SumUp Business

Analysoinut Reviewed

Jos pyörität pientä yritystä, myyt palveluita tai otat vastaan maksuja vaihtelevissa paikoissa, arki voi hajota turhan helposti erillisiin sovelluksiin ja muistiinpanoihin. SumUp Business kiinnostaa minua ennen kaikkea siksi, että se kokoaa maksamiseen ja yrityksen talouden hoitamiseen liittyviä työkaluja saman palvelun ympärille. Se ei silti ole automaattisesti paras valinta kaikille: ratkaisevaa on, haluatko joustavan arjen apurin vai laajemman järjestelmän, joka kattaa yrityksesi taloushallinnon kokonaisuudessaan.

Kyseessä on SumUpin ilmainen taloussovellus, jonka julkaisuajankohta on 4.9.2017. Se on saanut 4,7 tähden keskiarvon noin 144 000 arviosta, ja asennuksia on kertynyt yli 10 miljoonaa. Luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta eivät vielä siitä, sopiiko sovellus juuri sinun myyntitapaasi. Itse arvioisin sitä sen perusteella, helpottaako se maksujen vastaanottamista ja talouden päivittäistä hahmottamista ilman, että pienyrittäjän täytyy rakentaa työtapojaan uusiksi.

Ratkaise ensin, mikä työvaihe vie eniten aikaa

Kun vertaan tällaista palvelua muihin taloudenhoidon vaihtoehtoihin, aloitan yhdestä arkisesta kysymyksestä: missä kohtaa tieto tavallisesti katoaa tai jää odottamaan? Maksun vastaanottaminen, tapahtumien tarkistaminen ja kirjanpitoon tarvittavien tietojen kokoaminen ovat eri työvaiheita. Jos niistä ensimmäinen on hankala, yrityksen maksamiseen liittyvä sovellus voi ratkaista olennaisen pulman. Jos taas vaikeinta on kuukausittainen raportointi tai tositteiden käsittely, tärkein työkalu voi löytyä muualta.

Minusta valintaa ei kannata tehdä sen perusteella, kuinka monta työkalua sovellus lupaa koota yhteen. Tärkeämpää on, pystyykö oma yrityksesi käyttämään niitä johdonmukaisesti. Mieti, missä työskentelet, kuka käsittelee maksuja ja kuka tarvitsee tiedot myöhemmin. Yksinyrittäjän tarpeet voivat olla aivan erilaiset kuin tiimillä, jossa samaa myyntiä koskevat tiedot siirtyvät usean ihmisen kautta.

Mieti ensin, mitä haluat hoitaa puhelimella

SumUp Business kannattaa ottaa harkintaan, jos yrityksessäsi syntyy maksuja kasvokkain tai haluat koota liiketoiminnan työkaluja samaan ympäristöön. Sovelluksen perusidea on käytännöllinen etenkin silloin, kun työpäiväsi tapahtuu asiakkaiden luona, myyntipisteellä tai muuten poissa toimistolta. Puhelin kulkee mukana, joten asioiden tarkistaminen voi sopia paremmin työpäivän lomaan kuin erilliseen tietokoneella tehtävään rutiiniin.

Ennen käyttöönottoa kannattaa kuitenkin erottaa toisistaan kolme tarvetta: maksujen vastaanotto, päivittäinen yrityksen talouden seuranta ja varsinainen kirjanpito. Nämä liittyvät toisiinsa, mutta eivät ole sama asia. SumUpin työkaluista voi olla hyötyä maksamisen ja talouden hallinnan arjessa, mutta sovellusta ei pidä valita vain sillä oletuksella, että yksi palvelu korvaisi automaattisesti kirjanpitäjän, laskutusratkaisun tai kaikki muut talousohjelmat.

Hyvä oma testi on miettiä viimeistä kiireistä työviikkoa. Oliko vaikeinta ottaa maksu vastaan, selvittää päivän tapahtumia vai saada tositteet ja kirjanpito ajan tasalle? Jos ongelma on maksamisen käytännöllisyydessä, SumUpin kaltaisen ratkaisun arviointi on luontevaa. Jos taas suurin pullonkaula on monimutkainen varastonhallinta, palkanlaskenta tai laaja raportointi, kannattaa ensin selvittää, tarjoaako kokonainen toiminnanohjaus- tai taloushallintoratkaisu tarpeisiisi sopivamman työkalupaketin.

Arjessa hyödyllinen työnkulku, ei pelkkä sovelluskuvake

Yksi käytännön etu syntyy siitä, että maksujen ja yrityksen talouden tarkastelu liittyvät samaan palveluun. Tämä voi vähentää tarvetta vaihtaa sovelluksesta toiseen, kun haluat ensin hoitaa asiakkaan maksun ja myöhemmin tarkistaa yrityksen tilannetta. Hyöty ei ole vain nopeus: kun työvälineitä on vähemmän, myös oma toimintatapa voi pysyä johdonmukaisempana.

Esimerkiksi liikkuva kampaaja voi päivän aikana palvella asiakkaita eri osoitteissa ja käyttää työvälineitä siellä, missä maksutilanne syntyy. Kun päivä päättyy, yrityksen raha-asioiden tarkistaminen puhelimella voi olla helpompi rutiini kuin muistaa tehdä se myöhemmin erillisessä järjestelmässä. Tämä ei itsessään takaa, että kirjanpito tai täsmäytys hoituu kokonaan, mutta se auttaa pitämään maksamiseen liittyvän työpäivän ja talouden seurannan lähempänä toisiaan.

Toinen hyvä käyttötapa on pop-up-myynti tai satunnainen tapahtumamyynti. Tällaisessa työssä erillisen kassajärjestelyn rakentaminen voi tuntua raskaalta, jos myyntiä on vain ajoittain. SumUp Business voi olla järkevä vaihtoehto, kun haluat tutustua SumUpin liiketoimintatyökaluihin ilman sovelluksen latausmaksua. Maksuttomuus ei kuitenkaan yksin kerro kaikkien palveluun liittyvien toimintojen tai mahdollisten laitteiden kustannuksista, joten oma kokonaiskulusi kannattaa arvioida käyttötarpeen mukaan.

Kolmas huomionarvoinen asia on työnkulun suunnittelu jo ennen kiireistä myyntipäivää. Kannattaa päättää, kuka käsittelee maksut, missä vaiheessa päivän tapahtumat tarkistetaan ja miten tiedot siirtyvät muuhun taloudenpitoon. Jos samaa puhelinta käyttää useampi työntekijä tai liiketoiminnan tapahtumia on paljon, pelkkä sovellus ei ratkaise vastuunjakoa. Selkeä rutiini auttaa enemmän kuin se, että kaikkia tietoja yritetään muistaa jälkikäteen.

Missä SumUp Business tuntuu omimmalta

SumUpin vahvin lähtökohta on mielestäni pienen ja liikkuvan liiketoiminnan käytännöllisyys. Kehittäjä SumUp keskittyy palvelussa maksuihin, talouden hallintaan ja muihin yrityksen työkaluihin, joten sovellus sopii käyttäjälle, joka etsii näitä asioita yhteen liittyvästä palvelusta. Se voi tuntua luontevammalta kuin ratkaisu, joka on rakennettu ensisijaisesti suuren yrityksen talousosaston tarpeisiin.

Erityisen hyödyllinen se voi olla yksinyrittäjälle, jolla on paljon suoria asiakaskohtaamisia mutta vähän aikaa hallinnollisiin rutiineihin. Tällöin puhelimella tehtävä tarkistus sopii työn lomaan, eikä yrityksen talouden katsomista tarvitse sitoa toimistopäivään. Myös pienelle palveluyritykselle sovellus voi toimia osana maksamisen arkea, kunhan käyttäjä tunnistaa, mitkä tehtävät se hoitaa ja mitkä jäävät muihin välineisiin.

Pidän myös siitä, että sovellusta voi arvioida osana SumUpin työkalukokonaisuutta eikä vain irrallisena talousohjelmana. Jos käytät jo yrityksesi maksamiseen SumUpin palveluita, saman ympäristön hyödyntäminen voi vähentää palvelujen hajanaisuutta. Jos et käytä niitä, kannattaa ensin tarkistaa, sopiiko koko toimintamalli omaan maksamiseen; pelkkä yrityssovelluksen lataaminen ei vielä tee siitä sopivaa ratkaisua.

Google Playn ikäluokitus on PEGI 3, ja sovelluksen nykyinen versio on 2.187.0. Androidin vähimmäisvaatimus on versio 10. Nämä tiedot ovat tärkeitä, jos asennat sovelluksen vanhempaan työpuhelimeen tai laitteeseen, jota et ole päivittänyt pitkään aikaan. Ennen kuin rakennat maksupäivän työnkulun yhden puhelimen varaan, tarkistaisin yhteensopivuuden omasta laitteesta ja varmistaisin, että sovellus toimii sillä sujuvasti.

Tavallinen työpäivä näyttää, sopiiko palvelu sinulle

Kuvitellaan vaikka pieni käsityöyritys, joka myy tuotteita sekä omassa työtilassa että viikonloppuisin tapahtumissa. Päivän aikana asiakas maksaa ostoksensa kasvotusten, ja yrittäjä jatkaa sen jälkeen pakkaamista tai siirtyy seuraavaan myyntipaikkaan. Tällaisessa arjessa on hyödyllistä, jos maksamiseen liittyvät työkalut kulkevat mukana eivätkä edellytä, että kaikki hoidetaan myöhemmin työpöydän ääressä. Sovelluksen arvo näkyy erityisesti silloin, kun sen avulla syntyy toistettava tapa tarkistaa päivän tapahtumat.

Yrittäjä voi esimerkiksi varata päivän päätteeksi rauhallisen hetken maksujen tarkistamiseen ja kirjata samalla ylös, mitkä tiedot pitää toimittaa kirjanpitoon. Tämä on pieni mutta tärkeä työnkulun parannus: maksutapahtuman ja myöhemmän taloushallinnon välille syntyy selkeä muistutuskohta. Sovellusta ei silti kannata pitää kirjanpidon korvikkeena. Jos myyntiin liittyy paljon tuotteita, varastomuutoksia tai muiden järjestelmien kautta kulkevia tilauksia, tarvitaan edelleen sopiva tapa sovittaa nämä tiedot yhteen.

Liikkuvalle palveluntarjoajalle vastaava rutiini voi auttaa erottamaan työpäivän tulot omista muistiinpanoista. Asiakaskäyntien välissä aikaa on vähän, joten maksutilanteen hoitaminen ja myöhempi tarkistus kannattaa tehdä tietoisesti eri hetkinä. Näin kiireessä ei tarvitse yrittää muistaa, mikä on jo tarkistettu ja mikä odottaa. Tämä on käytännön hyöty, jota ei saa pelkällä sovelluksen lataamisella: sen syntyminen riippuu siitä, sopiiko käyttötapa omaan työpäivään.

Missä vaihtoehdot voivat olla parempia

SumUp Business ei ole ensisijainen valintani yritykselle, joka haluaa yhden järjestelmän kattavan kirjanpidon, laskutuksen, palkanlaskennan, varaston ja yksityiskohtaisen raportoinnin. Tällaisessa tilanteessa erikoistunut taloushallinto-ohjelmisto tai laajempi yritysjärjestelmä voi olla parempi lähtökohta. Se voi vaatia enemmän käyttöönottoa, mutta vastineeksi työvaiheet ja raportointi voivat sopia paremmin monimutkaiseen toimintaan.

Jos myyt lähes yksinomaan verkossa, verkkokauppaan rakennettu maksupalvelu voi puolestaan istua luontevammin myyntikanavaasi. Vertailussa ei kannata katsoa vain sovellusten nimilistaa, vaan selvittää, miten maksutapahtumat, palautukset, tilaukset ja kirjanpidon tiedot kulkevat juuri omassa työnkulussasi. Kasvokkain tehtävään myyntiin suunnattu toimintatapa ja verkkokaupan tarpeet eivät ole aina samoja, vaikka molemmissa käsitellään maksuja.

Myös tavallinen pankkisovellus voi riittää, jos tarvitset lähinnä tilin saldon tarkistamista ja maksujen tekemistä. Sen etuna voi olla tuttuus, mutta se ei välttämättä tarjoa samaa liiketoiminnan työkaluihin painottuvaa näkökulmaa. Toisaalta jos käytät jo kirjanpito-ohjelmaa, laskutuspalvelua ja maksunvälittäjää, uuden sovelluksen lisääminen voi tehdä kokonaisuudesta sekavamman, ellei se korvaa jotakin aiempaa tai helpota selvästi tietojen käsittelyä.

Vaihtoehtojen vertailussa erotan mielelläni maksupalvelun, pankin ja kirjanpito-ohjelmiston toisistaan. Pankkipalvelu on luonteva raha-asioiden perusasioihin, kirjanpito-ohjelma taas taloustietojen järjestämiseen ja raportointiin. Maksamiseen keskittyvä palvelu palvelee eri kohtaa asiakaspolussa. SumUpin etu voi olla siinä, että se yhdistää yrityksen maksamiseen liittyvää arkea muihin liiketoiminnan työkaluihin, mutta yhdistäminen ei automaattisesti tarkoita, että se korvaa näiden muiden luokkien erikoistuneet ratkaisut.

Jos yrityksesi tulot syntyvät pääasiassa toistuvista laskuista, suora asiakkaalta veloittaminen ei välttämättä ole tärkein painopiste. Silloin kannattaa ensin verrata laskutuksen ja kirjanpidon työnkulkua eikä valita maksamiseen liittyvää sovellusta vain siksi, että se vaikuttaa monipuoliselta. Vastaavasti tapahtumamyyjälle, joka kohtaa asiakkaat kasvotusten, maksamisen sujuvuus voi olla paljon olennaisempi kuin laajat toimistotyökalut.

Vaihtaminen kannattaa suunnitella, ei vain aloittaa

Uuden maksamiseen liittyvän sovelluksen käyttöönotossa hankalinta ei usein ole itse lataaminen, vaan vanhan ja uuden rutiinin sovittaminen yhteen. Ennen muutosta selvittäisin, miten nykyiset maksut kirjataan, kuka tarkistaa päivän tapahtumat ja mitä tietoja kirjanpitäjä tai käyttämäsi talousohjelma tarvitsee. Kun nämä asiat ovat selvillä, voit kokeilla uutta työnkulkua pienessä mittakaavassa ennen kuin käytät sitä kaikissa asiakastilanteissa.

Hyvä kokeilu voisi olla yksi tavallinen työpäivä tai rajattu myyntitilanne. Kiinnitä huomiota siihen, kuinka monta kertaa joudut vaihtamaan sovellusta, jääkö jokin tapahtuma epäselväksi ja löydätkö myöhemmin tarvitsemasi tiedot. Tee samalla muistiinpanot kohdista, joissa nykyinen toimintatapasi tuntuu hitaalta. Näin vertailu perustuu omaan arkeen eikä vain siihen, miltä sovellus näyttää ensisilmäyksellä.

Muista myös erottaa sovelluksen maksuttomuus palvelun kokonaiskustannuksesta. Ilmainen lataus tekee kokeilemisesta matalan kynnyksen, mutta yrityksen todellinen kustannus riippuu siitä, mitä palveluja ja välineitä käytät. Ennen sitoutumista kannattaa tarkistaa ajantasaiset ehdot omalle käyttötavallesi ja huomioida myös työaika: jos uuden järjestelmän ylläpito lisää manuaalista kirjaamista, pieni rahallinen säästö ei välttämättä ole arjessa hyvä vaihtokauppa.

Ennen vaihtoa kannattaa myös sopia, mikä järjestelmä toimii tietojen lopullisena lähteenä. Jos yksi henkilö tarkistaa maksut puhelimesta ja toinen vie tapahtumia kirjanpitoon, epäselvä vastuunjako voi johtaa päällekkäiseen työhön. Kirjaa itsellesi lyhyesti ylös, kuka tarkistaa tapahtumat, milloin tarkistus tehdään ja miten poikkeama huomataan. Yksinkertainen toimintatapa vähentää virheiden mahdollisuutta paremmin kuin se, että luottaa muistavansa jokaisen vaiheen kiireisen päivän jälkeen.

Erityisesti sesonkityössä kannattaa kokeilla ratkaisua ensin rauhallisempana päivänä. Silloin voit nähdä, miten sovellus istuu omaan työskentelyyn ilman, että ensimmäinen kokemus tapahtuu jonossa tai asiakkaan odottaessa. Tarkista myös, että puhelin ja käyttöjärjestelmä sopivat sovellukselle, sillä työvälineen toimivuuden varmistaminen etukäteen on järkevämpää kuin huomata yhteensopivuusongelma kesken myynnin.

Kenelle suosittelen sitä

Suosittelen SumUp Businessia pienyrittäjälle, joka ottaa maksuja vastaan osana päivittäistä asiakastyötä ja haluaa hoitaa yrityksen talouteen liittyviä asioita puhelimella. Se on varteenotettava vaihtoehto erityisesti silloin, kun arvostat saman palvelun ympärille koottuja liiketoiminnan työkaluja ja haluat vähentää irrallisten ratkaisujen määrää. Sovelluksen suuri käyttäjäkunta ja korkea keskiarvo voivat lisätä luottamusta, mutta oma maksamisen tapa on silti ratkaisevampi kuin suosio.

Jättäisin sen vähemmälle huomiolle, jos haet ennen kaikkea kattavaa kirjanpitojärjestelmää, verkkokaupan keskeistä maksualustaa tai pankkisovellusta, jolla hoidat vain perustason raha-asioita. Myös jo toimivan, tiukasti yhteen rakennetun taloushallinnon muuttaminen voi olla turhaa, jos uusi sovellus ei poista konkreettista ongelmaa. Tällöin parempi vaihtoehto voi olla täydentää nykyistä järjestelmää sen sijaan, että aloittaisit työnkulun alusta.

Jos olet vasta aloittamassa yritystoimintaa, pohtisin ennen valintaa sitä, millaiseksi talousrutiinit todennäköisesti muodostuvat. Maksamisen työkalun valinta voi tuntua pieneltä päätökseltä, mutta siitä tulee osa arkea aina, kun asiakas maksaa. Siksi kannattaa varmistaa, että palvelu sopii siihen, miten myyt ja miten käsittelet tietoja myöhemmin, eikä ainoastaan siihen, miltä käyttöönotto vaikuttaa ensimmäisenä päivänä.

Nykyinen Android-versio vaikuttaa myös siihen, voiko sovelluksen ottaa käyttöön työpuhelimessa. Jos laite on vanha tai yrityksen puhelimia on useita, tarkista jokaisen käytössä olevan laitteen sopivuus ennen kuin teet sovelluksesta yhteisen toimintatavan. Muuten yhden työntekijän onnistunut kokeilu ei välttämättä kerro, että sama ratkaisu toimii koko porukalla.

Lopulta SumUp Business on järkevimmillään käytännöllinen osa pienen yrityksen maksupäivää, ei lupaus siitä, että kaikki taloushallinto hoituisi yhdellä napilla. Lataisin sen harkintaan, jos myyt kasvokkain, työskentelet liikkeessä tai asiakkaiden luona ja kaipaat yrityksesi maksamiseen liittyvää hallintaa mukaan puhelimeen. Ennen laajempaa käyttöönottoa testaisin yhden todellisen työtilanteen ja varmistaisin, että tiedot sopivat yhteen muun taloudenpidon kanssa. Silloin päätös perustuu siihen, helpottaako sovellus juuri sinun työtäsi.

SumUp Business Usein kysytyt kysymykset