Holvi – Yritystili

Analysoinut Reviewed

Kun yrityksen kuitit ja laskut pyörivät eri paikoissa, arjen pieni hallintotyö kasaantuu yllättävän nopeasti. Holvi – Yritystili kiinnostaa minua ennen kaikkea siksi, että se tuo yrityksen maksamiseen liittyviä tehtäviä samaan palveluun: kyseessä on yrittäjille suunnattu taloussovellus, jossa yhdistyvät tili, kuittien tallennus ja laskutus. Ajatus ei ole tehdä kirjanpidosta taianomaista, vaan vähentää sitä, kuinka usein yrittäjän täytyy vaihtaa työkalusta toiseen.

Holvia kehittää Holvi Payment Services. Sovellus on maksuton ladata, sen ikäraja on PEGI 3, ja se on ollut saatavilla 11.6.2015 lähtien. Nykyinen versio on 25.7.4, ja se edellyttää vähintään Android 9:ää. Sovelluksen 4,7 keskiarvo perustuu noin 3,8 tuhanteen arvioon; lisäksi sillä on noin 1,2 tuhatta kirjallista arvostelua ja yli 100 tuhatta asennusta. Nämä luvut kertovat suosiosta, mutta yrittäjän kannalta olennaisempaa on, sopiiko palvelun toimintamalli omaan tapaan hoitaa rahaliikennettä.

Kuitti osaksi maksamisen työnkulkua

Holvin vahvin ja käytännössä kiinnostavin idea on kuitin tallentamisen kytkeminen yrityksen talousasioihin. Kuitti ei ole vain puhelimeen unohtuva kuva, vaan osa samaa yrittäjän työkalupakettia, jossa voi hoitaa myös laskutusta ja yrityksen tiliin liittyviä asioita. Hyöty syntyy ennen kaikkea siitä, että tositteen talteen ottaminen voi tapahtua lähellä itse ostotapahtumaa.

Tämä on pieni muutos, mutta sillä on merkitystä. Jos ostoksen kuitti jää lompakkoon, sähköpostiin tai auton hansikaslokeroon, sen selvittäminen myöhemmin vaatii muistamista ja etsimistä. Puhelimella hoidettavassa työnkulussa yrittäjä voi tarttua asiaan silloin, kun ostos on vielä tuoreessa muistissa. En pidä tätä kirjanpidon korvikkeena, vaan keinona vähentää sitä välivaihetta, jossa kuitit ensin kerätään talteen ja vasta myöhemmin järjestetään.

Minulle ratkaiseva kysymys tällaisessa sovelluksessa ei ole se, kuinka monta toimintoa valikossa on, vaan muuttuuko tositteiden käsittely helpommaksi ilman, että syntyy uusi tehtävälista. Holvin lähestymistapa on luonteva erityisesti silloin, kun yrittäjä hoitaa itse pienet hankinnat ja haluaa pitää niiden dokumentoinnin lähellä yrityksen maksuliikennettä. Jos kuitteja kertyy paljon, säännöllisyys on silti tärkeää: sovellus auttaa tallentamaan, mutta käyttäjän on edelleen päätettävä, että kuitti hoidetaan saman tien eikä viikon päästä.

Arjen ostoksesta myöhempään tarkistukseen

Konkreettinen tilanne on freelancerin työpäivä: hän käy ostamassa työhön tarvittavan tarvikkeen, maksaa ostoksen ja ottaa kuitin talteen puhelimella. Kun tapahtuma ja sen peruste jäävät tuoreena muistiin, kuittia ei tarvitse myöhemmin yrittää yhdistää ostokseen pelkän summan tai epämääräisen muistikuvan perusteella. Tämä on erityisen hyödyllistä pienissä yrityksissä, joissa sama ihminen tekee työn, maksaa hankinnat ja hoitaa hallinnon.

Toinen hyvä käyttötapa on laskutuksen ja ostotositteiden pitäminen saman yrittäjäpalvelun piirissä. Esimerkiksi itsenäinen konsultti voi laskuttaa asiakkaan työn jälkeen ja säilyttää projektin tekemiseen liittyvän kuitin erillisenä tositteena. En oleta, että nämä asiat yhdistyisivät automaattisesti toisiinsa; käytännön etu on pikemminkin siinä, ettei yrittäjän tarvitse aloittaa jokaista talousrutiinia eri sovelluksessa. Tämä voi tehdä työviikon lopun tarkistuksesta selkeämmän, kun laskutus ja ostoksiin liittyvät dokumentit eivät ole hajallaan aivan eri paikoissa.

Hyvä tapa ottaa tällainen työnkulku käyttöön on valita yksi selkeä sääntö: työhön liittyvä kuitti tallennetaan heti, kun ostos on tehty, ja sen tarkoitus kirjataan itselle ymmärrettävällä tavalla. Näin kuittien keräämisestä ei tule erillistä kuukausittaista urakkaa. Jos yrityksessä on useita henkilöitä tai ostoksia syntyy monesta kanavasta, kannattaa samalla sopia, kuka vastaa tositteiden tallentamisesta ja miten puuttuvat kuitit huomataan. Sovellus voi tukea tapaa, mutta se ei päätä yrityksen sisäisiä käytäntöjä yrittäjän puolesta.

Milloin keskitetty tapa tuntuu hyödyllisimmältä

Holvi sopii mielestäni parhaiten yrittäjälle, joka haluaa niputtaa perustason raha-asioiden rutiineja yhteen paikkaan. Se voi olla luonteva valinta yksinyrittäjälle, joka lähettää laskuja, tekee työhön liittyviä hankintoja ja haluaa säilyttää kuitit puhelimella sen sijaan, että kokoaisi niitä ensin paperipinoon. Sovellus on myös kiinnostava silloin, kun hallintotyötä tehdään liikkeellä eikä vain työpöydän ääressä.

Jos taas yrityksen tärkein tarve on hyvin laaja taloushallinnon kokonaisuus tai monimutkainen prosessi, yhden sovelluksen keskeinen lupaus ei yksin ratkaise valintaa. Holvia kannattaa arvioida osana omaa kirjanpito- ja laskutuskäytäntöä: mitä yrittäjä haluaa hoitaa itse, mitä tekee kirjanpitäjä ja missä tositteiden pitää lopulta olla käytettävissä. Ennen käyttöönottoa on järkevää varmistaa, että palvelun tämänhetkinen toimintatapa sopii juuri omaan tilin käyttöön ja kirjanpidon työnjakoon.

Vertailussa tavalliseen pankkisovellukseen Holvi erottuu tässä nimenomaan sillä, että sen tarkoitus ulottuu maksujen katselun lisäksi yrittäjän laskutukseen ja kuittien tallentamiseen. Erillinen kuittisovellus voi puolestaan olla parempi vaihtoehto, jos muu yrityksen talousprosessi on jo vakiintunut eikä sitä haluta siirtää. Pelkkä pankkisovellus voi riittää ihmiselle, joka tarvitsee vain maksujen hoitoa ja jolla tositteet järjestyvät muualla. Valinta riippuu siitä, arvostaako käyttäjä keskittämistä vai haluaako hän pitää tilin, laskutuksen ja dokumentoinnin erillään.

Kannattaa myös erottaa sovelluksen asentaminen sen käytön kokonaiskustannuksesta ja sopivuudesta. Holvin lataaminen on maksutonta, mutta yritystilipalvelun käyttöehdot ja mahdolliset palveluun liittyvät kulut on aina hyvä tarkistaa ennen päätöstä. Näin käyttäjä ei sekoita maksutonta sovellusta siihen, että kaikki palveluun liittyvä olisi automaattisesti maksutonta. Tämä on tärkeä käytännön tarkistus etenkin silloin, kun yrittäjä vertailee vaihtoehtoja yrityksen säännölliseen käyttöön.

Rajoitukset, jotka kannattaa huomioida

Kuitin tallentaminen ei poista tarvetta ymmärtää, mitä ostosta yritys käsittelee ja miten tositteet toimitetaan kirjanpitoon. Kuva tai digitaalinen tallenne auttaa säilyttämisessä, mutta yrittäjän on yhä huolehdittava tietojen oikeellisuudesta ja siitä, että kirjanpidon käytäntö vastaa hänen yrityksensä tarpeita. Jos käyttäjä odottaa, että pelkkä sovelluksen asentaminen järjestää taloushallinnon itsestään, pettymys on todennäköinen.

Keskittäminen voi myös olla kaksijakoinen etu. Kun tilin käyttö, kuitit ja laskutus ovat saman palvelun piirissä, arjen vaiheet voivat olla helpommin muistettavia. Toisaalta yrittäjä, joka on jo rakentanut toimivan järjestelmän pankkisovelluksen, erillisen laskutuspalvelun ja kirjanpidon ympärille, ei välttämättä hyödy muutoksesta tarpeeksi perustellakseen uuden toimintatavan opettelua. Jos tärkein tavoite on vain saada yksittäiset kuitit talteen, erillinen ratkaisu voi tuntua kevyemmältä.

Myös käytön sopivuus riippuu siitä, miten usein yrittäjä tekee talousasioita puhelimella. Puhelimella kuittien tallennus on luontevimmillaan juuri ostoksen jälkeen, mutta pitkä tai yksityiskohtainen hallinnollinen työ voi tuntua paremmalta tehdä tietokoneella tai yhdessä kirjanpitäjän kanssa. En siis valitsisi Holvia vain siksi, että mobiilisovellus kuulostaa kätevältä; valitsisin sen, jos puhelimessa tehtävä nopea dokumentointi oikeasti sopii omaan työpäivään.

Android-käyttäjän on hyvä tarkistaa myös oman laitteen yhteensopivuus, sillä sovellus edellyttää Android 9:ää tai uudempaa. Tämä ei ole ongelma useimmille nykyisille laitteille, mutta vanhan puhelimen käyttäjälle se voi ratkaista asian jo ennen palvelun kokeilemista. Ikäraja PEGI 3 kertoo sovelluksen sisältöluokituksesta, ei siitä, että palvelu olisi suunnattu vain tietynlaisille yrityksille.

Kenelle suosittelisin Holvia

Suosittelisin Holvia erityisesti yksinyrittäjälle tai pienelle toimijalle, jonka talousrutiinit ovat muutenkin suoraviivaisia ja joka haluaa käsitellä kuitit heti eikä koota niitä myöhemmin. Se sopii myös ihmiselle, joka laskuttaa asiakkaitaan ja kaipaa yrittäjän arkeen suunnattua vaihtoehtoa yleiselle pankkisovellukselle. Sovelluksen yli 100 tuhannen asennuksen ja sen 4,7 keskiarvon taustalla on kiinnostusta, mutta oma päätökseni perustuisi ennen kaikkea siihen, vähentääkö keskitetty työnkulku juuri omia toistuvia välivaiheita.

En suosittelisi sitä automaattisesti yrittäjälle, joka on tyytyväinen nykyiseen tilipalveluunsa tai tarvitsee ensisijaisesti laajaa taloushallinnon järjestelmää. Myös kirjanpitäjän kanssa kannattaa sopia, miten kuitit ja laskutus sovitetaan nykyiseen käytäntöön, ennen kuin yritys muuttaa rutiinejaan. Näin sovelluksesta tulee osa toimivaa prosessia eikä uusi paikka, johon tietoja tallennetaan ilman selkeää jatkoa.

Oma arvioni on, että Holvi – Yritystili kannattaa valita silloin, kun kuittien säilyttämisen ja laskutuksen kokoaminen yrittäjän tilin yhteyteen helpottaa arkea konkreettisesti. Sen vahvuus ei ole lupaus siitä, että kaikki taloushallinto hoituisi ilman käyttäjän omaa työtä, vaan mahdollisuus pitää tavallisia yrityksen raha-asioita lähekkäin. Jos tämä ratkaisee juuri sinun kuittikaaoksesi, sovellus voi olla varteenotettava työkalu. Jos taas nykyiset palvelut toimivat hyvin tai yrityksen tarpeet ovat monimutkaiset, erillisten ja jo tuttujen ratkaisujen jatkaminen voi olla järkevämpää.

Holvi – Yritystili Usein kysytyt kysymykset