Bezala

Analysoinut Reviewed

Kuittien käsittely tuntuu pieneltä tehtävältä, kunnes niitä kertyy taskuun, sähköpostiin ja työpöydälle samaan aikaan. Bezala keskittyy juuri tähän arjen kitkakohtaan: se on yrityksille suunnattu sovellus kuittien ja matkalaskujen käsittelyyn. Minusta sen kiinnostavin lupaus ei ole monimutkainen taloushallinto puhelimessa, vaan mahdollisuus hoitaa tositteet lähempänä sitä hetkeä, jolloin ne syntyvät. Se voi tehdä työmatkan tai ostoksen jälkeisestä rutiinista paljon helpomman, jos yrityksen toimintatapa sopii sovellukseen.

Kuitti talteen silloin, kun se syntyy

Bezalan vahvin käyttötapa on kuittien ja matkalaskujen käsittelyn kokoaminen yhteen mobiiliin työnkulkuun. Kun ostos on tehty, kuitti ei joudu odottamaan viikon tai kuukauden loppuun asti, jolloin sen tarkoitus ja yksityiskohdat voivat jo hämärtyä. Tämä on käytännössä tärkeämpää kuin miltä kuulostaa: tuoreena kirjattu meno on helpompi yhdistää oikeaan työtehtävään, matkaan tai selitykseen.

Sovellus on Automated Financial Services Oy:n tekemä yrityskäyttöön tarkoitettu työkalu. Se ei siis ole ensisijaisesti henkilökohtaisen budjetin seurantasovellus eikä yleinen kuittivarasto kotitaloudelle. Jos työnantajasi tai yrityksesi käyttää Bezalaa kulujen hallintaan, sovelluksen arvo syntyy siitä, että työntekijä ja yrityksen taloushallinto voivat käsitellä samaa kuluprosessia ilman, että jokainen tosite aloittaa uuden sähköposti- tai paperikierroksen.

Ajattelen sovellusta ennen kaikkea tapana vähentää unohtamista. Kun kuitti käsitellään heti, ei tarvitse myöhemmin muistella, miksi tietty maksu liittyi työhön tai millä matkalla se syntyi. Tämä ei poista tarvetta tarkistaa omia kirjauksia, mutta se siirtää työn oikeaan hetkeen: ostoksen tai matkan yhteyteen eikä kiireiseen jälkiselvittelyyn.

Ei vain digitaalinen kuittipino

Kuittien säilyttäminen puhelimessa on hyödyllistä, mutta pelkkä kuva-arkisto ei vielä ratkaise yrityksen kuluprosessia. Bezalan kannalta olennaista on, että kuitit ja matkalaskut kuuluvat samaan yrityksen käsittelyyn. Siksi sitä kannattaa arvioida sen mukaan, helpottaako se juuri teidän hyväksyntä- ja raportointirutiinejanne, ei vain sen perusteella, kuinka nopeasti yksittäisen tositteen saa talteen.

Tässä on myös käytännön raja: työntekijä hyötyy sovelluksesta eniten silloin, kun yrityksessä on sovittu, millaisia kuluja sillä ilmoitetaan ja mitä tietoja ilmoitukseen tarvitaan. Jos jokainen käyttäjä arvaa käytännöt itse, mobiili kirjaaminen voi siirtää epäselvyyden paperilta näytölle ratkaisematta sitä. Ennen käyttöönottoa kannattaa sopia esimerkiksi, milloin kulu ilmoitetaan ja miten matkaan liittyvät tositteet yhdistetään samaan kokonaisuuteen.

Arki ratkaisee, ei yksittäinen ominaisuuslista

Tyypillisessä tilanteessa työntekijä maksaa työpäivän aikana yritykselle kuuluvan menon, säilyttää kuitin ja hoitaa ilmoituksen myöhemmin. Mitä pidempi viive, sitä helpommin yksityiskohdat unohtuvat tai kuitti katoaa. Bezalan käyttö kannattaa siksi sitoa omaan rutiiniin: pysähdy ostoksen jälkeen hetkeksi, käsittele tosite ennen seuraavaa tehtävää ja tarkista, että kulun tarkoitus on ymmärrettävä myös sille, joka käsittelee sen myöhemmin.

Toinen hyödyllinen tapa on tehdä työmatkan kulut yksi kerrallaan matkan aikana eikä yrittää rakentaa kaikkea muistista paluun jälkeen. Se vähentää muistikuormaa etenkin silloin, kun matkaan kuuluu useita pieniä menoja. Samalla kannattaa pitää erillään henkilökohtaiset ostokset ja yrityksen kulut jo maksuvaiheessa. Sovellus voi auttaa kulun ilmoittamisessa, mutta se ei voi tehdä epäselvästä ostotilanteesta jälkikäteen yksiselitteistä.

Jos olet usein liikkeellä, puhelimella hoidettava prosessi voi olla selvästi luontevampi kuin kuittien kerääminen laukkuun ja niiden toimittaminen myöhemmin. Jos taas yritykselläsi on vain satunnaisia kulukorvauksia, käyttöönoton ja kirjautumisen vaiva voi tuntua suuremmalta kuin hyöty. Ratkaisevaa ei ole vain se, kuinka monta kuittia syntyy, vaan kuinka usein niiden jälkikäteinen selvittely aiheuttaa työtä.

Työmatka näyttää hyödyn parhaiten

Kuvitellaan tavallinen työpäivä toisella paikkakunnalla: aamulla syntyy matkakulu, päivällä pieni työhön liittyvä ostos ja illalla toinen kuitti. Ilman välitöntä käsittelyä tositteet voivat päätyä eri taskuihin, ja matkan jälkeen pitää palauttaa mieleen, mikä meno liittyi mihinkin. Bezalan kaltaisen kuluprosessin vahvuus näkyy siinä, että työntekijä voi hoitaa ilmoittamisen lähempänä tapahtumaa eikä jättää koko urakkaa viikonlopulle.

Tässä tilanteessa annan yhden käytännön neuvon: älä luota siihen, että pelkkä kuitti kertoo myöhemmin kaiken tarpeellisen. Lisää kululle selkeä tarkoitus heti, kun muistat sen, ja tarkista matkaan liittyvät merkinnät ennen kuin suljet asian mielessäsi. Tämä säästää aikaa sekä itseltäsi että kulua käsittelevältä henkilöltä. Erityisesti toistuvat, keskenään samannäköiset ostokset hyötyvät lyhyestä mutta täsmällisestä selityksestä.

Hyötyä on myös silloin, kun työntekijä ei ole varsinainen taloushallinnon ammattilainen. Sovelluksen tavoite on tuoda kulujen käsittely tavallisen työpäivän yhteyteen, ei vaatia käyttäjää rakentamaan omaa kirjanpitojärjestelmää. Silti käyttäjän pitää ymmärtää yrityksensä säännöt: mobiili käyttöliittymä ei kerro itsestään, kuuluuko jokin tietty meno korvattaviin kuluihin.

Missä kitka voi edelleen tuntua

Bezala ei tee kuluprosessista automaattisesti kitkatonta. Käyttäjän täytyy muistaa ottaa sovellus käyttöön oikeaan aikaan ja antaa tositteelle riittävä konteksti. Jos kuitti jää käsittelemättä, digitaalinen työkalu ei estä vanhaa tapaa kasaamasta tehtävää myöhemmäksi. Tämä on olennainen ero sovelluksen lataamisen ja toimivan rutiinin välillä.

Myös yrityksen toimintamalli vaikuttaa kokemukseen. Jos työnantaja käyttää eri kanavaa kulujen hyväksymiseen tai ohjeet ovat epäselvät, työntekijä voi joutua tarkistamaan, mihin tieto lopulta päätyy ja miten se pitää kirjata. En suosittelisi ottamaan Bezalaa käyttöön yksittäisenä henkilökohtaisena ratkaisuna, jos yrityksen talousprosessi ei tue sitä. Yrityksen yhteinen tapa on tässä hyödyllisempi kuin se, että jokainen valitsee oman kuittisovelluksensa.

Vaihtoehtoihin verrattuna Bezala on luontevimmillaan silloin, kun halutaan käsitellä sekä kuitteja että matkalaskuja yrityksen kulurutiinissa. Tavallinen kameralla kuvaaminen ja kuvien lähettäminen sähköpostilla voi riittää hyvin satunnaiseen tarpeeseen, mutta se jättää järjestämisen ja viestittelyn käyttäjälle. Henkilökohtainen kuluseurantasovellus taas voi olla parempi, jos tavoitteena on seurata omia menoja eikä lähettää yritykselle korvauspyyntöjä. Valinta kannattaa tehdä sen mukaan, kuka käsittelee tiedot ja mitä tapahtuu kuittien talteenoton jälkeen.

Kenelle se sopii parhaiten

Sovellus sopii parhaiten työntekijälle tai yrittäjälle, joka tekee yritykselle kuuluvia ostoja tai matkustaa työn vuoksi ja jonka organisaatio käyttää Bezalaa kulujen käsittelyssä. Erityisen hyvän osuman se voi tarjota ihmiselle, joka liikkuu paljon ja huomaa muuten palaavansa kuitteihin vasta pitkän ajan kuluttua. Kun tositteita syntyy säännöllisesti, pieni käsittelyrutiini voi vähentää muistamista ja jälkiselvittelyä.

Se on vähemmän osuva valinta henkilölle, jolla ei ole yrityskuluja, tai käyttäjälle, joka etsii ensisijaisesti kotitalouden budjetointia, henkilökohtaisten menojen luokittelua tai kaikkien pankkitapahtumien yleiskuvaa. Samoin hyvin harvoin kuluja ilmoittava käyttäjä voi pärjätä yksinkertaisella yrityksen hyväksymällä toimitustavalla. Ennen lataamista kannattaa siis selvittää, onko Bezala käytössä omassa työpaikassa ja millaista kulua sillä odotetaan ilmoitettavan.

Bezala on ilmainen ladata, ja sen ikäluokitus on PEGI 3. Sovelluksen arvosana on 4,5, ja sillä on yli 10 000 asennusta sekä 33 arvostelua; näistä näkee, että kyseessä on käytössä oleva yritystyökalu, mutta oma sopivuus riippuu silti ennen kaikkea työnantajan prosessista. Nykyinen versio on 9.1.0, ja käyttöjärjestelmävaatimuksena on vähintään 7.0. Nämä tiedot auttavat arvioimaan yhteensopivuutta, mutta ne eivät korvaa yrityksesi ohjeiden tarkistamista.

Oma suositukseni

Bezala kannattaa valita silloin, kun haluat hoitaa yrityksen kuitit ja matkalaskut lähempänä niiden syntyhetkeä ja organisaatiosi käyttää samaa järjestelmää. Minusta sen todellinen hyöty on ennen kaikkea ajankohdassa: pieni kirjaus nyt voi olla huomattavasti helpompi kuin useiden ostosten selvittäminen myöhemmin. Sovellus ei kuitenkaan poista tarvetta ymmärtää kulusääntöjä eikä pelasta prosessia, jos tositteet jäävät odottamaan.

Jos yrityksesi on jo ottanut Bezalan käyttöön, kokeilisin sitä muutaman työmatkan tai kuluvan työviikon ajan ja kiinnittäisin huomiota siihen, kuinka paljon jälkikäteen muisteltavaa jää. Jos taas etsit henkilökohtaista rahankäytön seurantaa tai yrityksesi ei käytä tätä työkalua, valitsisin tarkoitukseen sopivamman vaihtoehdon. Oikeassa yritysprosessissa Bezala vaikuttaa käytännölliseltä tavalta pitää kuitit ja matkalaskut mukana työarjessa sen sijaan, että ne palaisivat mieleen vasta korvausten käsittelypäivänä.

Bezala Usein kysytyt kysymykset