S-Business

Analysoinut Reviewed

Kun yrityksen ostot ja omat menot kulkevat saman arjen läpi, kuittien ja korttitapahtumien selvittely voi viedä yllättävän paljon aikaa. S-Business on yrityskortin käyttäjille suunnattu sovellus, jonka idea on pitää kortteihin, ostoksiin ja etuihin liittyvät asiat käsillä puhelimessa. Minusta sen hyöty näkyy selvimmin silloin, kun korttia käytetään säännöllisesti työssä ja tapahtumat halutaan tarkistaa ilman erillistä paperikierrosta.

Sovellus on ilmainen yrityskäyttöön tarkoitettu työkalu S-Business Oy:ltä. Se ei ole yleinen kuluseurantaohjelma eikä korvaa yrityksen kirjanpitoa, vaan palvelee rajatumpaa tarvetta: S-Business-kortin käyttöön liittyvien tietojen hallintaa. Tämä rajaus on samalla sen vahvuus ja tärkein syy miettiä, sopiiko se omaan työhön.

Arjen perusrytmi: tarkista kortti ja ostot silloin, kun niillä on merkitystä

Hyöty syntyy pienistä tarkistuksista

Minulle luontevin tapa käyttää tällaista sovellusta on avata se heti ostoksen jälkeen tai päivän päätteeksi, ei vasta kuun lopussa. Kun korttitapahtumat ovat puhelimessa tarkistettavissa, ostoksen voi yhdistää tuoreeseen muistikuvaan: mitä hankittiin, missä työtehtävässä sitä tarvittiin ja pitääkö tapahtuma vielä käsitellä yrityksen omassa käytännössä. Sovellus auttaa pitämään kortin käytön näkyvillä, mutta käyttäjän kannattaa edelleen noudattaa työnantajan kuitti- ja raportointiohjeita.

Käytännöllinen esimerkki on työpäivä, johon kuuluu polttoaineen tai muun työssä tarvittavan ostaminen kortilla. Kun tarkistan tapahtuman pian maksamisen jälkeen, huomaan helpommin, jos ostos ei tunnu tutulta tai jos olen käyttänyt väärää maksutapaa. Tämä ei tee tarkistamisesta automaattista valvontaa, mutta lyhentää aikaa, jonka tapahtuma ehtii olla mielessäni epäselvänä.

Jos käytät korttia vain satunnaisesti, sovellus voi tuntua tarpeettomalta lisävaiheelta. Silloin lompakossa oleva kortti ja yrityksen tavallinen kulukäytäntö saattavat riittää. Aktiiviselle käyttäjälle taas puhelimessa oleva hallintapaikka on hyödyllisempi kuin se, että korttitapahtumat jäävät tarkistettaviksi vasta myöhemmin toisesta kanavasta.

Kenelle rajattu käyttötarkoitus sopii

S-Business kuuluu yrityskäyttöön tarkoitettuihin sovelluksiin, joten arvioisin sen sopivuutta ensisijaisesti sen perusteella, käytätkö S-Business-korttia. Jos et käytä, sovellukselle ei juuri ole omaa tehtävää arjessasi. Jos käytät, se voi auttaa seuraamaan kortteja ja ostoksia sekä pitämään korttiin liittyvät edut mielessä. Tällainen kohdennettu tehtävä on selkeämpi kuin monissa yleisissä taloussovelluksissa, joissa yritysostot sekoittuvat helposti henkilökohtaisiin menoihin.

Yrityksen työntekijälle sovellus voi toimia nopeana tarkistusvälineenä. Yrittäjälle tai pienessä työyhteisössä toimivalle siitä voi olla apua myös siksi, että tapahtumat huomaa lähempänä ostotilannetta. Se ei kuitenkaan yksin ratkaise sitä, miten kuitit toimitetaan, kuka hyväksyy kulut tai miten kirjanpito tehdään. Jos etsit laajaa kuluhallintaa, jossa eri kortit ja raportointiprosessit kootaan yhteen, yrityksesi käyttämä järjestelmä voi olla parempi pääpaikka.

Asetukset ja rutiinit, jotka kannattaa varmistaa

Ennen kuin otat sovelluksen osaksi työpäivää, tarkista, että kirjautumiseen ja korttien käyttöön liittyvät asiat toimivat juuri omalla käyttäjätililläsi. Korttisovelluksen hyödyllisyys riippuu siitä, pääsetkö katsomaan omia tietojasi vaivatta ja tunnistatko, mitä näkymät kertovat. En oleta, että kaikilla käyttäjillä on samanlaiset oikeudet tai sama yrityksen sisäinen toimintatapa; nämä kannattaa varmistaa työnantajalta tai kortin vastuuhenkilöltä.

Hyvä perusrutiini on valita yksi hetki tapahtumien tarkistamiseen. Se voi olla heti ostoksen jälkeen tai päivän lopussa, kun työpäivän tapahtumat ovat vielä muistissa. Jos käyttö jää satunnaiseksi, sovellus ei itsessään muistuta sinua ylläpitämään tapaa. Minusta toistuva tarkistushetki on siksi arvokkaampi kuin se, että sovellusta avaa usein ilman selkeää tarkoitusta.

Toinen hyödyllinen tapa on erottaa toisistaan kolme kysymystä: tunnistanko ostoksen, onko se yrityksen käytäntöjen mukainen ja onko sen käsittely vielä kesken? Korttitapahtuman näkeminen voi auttaa ensimmäisessä, mutta kaksi jälkimmäistä riippuvat yrityksen säännöistä. Kun pidän tämän eron mielessä, en oleta sovelluksen korvaavan kuittien säilyttämistä tai hyväksyntää.

Nopeammat käyttötavat ilman turhaa säätämistä

Jos kortilla maksetaan monta kertaa saman päivän aikana, tehokkain toimintatapa on yleensä niputtaa tarkistus selkeään rutiiniin sen sijaan, että avaisi sovelluksen jokaisen ostoksen jälkeen. Poikkeuksena ovat epäselvät tai tavallisuudesta poikkeavat ostot, jotka kannattaa tarkistaa heti. Näin sovellus palvelee sekä nopeutta että muistia: tavalliset tapahtumat voi käydä läpi kerralla, mutta kysymysmerkkejä ei tarvitse jättää odottamaan.

Etuihin kannattaa suhtautua samalla käytännöllisyydellä. Jos sovellus tuo kortin etuihin liittyvät asiat lähelle, vilkaise niitä ennen sellaista ostosta, jossa edulla voisi olla merkitystä. En rakentaisi ostospäätöstä oletuksen varaan, että jokin etu koskee aina kaikkia tilanteita; tarkista ehdot ja soveltuvuus silloin, kun sillä on oikeasti vaikutusta. Tämä pieni ennakkotarkistus on hyödyllisempi kuin etujen selaaminen jälkikäteen.

Useamman kortin käyttäjän kannattaa muodostaa oma selkeä tapa tunnistaa, mitä korttia missäkin tilanteessa käytetään. Sovellus voi auttaa korttien hallinnassa, mutta paras käytäntö syntyy siitä, että työpaikan korttien roolit ovat itselle selvät. Jos kortteja käyttää useampi henkilö tai niiden käyttöoikeudet poikkeavat toisistaan, kysy vastuuhenkilöltä, mikä kuuluu sinun näkymääsi ja miten muutokset hoidetaan. Näin vältät sen, että odotat sovelluksen ratkaisevan työpaikan sisäisen vastuunjaon.

Missä sovellus jää tarkoituksella kapeaksi

S-Business ei ole yleinen pankkisovellus, eikä sitä kannata arvioida sellaisten ominaisuuksien perusteella, joita tarvitaan kaikkien henkilökohtaisten tilien tai eri maksukorttien hallintaan. Sen arvo on sidottu kyseiseen yrityskorttiin. Jos haluat tarkastella samaan paikkaan kotitalouden menoja, muiden korttien tapahtumia ja yrityksen kuluraportteja, joudut käyttämään muita välineitä rinnalla.

Myös yrityksen omat prosessit vaikuttavat kokemukseen. Vaikka löydät ostot sovelluksesta, kirjanpidon tarvitsemat kuitit, selitteet ja hyväksynnät voivat kulkea erillistä reittiä. Tämä on olennainen ero verrattuna laajoihin kulunhallintaratkaisuihin, joissa työnantaja rakentaa koko raportointiprosessin palvelun ympärille. S-Business on kätevä kortin käyttäjän näkökulmasta, mutta se ei yksin muodosta yrityksen taloushallintoa.

Puhelimella toimimiseen liittyy myös arkinen kompromissi: nopea tarkistus on helppo, mutta pienellä näytöllä pitkien tapahtumien tai työpaikan ohjeiden vertailu voi olla hankalaa. Jos selvität poikkeamaa, kokoat kuitteja tai tarvitset hyväksynnän, tietokoneen tai yrityksen varsinaisen kulujärjestelmän käyttö voi olla luontevampaa. Sovellus toimii parhaiten lyhyisiin tarkistuksiin, ei välttämättä pitkään selvitystyöhön.

Tausta, ikäraja ja käytännön sopivuus

Sovelluksen kehittäjä on S-Business Oy, ja se on ollut saatavilla syyskuusta 2016 lähtien. Nykyinen versio on 3.0.2, ja sen käyttö edellyttää Android-laitteelta vähintään versiota 7.0. Tämä auttaa arvioimaan teknistä sopivuutta ennen käyttöönottoa, etenkin jos työpuhelin on vanhempi tai yrityksen laitteita päivitetään harvoin.

Sovellus on maksuton ja sen sisältöluokitus on PEGI 3. Se on saanut keskimäärin 3,4 tähteä 64 arviosta, ja asennuksia on yli 50 000. Nämä luvut kertovat, että kyseessä on käytössä oleva erikoistuneempi yrityssovellus, eivätkä ne yksin kerro, miten hyvin se toimii juuri oman yrityksesi toimintatavan kanssa. Kokemuksessa ratkaisevaa on ennen kaikkea se, vastaako kortin käyttö ja yrityksen prosessi sovelluksen tarjoamaa tehtävää.

Kenelle valitsisin sen – ja kenelle en

Suosittelisin S-Businessia henkilölle, joka käyttää S-Business-korttia työssään ja haluaa tarkistaa kortteihin, ostoksiin ja etuihin liittyviä asioita puhelimella. Erityisen järkevä se on silloin, kun korttitapahtumia kertyy tasaisesti ja niiden muistaminen myöhemmin olisi hankalaa. Maksuttomuus tekee kokeilemisesta helppoa, mutta sovelluksen varsinainen arvo riippuu siitä, syntyykö sille oma toistuva käyttötapa.

Jättäisin sen väliin, jos käytössäsi ei ole S-Business-korttia tai jos etsit yhtä sovellusta kaikkien pankki- ja yrityskorttien seurantaan. Valitsisin myös laajemman kuluhallintajärjestelmän, jos tärkein tarve on kuittien kerääminen, hyväksyntäketjut tai raportointi eri maksutavoista. Nämä eivät ole pieniä lisätoiveita vaan eri käyttötarkoitus kuin kortin ja siihen liittyvien ostosten hallinta.

Oma loppuarvioni käytännön käyttäjälle

S-Business on parhaimmillaan silloin, kun siitä tulee lyhyt ja säännöllinen osa kortin käyttöä: tarkistan tapahtuman, pidän ostoksen tuoreena mielessä ja hoidan kuitin tai selitteen yrityksen ohjeiden mukaan. Se ei tee yrityksen kuluprosessista automaattisesti valmista, mutta voi vähentää korttitapahtumien etsimiseen liittyvää vaivaa.

Pidän sovelluksen vahvuutena sen selkeää kohderyhmää ja rajattua tehtävää. Sen rajallisuus kannattaa hyväksyä jo ennen lataamista: tämä ei ole henkilökohtaisen talouden yleisratkaisu eikä kirjanpidon korvike. Jos sinulla on S-Business-kortti ja haluat hallita siihen liittyviä asioita lähempänä ostotilannetta, kokeilisin sitä. Jos tarvitset laajempaa raportointia tai useiden maksutapojen kokoamista, käyttäisin yrityksen varsinaista kulujärjestelmää ensisijaisena työkaluna.

S-Business Usein kysytyt kysymykset