DNA Call

Analysoinut Reviewed

Työpuhelin soi usein juuri silloin, kun olen tapaamisessa, matkalla tai keskellä tehtävää, jossa en voi vastata. DNA Call on yrityskäyttöön tehty sovellus, jonka idea on pitää yrityksen yhteystiedot ja tavoitettavuus hallinnassa sekä helpottaa puheluiden ohjaamista. Se ei yritä olla yleinen puhelinsovellus kaikkeen, vaan sen hyöty syntyy siitä, että sovitan puhelujen kulun omaan työpäivääni.

Minusta DNA Call sopii parhaiten ihmiselle, joka käyttää DNA:n yrityspuhelinpalveluja ja haluaa hoitaa tavoitettavuuden muutoksia puhelimella ilman, että jokaista tilannetta varten täytyy rakentaa uusi toimintatapa. Sovellus on ilmainen, sen kehittäjä on DNA Oyj, ja se kuuluu yrityssovellusten joukkoon. Käytännössä tärkein kysymys ei siis ole, tarjoaako se mahdollisimman paljon ominaisuuksia, vaan vastaako se juuri sinun tapaan käsitellä työpuheluita.

Arjen perusrytmi: yhteystiedoista puhelun ohjaukseen

DNA Callin käyttöä kannattaa ajatella pienenä työpäivän hallintapisteenä. Ennen päivän alkua tarkistan, miten minut tavoittaa ja ovatko yrityksen yhteystiedot ajan tasalla. Jos tiedän olevani pitkään kiinni asiakastapaamisissa, puheluiden ohjaus on asia, jonka haluan huomioida ennen kuin puhelin alkaa soida. Tällainen ennakointi on sovelluksen luontevin käyttötapa: muutokset tehdään silloin, kun niille on rauhallinen hetki, ei vasta kiireessä.

Yksi realistinen tilanne on yrittäjä, joka ajaa aamulla asiakkaalle ja viettää sen jälkeen tunnin neuvottelussa. Hän voi ottaa tavoitettavuuden ja ohjauksen osaksi lähtörutiinia: ensin varmistaa, että yhteystiedot ovat oikein, ja sitten miettii, pitääkö puhelujen kulkua muuttaa neuvottelun ajaksi. Tämän jälkeen työ ei keskeydy yhtä helposti, mutta asiakkaan yhteydenotto ei myöskään jää kokonaan ilman suunnitelmaa. Sovellus ei ratkaise sitä, kuka vastaa ohjattuun puheluun tai miten yrityksen päivystys järjestetään; nuo päätökset täytyy tehdä työpaikan omien käytäntöjen mukaan.

Yhteystietojen ylläpito voi tuntua vähäpätöiseltä, kunnes asiakas yrittää tavoittaa väärästä numerosta tai vanha tieto on ehtinyt jäädä käyttöön. Siksi pidän järkevänä tarkistaa tiedot aina silloin, kun työrooli, yhteydenottotapa tai tavoitettavuuden käytäntö muuttuu. Ajantasaiset yhteystiedot ja harkittu ohjaus ovat tässä tärkeämpiä kuin se, että sovellusta avaisi monta kertaa päivässä ilman selvää syytä.

DNA Callin käytöstä saa eniten irti, kun sovittaa sen yrityksen puhelinpalveluun eikä käsittele sitä irrallisena lisäohjelmana. Jos käytät työssäsi useita numeroita tai työtehtävä vaihtuu päivän aikana, päätä etukäteen, missä tilanteissa muutat ohjausta ja milloin jätät asetukset ennalleen. Muuten samat tarkistukset voivat jäädä toistumaan ilman, että niistä on hyötyä. Selkeä oma rutiini tekee sovelluksesta käytännöllisemmän kuin satunnainen säätäminen.

Aloita tarkistamalla juuri ne tiedot, joihin muut luottavat

Ennen kiireistä viikkoa käyn läpi yhteystiedot ja mietin, vastaavatko ne nykyistä työnkuvaani. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos asiakkaat etsivät minua suoraan tai jos puheluita käsittelee myös toinen henkilö. Pienikin vanhentunut tieto voi aiheuttaa turhaa edestakaista soittelua. Tällainen tarkistus on yksinkertainen, mutta sen arvo näkyy tavallisesti vasta silloin, kun joku yrittää ottaa yhteyttä.

Toinen hyvä tapa on erottaa pysyvät asetukset tilanteisista päätöksistä. Yhteystietojen pitäisi yleensä pysyä oikein päivästä toiseen, kun taas puheluiden ohjaus voi vaihdella tapaamisten, työvuorojen tai poissaolojen mukaan. Kun nämä eivät mene mielessä sekaisin, tiedän paremmin, mitä tarkistan ennen lähtöä ja mihin kosken vain erityistilanteessa. Näin vähennän myös riskiä, että tilapäinen ratkaisu unohtuu päälle.

Asetukset, jotka kannattaa ajatella läpi etukäteen

Puheluiden ohjaus on hyödyllinen vain, jos tiedän, mihin puhelu menee ja kuka pystyy vastaamaan. En tekisi muutosta pelkän kiireen tunteen perusteella, vaan varmistaisin ensin, että vastaanottaja on sovittu ja tavoitettavissa. Jos yrityksessä on yhteinen tapa hoitaa poissaolot, sovelluksen käyttö kannattaa sovittaa siihen. Muuten ohjaus voi siirtää ongelman yhdeltä henkilöltä toiselle ratkaisematta asiakkaan tarvetta.

Ennen kuin luotan sovellukseen tärkeässä työtilanteessa, kokeilisin omaa toimintatapaa rauhallisena hetkenä. Esimerkiksi lyhyt tarkistus ennen kokouspäivää auttaa varmistamaan, että ymmärrän käytössä olevat asetukset ja tiedän, mitä itse olen muuttanut. Tämä ei ole näyttävä ominaisuusvinkki, vaan käytännöllinen varotoimi: puhelujen käsittelyyn liittyvät virheet huomaa mieluummin harjoitellessa kuin asiakkaan yrittäessä tavoittaa yritystä.

Jos työpäivä on poikkeuksellinen, päätä myös etukäteen, milloin palaat normaaliin järjestelyyn. Tilapäisen ohjauksen unohtuminen on helposti vältettävä mutta harmillinen virhelähde. Minulle toimiva tapa on liittää asetuksen palauttaminen siihen hetkeen, kun tapaaminen tai poissaolo päättyy, eikä jättää sitä epämääräiseksi muistettavaksi asiaksi. DNA Callin hyöty näkyy silloin siinä, että puhelujen kulku pysyy tietoisena valintana.

Nopeutta syntyy toistettavista tavoista, ei jatkuvasta säätämisestä

Kokeneempi käyttäjä ei välttämättä tarvitse sovellukseen uusia temppuja, vaan yhden luotettavan kaavan. Esimerkiksi päivän alussa voi tarkistaa tavoitettavuuden, ennen pitkää keskeytyksetöntä työjaksoa arvioida ohjauksen tarpeen ja työjakson jälkeen palauttaa tilanteen normaaliksi. Kun samat päätökset tehdään samassa järjestyksessä, niiden tekeminen vie vähemmän huomiota. En väitä, että sovellus tekisi rutiinin automaattisesti; rutiini syntyy käyttäjän omasta tavasta käyttää sitä.

Toinen käyttökelpoinen toimintamalli on rajata asetusten muuttaminen todellisiin tilanteisiin. Jos työpäivä etenee normaalisti, asetuksia ei tarvitse tarkistaa jokaisen puhelun jälkeen. Jos taas siirryt vastaanottotyöstä tapaamiseen tai lähdet pois toimistolta, pysähdy hetkeksi arvioimaan, tavoittaako asiakas oikean henkilön. Tämä säästää turhaa naputtelua ja vähentää hätäisiä muutoksia, joiden seurauksia ei ehdi miettiä.

Jos yrityksessä useampi työntekijä osallistuu asiakkaiden puheluihin, sopikaa yhteinen sanasto ja vastuut. Kuka muuttaa ohjausta, kuka ottaa yhteydenotot vastaan ja milloin asetukset palautetaan? Sovellus ei itsessään korvaa tätä sopimista. Selkeä työnjako puolestaan tekee ohjauksesta aidosti hyödyllistä, sillä jokainen tietää, mitä tapahtuu silloin, kun ensisijainen henkilö ei voi vastata.

Vertailussa tavalliseen puhelimen yhteystieto- tai soitonsiirtoratkaisuun DNA Callin erikoisuus on sen yrityskäyttöön rajattu tarkoitus: mukana ovat yrityksen yhteystiedot, tavoitettavuus ja puheluiden ohjaus samassa käyttökontekstissa. Tavallinen puhelinsovellus voi riittää henkilölle, joka tarvitsee vain yhteystietoja tai hoitaa soitonsiirrot muulla tavalla. Toisaalta erilliset yrityksen käytännöt voivat olla parempi vaihtoehto tiimille, jossa puhelujen reititys riippuu monista rooleista tai työvuoroista. Valinta riippuu siis siitä, tarvitseeko käyttäjä nimenomaan DNA:n palveluihin liittyvän yritysratkaisun vai yleisen työkalun.

Missä käytön rajat tulevat vastaan

DNA Call ei ole oikea valinta kaikille yrityskäyttäjille. Jos et käytä DNA:n yrityspuhelinpalveluja, sovelluksen keskeinen tarkoitus ei välttämättä osu omaan arkeesi. Samoin henkilö, joka tarvitsee laajaa asiakkuuksien hallintaa, työvuorojen koordinointia tai monimutkaista puhelinpalvelun reititystä, tarvitsee todennäköisesti muita järjestelmiä rinnalleen. Tätä kannattaa arvioida ennen asennusta: ratkaiseeko sovellus tavoitettavuuden perusongelman vai odotanko siltä koko viestinnän hallintaa?

Arvostelut antavat myös aiheen realistisiin odotuksiin. Sovelluksen keskiarvo on 3,1, ja palautetta on kertynyt 54 arviosta sekä 22 kirjallisesta arvostelusta. En tulkitsisi lukua yksinään tuomioksi, mutta se kertoo, ettei kokemus ole ollut kaikille yhtä sujuva. Yrityskäytössä oma tarve ja yhteensopivuus DNA:n palvelun kanssa merkitsevät paljon, joten kokeilisin ensin tavallisessa työtilanteessa enkä rakentaisi tärkeintä tavoitettavuusjärjestelyä yhden lyhyen testin varaan.

DNA Call on saanut PEGI 3 -ikäluokituksen, ja sitä on ladattu yli 10 000 kertaa. Se on maksuton, mikä tekee kokeilemisesta helppoa, mutta ilmainen sovellus ei yksin takaa, että se sopii omaan yrityksen puhelinympäristöön. Kun arvioit sovellusta, tarkista ennen kaikkea, tukeeko nykyinen työjärjestelysi sen käyttöä ja ovatko yhteystietojen sekä puheluiden ohjauksen vastuut selvät. Nämä käytännön asiat vaikuttavat arvoon enemmän kuin latausmäärä.

Teknisessä mielessä julkaisuajankohta on 22.1.2017, nykyinen versio 2.14.0 ja vähimmäiskäyttöjärjestelmä Android 7.0. Vanhempaa laitetta käyttävän kannattaa varmistaa, että käyttöjärjestelmä täyttää vaatimuksen ennen kuin suunnittelee sovelluksen varaan nojaavaa työskentelyä. Yrityspuhelimissa laitevalinta ja päivityskäytännöt voivat olla organisaation päätettävissä, joten yhteensopivuuden tarkistaminen on järkevä osa käyttöönottoa.

Kenelle suosittelisin sitä – ja kenelle en

Suosittelisin DNA Callia yrittäjälle tai työntekijälle, joka haluaa pitää yrityksen yhteystiedot kunnossa ja hallita tavoitettavuutta sekä puheluiden ohjausta osana työpäivän rutiinia. Se on parhaimmillaan silloin, kun tarpeet ovat selkeät ja muutokset liittyvät konkreettisiin tilanteisiin, kuten asiakastapaamiseen, työjaksoon tai poissaoloon. Sovelluksen käyttöön ei tarvitse suhtautua suurena järjestelmäuudistuksena; sen voi ottaa avuksi pieneen mutta toistuvaan viestintätehtävään.

Jättäisin sen väliin, jos etsit yleiskäyttöistä puhelunhallintaa eri palveluntarjoajien ympärille tai odotat sovelluksen hoitavan tiimin vastuunjaon puolestasi. Myös hyvin yksinkertaisessa käytössä erillinen sovellus voi tuntua tarpeettomalta, jos nykyiset työkalut jo ratkaisevat yhteystiedot ja tavoitettavuuden vaivattomasti. Toisaalta, jos puheluiden ohjaus aiheuttaa työssä toistuvaa kitkaa, DNA:n yrityspalveluihin liittyvä ratkaisu voi olla luontevampi kuin hajanaiset muistutukset ja käsin ylläpidettävät tiedot.

DNA Call jättää minulle vaikutelman rajatusta, käytännönläheisestä työkalusta, jonka arvo riippuu ennen kaikkea omasta toimintatavasta. Kun tarkistan yhteystiedot säännöllisesti, sovin ohjauksesta selkeästi ja palautan tilapäiset muutokset ajoissa, sovellus voi auttaa pitämään työpuhelut hallinnassa. Jos taas tarvitsen laajan puhelinjärjestelmän tai en käytä DNA:n yrityspalveluja, valitsisin toisen ratkaisun. Tällä rajauksella suosittelen sitä käyttäjälle, joka haluaa tehdä tavoitettavuudesta ennakoitavan osan työpäivää eikä odota sovelluksen päättävän puolestaan, kuka vastaa.

DNA Call Usein kysytyt kysymykset