä hoidettavat asiat ja muistettavat hankinnat samaan paikkaan. Olennaista on valita ryhmittely, joka vastaa omaa tapaa hakea tietoa myöhemmin, eikä vain sitä, miltä järjestelmä näyttää ensimmäisellä käyttökerralla.

Raskaammassa käytössä on kuitenkin myös kitkan riski. Kun tehtäviä, muistiinpanoja ja muistutuksia kertyy runsaasti, käyttäjän täytyy itse ylläpitää selkeitä nimiä ja luokkia, jotta asiat eivät huku joukkoon. Tämä on tavallisen yhdistelmäsovelluksen kompromissi: sama paikka vähentää sovellusten välillä hyppimistä, mutta ei automaattisesti tee sisällöstä järjestelmällistä. Jos oma työ vaatii monivaiheisia projekteja, vastuuhenkilöiden seurantaa tai tarkkaa yhteistyötä muiden kanssa, kannattaa harkita siihen erikoistunutta työkalua.

Hyvä käytännön tapa on käyttää muistutusta vain asioihin, joiden unohtamisella olisi oikea seuraus. Jos jokainen pieni tehtävä tuottaa ilmoituksen, tärkeä muistutus hukkuu helposti muiden sekaan. Samoin muistiinpanoihin kannattaa kirjoittaa riittävästi taustaa: pelkkä avainsana voi tuntua päivän lopussa selvältä mutta olla myöhemmin vaikea tulkita. Nämä eivät ole näyttäviä toimintoja, vaan käyttötapoja, jotka tekevät tällaisesta työkalusta aidosti hyödyllisemmän.

Luotettavuus ja oman työn palauttaminen

Kun tehtävät ja muistettavat asiat ovat yhdessä paikassa, sovelluksen luotettavuus merkitsee paljon. Käytännössä suosittelen muodostamaan tavan tarkistaa oma tilanne säännöllisesti: esimerkiksi päivän alussa vilkaisen, mitä on tulossa, ja lopussa siirrän keskeneräiset asiat harkiten eteenpäin. Näin lista pysyy tarkoituksellisena eikä muutu vanhojen aikomusten varastoksi.

Jos jokin tärkeä asia on vain sovelluksessa, älä luota siihen, että pelkkä kirjaaminen ratkaisee kaiken. Tarkista muistutuksen ajankohta ja varmista, että merkintä löytyy oikeasta luokasta tai kalenterin kohdasta. Tämä on hyödyllinen rutiini erityisesti silloin, kun tehtävällä on määräaika. Samalla on hyvä pitää todella tärkeistä tiedoista tarvittaessa toinen turvallinen kopio, sillä sovelluksen kuvaus ei anna perustetta olettaa tiettyä varmuuskopiointi- tai synkronointitapaa.

Käyttäjäarviot antavat sovelluksesta ristiriitaisen mutta hyödyllisen yleiskuvan: keskiarvo on 3,4, ja palautetta on kertynyt noin 2 600 arvioinnin ja 1 400 arvostelun verran. Nämä luvut eivät kerro, miten sovellus toimii juuri omalla puhelimellasi, mutta ne ovat muistutus siitä, ettei sitä kannata pitää automaattisesti täydellisenä ratkaisuna jokaiselle. Testaisin ensin omassa arjessa, löytyvätkö tehtävät ja muistiinpanot vaivattomasti ja tuntuuko päivittäinen käyttö luontevalta.

Puhelimen ikä ja käyttötarpeet vaikuttavat

Sovelluksen vähimmäisvaatimuksena on Android 6.0, joten se on suunnattu myös vanhempia Android-versioita käyttäville. Tämä ei kuitenkaan yksin kerro, kuinka sulavasti sovellus toimii tietyllä laitteella tai paljonko se käyttää akkua ja muistia. Jos puhelin on jo muuten hidas, kannattaa arvioida käyttökokemusta omassa laitteessa sen sijaan, että tekisi johtopäätöksiä pelkästä käyttöjärjestelmärajasta.

Jos haluat järjestelmän toimivan hyvin myös kiireessä, pidä etusivu ja luokat mahdollisimman selkeinä. Kirjaa ensin asia sen luontevimpaan muotoon ja lisää aikataulu vain silloin, kun ajankohdalla on merkitystä. Tällainen tapa vähentää tarpeetonta naputtelua ja auttaa välttämään sitä, että sovelluksesta tulee uusi paikka, jonka siivoamista pitää jatkuvasti muistaa.

Akrab Elik on saanut PEGI 3 -ikäluokituksen, ja kehittäjänä on Akrab Elik. Sovelluksesta on saatavilla versio 6.0.0, ja se on maksuton. Nämä tiedot auttavat hahmottamaan, millainen vaihtoehto on kyseessä, mutta valinta riippuu lopulta siitä, kaipaako käyttäjä yksinkertaista yhteistä paikkaa vai laajempia hallintatyökaluja. Sovelluksella on yli 500 000 asennusta, mikä kertoo sen löytäneen käyttäjiä, mutta suosio ei yksin ratkaise sopivuutta omaan työskentelyyn.

Milloin valitsisin tämän — ja milloin en

Valitsisin sovelluksen, jos haluaisin yhdistää arjen tehtävät, lyhyet muistiinpanot ja muistettavat ajankohdat ilman, että jokainen asia vaatii oman työkalunsa. Se sopii erityisen hyvin henkilökohtaiseen käyttöön, jossa yksi ihminen hallitsee sisältöä ja luokat pysyvät kohtuullisen yksinkertaisina. Maksuttomuus tekee kokeilemisesta matalan kynnyksen valinnan, eikä käyttöä tarvitse perustella laajalla työprosessilla.

Vertaisin sitä tavalliseen muistiosovellukseen ja erilliseen tehtävälistaan näin: muistio on usein luonteva vapaalle tekstille, kun taas tehtävälista nostaa tekemisen etualalle. Akrab Elikin idea on pitää nämä tarpeet lähekkäin ja tuoda mukaan muistutukset sekä kalenteriin perustuva jäsentely. Jos käytät jo kahta työkalua sujuvasti etkä kaipaa niiden yhdistämistä, vaihtaminen ei välttämättä tuo tarpeeksi hyötyä. Jos taas tarvitset tiimityötä, yksityiskohtaista projektiseurantaa tai vaativaa automaatiota, valitsisin tarkoitukseen tehdyn vaihtoehdon.

Lopulta arvioisin sovellusta sen perusteella, väheneekö oma muistikuorma muutaman päivän jälkeen. Jos löydät tärkeät asiat nopeasti ja tehtävien kirjaaminen pysyy kevyenä, yhdistelmä on onnistunut. Jos käytät enemmän aikaa luokkien järjestämiseen kuin itse tekemiseen, karsisin rakennetta tai palaisin yksinkertaisempaan listaan. Minulle sen paras lupaus on käytännöllinen: tehtävät, muistiinpanot ja muistutukset voivat pysyä saman arjen näkymän ympärillä ilman turhaa monimutkaisuutta.

Akrab Elik Usein kysytyt kysymykset