Secapp

Analysoinut Reviewed

Secapp ei tunnu tavalliselta viestisovellukselta, jota avaan jutellakseni ystävien kanssa. Näen sen ennen kaikkea työpaikkojen ja yhteisöjen viestintä- ja johtamistyökaluna tilanteisiin, joissa viestin pitää tavoittaa oikeat ihmiset ja toiminnan pitää olla selkeää. Secappin vahvuus on sen käyttötarkoituksen rajauksessa: se sopii paremmin järjestettyyn työviestintään kuin yleiseksi korvaajaksi WhatsAppille tai tekstiviesteille.

Kun viestinnällä on käytännön tehtävä

Secapp kuuluu viestintäsovelluksiin, mutta sen idea on tavallista ryhmäkeskustelua laajempi: Secapp Ltd:n kehittämä sovellus yhdistää turvallisen viestinnän ja johtamisen. Tämä tekee siitä kiinnostavan esimerkiksi organisaatiolle, jonka pitää välittää toimintaohjeita, koordinoida ihmisiä tai pitää työasiat erillään henkilökohtaisista keskusteluista. Yksittäiselle käyttäjälle sen hyöty riippuu pitkälti siitä, käyttääkö myös oma työyhteisö sitä.

Arjessa ero tavalliseen viestisovellukseen näkyy jo tavoitteessa. Kuluttajasovelluksessa keskustelun aloittaminen on yleensä helppoa ja spontaania; Secappia kannattaa arvioida sen perusteella, auttaako se sovittua toimintatapaa. Jos työpaikkasi käyttää sitä esimerkiksi työvuoroon tai yhteiseen toimintatilanteeseen liittyvien viestien välittämiseen, erillinen kanava voi vähentää sitä, että tärkeä tieto hukkuu vapaa-ajan ryhmäviesteihin. Jos taas tarkoitus on vain vaihtaa muutama kuuluminen tuttujen kanssa, käytännöllisemmältä tuntuu yleensä tavallinen pikaviestin.

Sovelluksen käyttö on maksutonta, ja sen sisältöluokitus on PEGI 3. Se on julkaistu 21.10.2014, ja nykyinen versio on 3.418; käyttöjärjestelmäksi vaaditaan vähintään 8.0. Nämä tiedot kertovat pitkästä elinkaaresta ja siitä, että sovellusta on päivitetty, mutta eivät yksin kerro, miten juuri oman organisaation käyttötapa on rakennettu. Siksi ennen päivittäistä käyttöä kannattaa selvittää työpaikalta, mitä kanavia tai toimintatapoja Secappissa on tarkoitus käyttää.

Hyöty syntyy yhteisestä toimintatavasta

Minusta tärkein käytännön kysymys ei ole, kuinka monta ominaisuutta sovelluksesta löytyy, vaan tietävätkö käyttäjät, milloin sitä käytetään. Turvalliseksi tarkoitettu viestintäkanava ei auta, jos kiireellinen asia lähetetään edelleen väärään paikkaan tai vastaanottaja ei tiedä, pitääkö viestiin reagoida. Organisaation kannattaa sopia etukäteen, millaiset ilmoitukset kuuluvat Secappiin, kuka vastaa niiden sisällöstä ja miten toimitaan, jos sovellus ei ole käytettävissä.

Tässä on yksi vähemmän ilmeinen hyöty: erillisen työkanavan arvo voi olla myös siinä, mitä sinne ei tuoda. Kun työasioilla on oma paikka, työntekijän ei tarvitse seurata henkilökohtaista viestisovellusta työvuoron ulkopuolella vain varmuuden vuoksi. Tämä toimii kuitenkin vain, jos työnantajan ohjeistus on selkeä ja viestintäkanavien vastuut on sovittu. Sovellus itsessään ei ratkaise sitä, milloin työntekijän odotetaan olevan tavoitettavissa.

Millainen käyttö tuntuu luontevalta?

Kuvitellaan työyhteisö, jossa päivän aikana tulee muutos sovittuun järjestelyyn ja usean henkilön pitää saada sama tieto. Tavallisessa keskusteluryhmässä viesti voi sekoittua muihin ilmoituksiin, ja eri ihmiset voivat vastata eri keskusteluketjuihin. Secappin kaltaisen järjestelmällisemmän työkalun arvo on siinä, että organisaatio voi keskittää työviestinnän paikkaan, jota käytetään nimenomaan tähän tarkoitukseen. Käytännön onnistuminen riippuu silti siitä, onko henkilöstö perehdytetty ja sovittu, kuka päivittää tiedon.

Toinen järkevä käyttötapa on pitää työtilanteisiin liittyvä viestintä erillään henkilökohtaisesta puhelinnumerosta ja vapaa-ajan keskusteluista. Tämä ei tarkoita, että sovellus automaattisesti poistaisi kaikki rajojen hallintaan liittyvät ongelmat, mutta erillinen kanava antaa organisaatiolle mahdollisuuden sopia yhteiset käytännöt. Uudelle käyttäjälle suosittelenkin kysymään, onko sovellus tarkoitettu jatkuvaan tavoitettavuuteen vai vain tiettyihin työtehtäviin. Vastaus muuttaa paljon sitä, tuntuuko Secapp hyödylliseltä vai ylimääräiseltä ilmoituslähteeltä.

Turvallisuutta ei kannata tulkita rajattomaksi lupaukseksi

Secappin asema turvalliseen viestintään tarkoitettuna järjestelmänä on keskeinen osa sen käyttötarkoitusta. Arjessa turvallisuus on kuitenkin myös toimintatapoja: käyttäjän pitää tietää, mihin tietoa saa lähettää, ketkä kuuluvat oikeaan vastaanottajaryhmään ja mitä kanavaa käytetään arkaluonteisissa työasioissa. En pitäisi pelkkää sovelluksen asentamista riittävänä perusteena muuttaa organisaation tietoturvakäytäntöjä. Näistä asioista kannattaa ottaa selvää omalta työnantajalta tai järjestelmän ylläpidosta.

Tämä on myös kohta, jossa organisaatiokäyttö eroaa yksityisestä viestittelystä. Kuluttajasovelluksessa käyttäjä voi yleensä itse päättää, kenet lisää keskusteluun. Työjärjestelmässä käyttäjätilit, ryhmät ja viestien käsittely liittyvät usein organisaation omiin sääntöihin. En siis lähtisi oletuksesta, että Secapp toimisi samalla tavalla kaikissa työpaikoissa. Käyttöönottajan kannattaa varmistaa, miten käyttäjät pääsevät mukaan ja mistä saa apua, jos viestintäryhmä tai ohjeistus on epäselvä.

Mitä pitkä elinkaari kertoo – ja mitä ei

Julkaisusta on kulunut aikaa, ja versio 3.418 kertoo, että sovellus ei ole jäänyt alkuperäiseen muotoonsa. Se on myönteinen merkki käyttäjälle, joka miettii, onko kyse edelleen ylläpidetystä tuotteesta. Samalla versionumero ei paljasta, mitä muutoksia eri päivityksissä on tehty tai miten ne näkyvät käyttäjälle. En siksi lupaisi tiettyä uutta toimintoa tai käyttöliittymän parannusta pelkän numeron perusteella.

Nykyiset arviot antavat vain suuntaa käyttökokemuksesta: sovelluksen keskiarvo on 3,5, ja käyttäjiltä on kertynyt 326 arviota sekä 137 kirjallista arvostelua. Asennuksia on yli 50 000. Nämä luvut kertovat, että Secappilla on käyttäjäkuntaa, mutta ne eivät kerro, millaisessa organisaatiossa sovellusta käytetään tai johtuuko yksittäisen käyttäjän kokemus itse sovelluksesta, perehdytyksestä vai työpaikan käytännöistä. Tällaisessa työkalussa jälkimmäisillä voi olla tavallista suurempi vaikutus.

Nykyinen versio on siis syytä nähdä tämänhetkisenä tilana, ei lupauksena tulevasta kehityksestä. Jos olet jo käyttäjä, hyödyllisintä on tarkistaa organisaation sisäinen ohjeistus aina, kun käyttöön tulee muutoksia. Jos vasta harkitset käyttöönottoa, pyydä käytännön esimerkki siitä, miten sovellus liittyy omaan työpäivääsi. Se auttaa arvioimaan arvoa paremmin kuin pelkkä ominaisuuksien luettelo.

Missä sovellus voi tuntua raskaalta?

Secapp ei ole automaattisesti paras valinta jokaiselle tiimille. Jos viestintä on epämuodollista, ryhmä pieni ja käytössä jo toimiva pikaviestin, uuden sovelluksen lisääminen voi kasvattaa ilmoitusten määrää ja hajottaa keskusteluja useaan paikkaan. Pienessä yhdistyksessä tai vapaaehtoisryhmässä kannattaa ensin selvittää, onko turvallisen ja hallitun työviestinnän tarve niin selvä, että erillinen järjestelmä tuo enemmän hyötyä kuin opettelutyötä.

Myös perehdytys on todellinen kitkakohta. Järjestelmällinen viestintä auttaa vain, jos käyttäjä tunnistaa, mistä hän löytää olennaisen tiedon ja miten hänen odotetaan reagoivan. Jos organisaatio asentaa sovelluksen kertomatta, mihin sitä käytetään, käyttäjä voi päätyä tarkistamaan sekä Secappin että vanhat viestikanavat. Se tekee prosessista hitaamman eikä selkeämmän. Käyttöönotossa kannattaa sopia vähintään yksi konkreettinen käyttötapa ja kertoa, mistä muista kanavista vastaava tieto poistuu.

En myöskään valitsisi tätä vain siksi, että sana “turvallinen” kuulostaa vakuuttavalta. Jos tärkein tarve on laaja henkilökohtainen yhteensopivuus, tuttujen tavoittaminen tai mahdollisimman tuttu käyttöliittymä, yleisesti käytetty viestisovellus voi olla parempi. Jos taas työnantaja tarvitsee yhteisen järjestelmän työviestintään ja johtamiseen, kuluttajaviestimen helppous ei välttämättä korvaa organisaation omiin prosesseihin sopivaa ratkaisua.

Kenelle se sopii ja mitä kannattaa tarkistaa

Suosittelisin Secappia ennen kaikkea käyttäjälle, jonka työyhteisö on ottanut sen yhteiseksi viestintäkanavaksi ja jonka tehtävissä oikean tiedon välittyminen on tärkeää. Se voi sopia myös organisaatiolle, joka haluaa erottaa työviestinnän henkilökohtaisista keskusteluista ja sopia selkeän tavan välittää toimintaohjeita. En suosittelisi sitä ensisijaiseksi viestimeksi ihmiselle, joka etsii vain mutkatonta sovellusta kavereiden kanssa keskusteluun.

Ennen kuin luotat siihen tärkeässä tilanteessa, kysy organisaatioltasi kolme asiaa: millaisista asioista Secappiin viestitään, miten kiireellisyyteen reagoidaan ja mistä saa apua, jos käyttöoikeus tai vastaanottajaryhmä ei toimi odotetusti. Nämä ovat käytännön kysymyksiä, eivät sovelluksen heikkouksia. Niiden avulla selviää, onko järjestelmä osa hyvin mietittyä toimintatapaa vai vain yksi uusi kuvake puhelimessa.

Oma arvioni

Secapp on tarkoitukseltaan selkeä mutta vahvasti työympäristöön sidottu sovellus. Pidän ajatuksesta, että tärkeää työviestintää ei tarvitse rakentaa henkilökohtaisten keskustelujen päälle. Sen hyöty ei kuitenkaan synny pelkästä lataamisesta, vaan yhteisistä säännöistä, perehdytyksestä ja siitä, että koko oikea ryhmä käyttää samaa kanavaa. Arvioiden keskiarvo 3,5 muistuttaa myös siitä, ettei käyttökokemus ole kaikille vaivaton.

Jos työnantajasi tai yhteisösi käyttää Secappia ja osaa kertoa, mihin sitä tarvitaan, kokeilisin sitä avoimin mielin. Jos olet yksittäinen käyttäjä ilman yhteistä käyttötarkoitusta, en asentaisi sitä vain yleiseksi viestisovellukseksi. Paras syy valita Secapp on selkeä työviestinnän tarve, ei oletus siitä, että yksi sovellus sopii kaikkeen. Tulevaisuudessa seuraisin erityisesti sitä, miten päivitykset helpottavat nykyisten käyttäjien arkea ja kuinka hyvin sovelluksen käyttö nivoutuu organisaatioiden käytäntöihin — ilman oletusta siitä, mitä seuraavat muutokset sisältävät.

Secapp Usein kysytyt kysymykset