Elisa Ring

Analysoinut Reviewed

Yrityksen puheluihin liittyvät järjestelyt tuntuvat usein yksinkertaisilta siihen asti, kun joku on poissa, työvuoro vaihtuu tai asiakas yrittää tavoittaa oikeaa henkilöä. Elisa Ring on viestintäsovellus, joka liittyy Elisan mobiilivaihdepalveluun. Sen idea on auttaa käyttäjää hoitamaan työpuheluihin liittyviä asioita puhelimella sen sijaan, että vaihteen käyttö jäisi vain toimiston pöydällä olevalle laitteelle. Näen sen ennen kaikkea työkaluna organisaatiolle, jossa puheluita käsittelee useampi ihminen.

Sovelluksen sopivuus riippuu kuitenkin siitä, miten yrityksen puhelinpalvelu on järjestetty. Se ei ole yleinen keskustelu- tai videopuhelusovellus, eikä siitä saa paljon irti pelkkänä henkilökohtaisena puhelinluettelona. Kun Elisa Ring kuuluu työpaikan käytössä olevaan kokonaisuuteen, mobiilikäyttö voi tehdä arjen puhelutilanteista joustavampia. Jos taas etsit yksityiskäyttöön tavallista tapaa soittaa ja viestitellä, valitsisin toisenlaisen sovelluksen.

Työpuheluiden hallinta taskussa

Elisa Oyj:n kehittämä Elisa Ring kuuluu viestintäsovelluksiin, mutta sen painopiste on selvästi työelämän puhelinvaihteessa. Ajatus on käytännöllinen: työpuheluihin liittyviä tehtäviä voi hoitaa mobiililaitteella, mikä on hyödyllistä etenkin silloin, kun työntekijä ei istu jatkuvasti samassa toimistossa. Sovelluksen arvo syntyy siis vähemmän yksittäisestä ominaisuudesta ja enemmän siitä, että se kytkeytyy yrityksen tapaan reitittää ja käsitellä puheluita.

Tyypillinen hyötyjä voi olla asiakaspalvelija, toimiston vastaanottoa hoitava työntekijä tai pieni tiimi, jossa puhelut pitää saada oikealle henkilölle myös kiireisinä hetkinä. Jos esimerkiksi vastuuhenkilö lähtee kokoukseen ja toinen työntekijä ottaa sillä välin yhteydenotot hoitaakseen, mobiilivaihteen käyttö voi vähentää riippuvuutta yhdestä työpisteestä. Samalla se voi selkeyttää sitä, kuka osallistuu puheluiden käsittelyyn. Tämä on konkreettinen etu verrattuna tilanteeseen, jossa kaikki nojaavat vain omaan matkapuhelimeensa ja soittavat takaisin toisistaan tietämättä.

Asennus kannattaa nähdä osana työpaikan puhelinjärjestelyä, ei itsenäisenä kuluttajasovelluksena. Ennen käyttöönottoa selvittäisin työnantajalta, kuuluuko sovellus oman työn puhelinratkaisuun ja mitä kirjautumiseen tarvitaan. Se säästää turhalta kokeilulta: sovelluksen lataaminen ei yksinään tarkoita, että käyttäjällä olisi käytössään yrityksen vaihdepalvelu tai oikeudet sen toimintoihin.

Mobiilikäytön todellinen etu näkyy poikkeustilanteissa

Minusta mobiilivaihteen kiinnostavin hyöty ei välttämättä ole tavallisessa työpäivässä, vaan pienissä muutoksissa. Työntekijä saattaa joutua siirtymään työpisteeltä toiseen, vastaamaan yhteydenottoihin etänä tai paikkaamaan kollegaa tämän poissa ollessa. Kun puheluiden käsittely ei ole sidottu yhteen toimiston laitteeseen, järjestely voi joustaa ilman, että jokainen muutos vaatii asiakkaalta uutta yhteydenottokanavaa.

Hyvä käytännön tapa on sopia tiimin kesken, kuka vastaa puheluihin missäkin tilanteessa. Sovellus voi olla osa ratkaisua, mutta se ei itsessään korvaa selkeitä vastuita. Jos kaksi henkilöä olettaa toisen hoitavan saman puheluryhmän, tai kumpikaan ei tiedä olevansa vuorossa, mobiilikäyttö ei ratkaise ongelmaa. Yrityksen kannattaa siis miettiä käyttöönottovaiheessa myös työnjakoa ja poissaolojen käytäntöjä.

Toinen hyödyllinen näkökulma on työ- ja yksityispuheluiden erottaminen. Kun puhelujärjestelyt kulkevat organisaation palvelun kautta, työntekijän ei tarvitse rakentaa koko asiakaspalvelua oman henkilökohtaisen puhelinnumeronsa varaan. Tämä voi helpottaa rajojen pitämistä työajan ulkopuolella, vaikka omat käytännöt riippuvat aina työnantajan ratkaisuista. En olettaisi sovelluksen yksin hoitavan työajan hallintaa; siitä kannattaa sopia erikseen.

Nykyinen versio ja tuotteen kehityskaari

Elisa Ring julkaistiin 29.5.2017, ja nykyinen versio on 2.0.43 (243 20260914-115132 stable-8cc5761)-R. Pitkä kehityskaari kertoo, että kyse ei ole vasta markkinoille tulleesta kokeilusta. Versionumero osoittaa, että sovellusta on päivitetty, mutta pelkästä numerosta ei voi päätellä, mitä yksittäisessä päivityksessä on muuttunut tai miten muutos näkyy omassa työssä. En siksi tulkitsisi versionumeroa lupaukseksi tietystä uudesta toiminnosta.

Nykykäyttäjälle tärkein arviointikysymys onkin käytännöllinen: toimiiko sovellus edelleen organisaation käyttämän Elisa Ring -kokonaisuuden kanssa ja tukeeko se työntekijän nykyistä tapaa hoitaa puheluita? Jos työpaikan järjestelyt ovat muuttuneet, esimerkiksi puheluiden vastuuhenkilöt tai työskentelypaikat, sovelluksen hyöty kannattaa arvioida uudelleen niiden tarpeiden kautta. Päivityksen jälkeen tutut rutiinit voivat tuntua erilaisilta, joten muutosten tarkistaminen ennen kiireistä työvuoroa on järkevää.

Arviot antavat sovelluksesta maltillisen yleiskuvan: keskiarvo on 3,0, ja arvioita on kertynyt 216. Arvosteluja on 92, joten kokemuksia on kertynyt käyttäjiltä, mutta pelkkä keskiarvo ei kerro, johtuuko tyytymättömyys käyttöliittymästä, kirjautumisesta vai yrityskohtaisista asetuksista. Mobiilivaihdesovelluksen toimivuus riippuu usein myös siitä, miten se on otettu käyttöön työpaikalla. Siksi lukisin arviot suuntaa antavana varoituksena siitä, että käyttökokemus voi vaihdella, en varmana ennusteena omalle tilanteelle.

Miten sovellus vaikuttaa jo käytössä olevaan työtapaan?

Jos työntekijä käyttää jo Elisa Ringin palvelua, mobiilisovelluksen mahdollinen hyöty kannattaa arvioida sen perusteella, mitkä puhelutehtävät hoituvat nykyisin vain toimiston puhelimella tai kollegan avulla. Kirjaa vaikka yhden tavallisen työpäivän ajalta tilanteet, joissa puheluun vastaaminen, siirtäminen tai vastuun vaihtuminen hankaloitui. Tällainen pieni kartoitus auttaa erottamaan todellisen tarpeen siitä, että sovellus vain kuulostaa hyödylliseltä.

Kun sovellus otetaan käyttöön tiimissä, sopisin ensin yhden arkisen työnkulun kokeilusta: kuka ottaa puhelut vastaan, miten toimitaan, jos hän ei pääse vastaamaan, ja miten seuraava työntekijä tietää vastuun siirtyneen. Näin mahdolliset epäselvyydet tulevat esiin hallitusti. Jos järjestelmä toimii hyvin tässä rajatussa tilanteessa, mobiilikäytön laajentamista on helpompi arvioida. Jos ongelma onkin epäselvä työnjako, uuden sovelluksen käyttöönotto ei yksin korjaa sitä.

Vaihdepalveluun sidottu toimintatapa on myös samalla sekä vahvuus että rajoite. Se voi tuoda yrityksen puhelut osaksi yhteistä käytäntöä, mutta käyttäjän mahdollisuudet riippuvat siitä, miten organisaatio on palvelunsa järjestänyt. Työntekijän kannattaa kysyä ennen käyttöönottoa ainakin, miten oma käyttäjätili aktivoidaan, mitä puhelutehtäviä hänelle on tarkoitettu ja mistä saa apua, jos kirjautuminen tai puheluiden käsittely ei onnistu. Nämä ovat olennaisempia kysymyksiä kuin se, miltä sovellus näyttää ensimmäisellä avauskerralla.

Missä se jää jälkeen tavallisista vaihtoehdoista?

Elisa Ringiä ei kannata verrata suoraan WhatsAppiin, Teamsiin tai tavalliseen puhelinsovellukseen, koska niiden käyttötarkoitukset eivät ole samat. Pikaviestipalvelu sopii nopeaan sisäiseen keskusteluun, ja kokoussovellus palaveriin. Elisa Ringin kiinnostavuus on työpuheluiden ja vaihteen mobiilikäytössä. Jos yrityksen ongelma on lähinnä tiedostojen jakaminen tai viestittely, yleiskäyttöinen yhteistyösovellus voi olla parempi valinta.

Toisaalta tavallinen matkapuhelinsoitto voi olla pienelle yritykselle helpompi, jos puheluita tulee vähän eikä niiden reitittämiseen tarvita yhteistä järjestelyä. Silloin mobiilivaihteen käyttöön liittyvä käyttöönotto ja organisaation käytännöt saattavat tuntua tarpeettomalta lisäkerrokselta. Elisa Ring on luontevimmillaan siellä, missä usean henkilön pitää osallistua yrityksen puheluiden hoitamiseen tai työntekijän pitää pystyä käsittelemään niitä muuallakin kuin omalla työpisteellään.

Arjessa kitkaa voi syntyä myös siitä, että mobiilisovellus ei poista tarvetta ymmärtää yrityksen omaa puheluprosessia. Uusi työntekijä voi tarvita opastusta siihen, milloin hän vastaa yhteiseen puheluun ja milloin asia kuuluu toiselle henkilölle. Jos ohjeet ovat vain yhden kokeneen kollegan muistissa, sovellus ei tee käytännöstä automaattisesti helppoa. Suosittelen tekemään lyhyen tiimiohjeen, jossa kuvataan ainakin varahenkilö ja toimintatapa poissaolon aikana.

Kenelle se sopii, ja mitä kannattaa tarkistaa?

Sovellus on maksuton, sen ikäluokitus on PEGI 3 ja asennuksia on yli 100 000. Nämä tiedot kuvaavat sovelluksen saatavuutta ja yleistä luokitusta, eivät sitä, sisältyykö yrityksen puhelinpalvelu työntekijälle ilman kustannuksia tai mitä käyttöönotto käytännössä edellyttää. Soveltuvuus on ennen kaikkea työpaikkakohtainen: tarkista organisaatiolta, onko palvelu käytössä ja mitä käyttöoikeuksia sinulle on annettu.

Hyödyllisimmillään Elisa Ring on työntekijälle, joka käsittelee yrityksen puheluita liikkuvasti tai osana tiimiä. Se voi sopia myös organisaatiolle, jossa puheluiden vastaanottoa pitää jakaa useamman työntekijän kesken. Sen sijaan satunnaiselle yksityiskäyttäjälle, joka haluaa vain soittaa tuttaville, sovellus ei tarjoa ilmeistä syytä vaihtaa tavallista puhelinsovellusta. Myös yritys, joka hoitaa kaiken asiakasviestinnän sähköpostilla tai verkkopalvelun kautta, saattaa saada siitä vain vähän hyötyä.

Kannattaa lisäksi miettiä, mitä tapahtuu silloin, kun puhelinta ei voi käyttää tai työntekijä ei ole tavoitettavissa. Mobiiliratkaisun varaan ei ole viisasta rakentaa koko asiakaspalvelua ilman sovittua varajärjestelyä. Yrityksen olisi hyvä varmistaa, että puheluiden hoitamiseen on selkeä vaihtoehto esimerkiksi poissaolon tai laitteen ongelmatilanteen aikana. Tämä ei ole sovelluksen erityinen puute vaan tärkeä suunnittelukysymys kaikissa mobiilivaihteen käyttöönotossa.

Seurattavat asiat ja lopullinen arvio

Jos harkitset sovelluksen käyttöönottoa, seuraa ensin sitä, helpottaako se juuri niitä tilanteita, joissa puhelut nyt jäävät yhden henkilön tai yhden työpisteen varaan. Tarkkaile myös, onko työnjako käyttäjille selvä ja löytyykö apu helposti, jos sovellus ei toimi odotetusti. Tuotteen myöhempien päivitysten kohdalla katsoisin ennen kaikkea, muuttuvatko omassa organisaatiossa tarvittavat työnkulut tai yhteensopivuus. Pelkkä uusi versionumero ei vielä kerro, onko arjen kannalta tapahtunut olennaista.

Elisa Ring on järkevä valinta silloin, kun työpaikan puhelut kuuluvat Elisan mobiilivaihteen kautta hoidettavaan kokonaisuuteen ja mobiilikäytölle on selvä tarve. Sen vahvuus on siinä, että työpuheluiden järjestelyjä voi tuoda lähemmäs työntekijää; rajoitteena on, ettei sovellus ole itsenäinen yleisviestinnän ratkaisu. Arvostelujen 3,0 keskiarvo kannustaa suhtautumaan käyttökokemukseen realistisesti ja kokeilemaan sovellusta oman työpaikan todellisissa tilanteissa ennen kuin siihen nojaa kriittisissä puheluissa.

Minä suosittelisin sitä ensin rajattuun kokeiluun tiimissä, joka tietää, miksi mobiilivaihdetta tarvitsee. Jos käyttötarve on selkeä ja yrityksen järjestelyt tukevat sovellusta, siitä voi olla oikeaa hyötyä työpäivän joustavuudessa. Jos taas kaipaat lähinnä viestejä, videopalavereita tai henkilökohtaisia puheluita, valitsisin tarkoitukseen paremmin sopivan vaihtoehdon. Tässä sovelluksessa ratkaisevaa ei ole se, kuinka monta toimintoa puhelimesta löytyy, vaan se, istuuko se yrityksen puheluiden hoitamiseen.

Elisa Ring Usein kysytyt kysymykset