ORTEC Employee Self Service 7

Analysoinut Reviewed

ORTEC Employee Self Service 7:n idea on hyödyllinen etenkin silloin, kun työvuoroihin tai muihin aikatauluihin pitää palata usein: sovellus kokoaa työelämän ajankohtaisia tietoja yhteen paikkaan. Ensimmäisellä viikolla arvo näkyy siinä, ettei kaikkea tarvitse etsiä viesteistä tai muistaa ulkoa. Pidemmän päälle ratkaisevaa on kuitenkin se, käyttääkö oma työnantajasi sovellusta aktiivisesti ja löytyykö sieltä juuri sinun arjessasi tarvittava tieto.

Aikataulut käden ulottuvilla, jos työpaikkasi käyttää sovellusta

ORTEC Employee Self Service 7 on ORTEC B.V.:n yrityskäyttöön kehittämä sovellus. Se ei ole yleinen kalenteri, jonka voi ottaa käyttöön itsenäisesti omien menojen suunnitteluun, vaan työntekijän asiointikanava organisaation aikataulujen seuraamiseen. Tämä ero kannattaa ymmärtää ennen lataamista: sovelluksesta on hyötyä, kun työnantajasi käyttää sitä osana työvuorojen tai muiden työntekijätietojen järjestämistä.

Sovelluksen ensimmäinen vetovoima on arkinen ja selkeä. Työvuoroihin liittyvää tietoa on luontevaa tarkistaa puhelimesta silloin, kun sitä tarvitsee: esimerkiksi ennen nukkumaanmenoa, matkalla töihin tai viikon menoja suunnitellessa. Kun aikataulu löytyy samasta sovelluksesta, erillisten viestien ja omien muistiinpanojen varaan jää vähemmän. Se ei poista tarvetta seurata työnantajan ohjeita, mutta voi tehdä rutiininomaisesta tarkistamisesta suoraviivaisempaa.

Minusta tällaisen sovelluksen onnistumista ei pidä arvioida näyttävien ominaisuuksien vaan toistuvan käytön perusteella. Jos työvuoro muuttuu tai haluat varmistaa seuraavan työpäivän ajankohdan, sovelluksen pitäisi olla helposti avattava paikka tarkistukselle. Jos taas työpaikkasi jakaa aikataulut aina luotettavasti toisessa kanavassa eikä työntekijän tarvitse asioida ORTEC-ratkaisussa, lisäarvo voi jäädä pieneksi.

Ensimmäisen viikon hyöty syntyy tutusta tarkistusrutiinista

Käyttöönoton jälkeen järkevin tapa arvioida sovellusta on ottaa sille yksi selkeä tehtävä: tarkista sieltä seuraava työvuoro ennen kuin suunnittelet muuta. Tämä kertoo nopeasti, vastaako sisältö omaa työarkea. Esimerkiksi vuorotyötä tekevä voi tarkistaa aamulla, mihin aikaan työ alkaa, ja katsoa samalla tulevien päivien aikataulua ennen kuin sopii menoja. Tällainen pieni tapa on käytännössä arvokkaampi kuin sovelluksen avaaminen uteliaisuudesta kerran ja sen unohtaminen.

Ensimmäisen viikon aikana kannattaa myös selvittää, miten sovelluksen tieto suhteutuu työnantajan muuhun viestintään. Jos työntekijöille ilmoitetaan muutoksista erikseen, on hyvä tietää, mikä kanava on virallinen ja milloin sovelluksen näkymää kannattaa tarkistaa. En pitäisi sovellusta automaattisena korvikkeena kaikille työpaikan viesteille. Aikataulujen tarkistaminen ja tärkeiden ohjeiden seuraaminen ovat eri asioita, vaikka ne liittyisivät samaan työpäivään.

ORTEC Employee Self Service 7:n kauppayhteenveto painottaa aikataulujen järjestämistä sovelluksessa, mutta todellinen hyöty riippuu siitä, mitä työnantajasi on ottanut käyttöön ja miten tiedot siellä ylläpidetään. Siksi en lupaisi käyttäjälle tiettyä työntekijätoimintoa pelkän sovelluksen nimen perusteella. Käytännössä kannattaa aloittaa siitä, mitä omassa näkymässä todella näkyy, ja rakentaa rutiini sen ympärille.

Kuukausien arvo riippuu siitä, palaatko sovellukseen tarpeesta

Työaikataulusovelluksen arvo ei yleensä kasva sillä, että siinä viettää paljon aikaa. Parempi merkki onnistumisesta on se, että muutaman sekunnin tarkistus ratkaisee käytännön kysymyksen. Kun sama paikka palvelee viikosta toiseen, sovellus voi vähentää tarvetta kysyä kollegalta tai etsiä vanhaa viestiä. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos työajat vaihtelevat tai työpäivät eivät noudata yhtä muuttumatonta rytmiä.

Realistinen tilanne on vaikkapa se, että olet sopimassa tapaamista ensi viikolle. Ennen ajan vahvistamista tarkistat sovelluksesta työaikataulusi ja vältät varauksen päällekkäiselle ajalle. Tällainen käyttö ei vaadi monimutkaista suunnittelujärjestelmää, mutta se edellyttää, että työpaikan tiedot ovat ajan tasalla. Jos aikatauluja päivitetään muualla tai muutoksista ilmoitetaan epäselvästi, sovellus ei yksin ratkaise koordinointiongelmaa.

Vuorotyössä sovelluksen jatkuva hyöty voi olla myös mielenrauhaa: työvuoron voi tarkistaa silloin, kun asia tulee mieleen, eikä aikataulua tarvitse pitää muistissa. Toisaalta työntekijälle, jolla on aina sama työaika ja selkeästi toimiva oma kalenteri, erillinen työpaikkasovellus voi tuntua ylimääräiseltä. Tässä vertailussa tavallinen kalenteri on joustavampi henkilökohtaisten menojen hallintaan, kun taas ORTEC Employee Self Service 7:n tarkoitus on palvella työnantajan järjestämää työntekijäasiointia.

Sovellus on maksuton, ja sen sisältöluokitus on PEGI 3. Nämä tiedot tekevät lataamisen kynnyksestä matalan, mutta eivät itsessään kerro, sopiiko sovellus juuri sinun työpaikallesi. Yrityskäytössä tärkein käytännön kysymys onkin, onko työnantaja ohjeistanut käyttämään sitä. Jos ei ole, sovellus ei välttämättä tuo omaan kalenteriin mitään sellaista, mitä voisit hyödyntää ilman organisaation mukanaoloa.

Ylläpito on pieni, mutta työnantajan toimintatapa ratkaisee

Käyttäjän näkökulmasta ylläpidon pitäisi olla yksinkertaista: avaa sovellus, tarkista työtilanne ja palaa päivän muihin asioihin. Tämän mallin etu on, ettei työaikataulun ylläpito jää kokonaan omalle muistille. Samalla sovelluksen hyödyllisyys nojaa siihen, että organisaation prosessit toimivat taustalla. Jos aikataulut eivät päivity odotetusti, käyttäjä joutuu varmistamaan tietoja muualta ja vaivattomuuden etu heikkenee.

Hyvä käytännön vinkki on verrata sovelluksen aikataulua työnantajan vahvistamaan viestintään aina, kun kyseessä on poikkeuksellinen muutos tai tärkeä järjestely. Näin sovellus toimii arjen tarkistuspaikkana, mutta et tee kriittistä päätöstä vanhan tai epäselvän tiedon varassa. Tämä ei ole sovelluksen erityinen ominaisuus vaan järkevä toimintatapa kaikissa työpaikan digitaalisissa kanavissa, joissa aikatauluilla on seurauksia.

Jos vaihdat työpaikkaa tai organisaatiosi ei enää käytä kyseistä järjestelmää, sovelluksen rooli omassa arjessa todennäköisesti pienenee. Se ei ole henkilökohtaisen kalenterin tai yleisen tehtävälistan korvike. Minusta tämä rajaus on samalla vahvuus ja rajoite: sovellus voi olla sopivan selkeä työhön liittyvään käyttöön, mutta siitä ei kannata odottaa kaiken elämän aikataulujen keskusta.

ORTEC B.V. on kehittäjä, ja nykyinen versio on 1.5.0. Sovelluksen saatavuudessa mainitaan Androidin vähimmäisvaatimuksena versio 8.0. Ennen käyttöönottoa on siis käytännöllistä tarkistaa, että oma laite täyttää vaatimuksen ja että työnantajan käyttöohjeet vastaavat sovellusta, jonka aiot asentaa. Tämä on erityisen järkevää, jos työpaikka on jakanut asennusohjeen aiemmin ja käyttöönottotapa on sittemmin muuttunut.

Väsymys tulee päällekkäisistä kanavista, ei itse tarkistuksesta

Työpaikan sovellukset alkavat helposti tuntua taakalta, jos sama tieto pitää etsiä useasta paikasta tai jos työntekijän on muistettava, mitä kanavaa käytetään mihinkin. ORTEC Employee Self Service 7:n kohdalla kannattaa siksi selvittää työpaikalta, onko se ensisijainen paikka aikatauluille vai yksi kanava muiden joukossa. Kun rooli on selvä, sovellus voi jäädä käyttöön ilman jatkuvaa pohdintaa siitä, pitäisikö tarkistaa vielä sähköposti tai viestiryhmä.

Toinen mahdollinen kitkakohta on se, ettei sovellusta tarvitse avata joka päivä. Jos työvuorot ovat harvassa tai pysyvät samoina pitkään, käyttäjä voi unohtaa sovelluksen olemassaolon. Tämä ei välttämättä ole ongelma: harvakseltaan avattava työkalu voi silti olla hyödyllinen silloin, kun sitä todella tarvitaan. Arvioisin onnistumista sen mukaan, löytyykö tarvittava tieto nopeasti, en sen mukaan, kuinka usein sovellus saa minut palaamaan.

Myös henkilökohtaisen ja työpaikan aikataulun erottaminen kannattaa pitää mielessä. Sovellus voi auttaa tarkistamaan työn osuuden, mutta omat menot on ehkä edelleen hallittava erillisessä kalenterissa. Jos haluat yhden näkymän kaikkeen, tavallinen kalenterisovellus saattaa sopia paremmin, etenkin jos pystyt lisäämään työvuorot siihen itse. Jos taas työnantajan ylläpitämä tieto on tärkein lähde, itse lisätyt merkinnät voivat vanhentua muutoksen yhteydessä. Valinta riippuu siitä, arvostatko enemmän yhdistettyä näkymää vai organisaation ylläpitämää työaikataulua.

Kenelle sovellus jää käyttöön pitkän päälle?

Google Playn keskiarvo on 4,2 tähteä, ja arvosanoja on kertynyt noin 1 800. Asennuksia on yli 100 000. Nämä luvut kertovat, että sovelluksella on käyttäjäkuntaa, mutta oma kokemukseni sen hyödyllisyydestä riippuisi ennen kaikkea työpaikan käyttötavasta. Yksittäinen työntekijä ei voi tehdä sovelluksesta hyvää aikataulutyökalua, jos organisaation tieto tai toimintamalli ei tue sitä.

Suosittelisin kokeilemaan sitä työntekijälle, jonka työpaikka käyttää ORTEC Employee Self Service 7:ää aikataulujen seuraamiseen ja joka haluaa tarkistaa työasiat puhelimesta. Se sopii erityisesti ihmiselle, joka hyötyy yhdestä selkeästä paikasta seuraavan työvuoron tarkistamiseen. Sen sijaan satunnaiselle käyttäjälle, joka tarvitsee vain yleisen kalenterin, tai henkilölle, jonka työnantaja hoitaa kaiken toisella toimivalla kanavalla, erillinen sovellus ei välttämättä ansaitse pysyvää paikkaa puhelimessa.

Oma pitkän aikavälin arvioni on käytännöllinen: ORTEC Employee Self Service 7 voi olla hyvä työarjen apuväline, kun työnantajan prosessit ja oma tarkistusrutiini kohtaavat. Sen vahvuus ei ole siinä, että se yrittäisi hoitaa kaikki henkilökohtaiset suunnitelmat, vaan siinä, että työntekijä voi käyttää sitä työpaikan aikatauluihin liittyvään tarpeeseen. Jos ensimmäisten viikkojen jälkeen huomaat tarkistavasi sen aina ennen menojen sopimista, se on todennäköisesti ansainnut paikkansa. Jos tieto löytyy helpommin muualta eikä sovellus säästä yhtään vaivaa, sen voi jättää vähemmälle käytölle ilman, että menetät yleiskäyttöisen kalenterin toimintoja.

Kaiken kaikkiaan pitäisin sitä kohdennettuna yrityssovelluksena, en jokaiselle sopivana tuottavuustyökaluna. Sen arvo rakentuu toistuvasta, lyhyestä tarkistuksesta ja siitä, että organisaatio pitää aikataulut käyttökelpoisina. Kun nämä ehdot täyttyvät, sovellus voi vähentää arjen epävarmuutta huomaamattomasti. Kun ne eivät täyty, tavallinen kalenteri tai työnantajan muu selkeä kanava voi olla parempi ratkaisu.

ORTEC Employee Self Service 7 Usein kysytyt kysymykset