Netvisor

Analysoinut Reviewed

Netvisor kiinnostaa minua ennen kaikkea siksi, että se kokoaa yrityksen talouden arkeen liittyviä tehtäviä saman palvelun ympärille. Ajatus on käytännöllinen: laskutuksen ja talouden rinnalla myös työtunnit, matkalaskut ja palkat liittyvät samaan kokonaisuuteen. Kun yrityksen asioita ei tarvitse lähestyä erillisinä saarekkeina, päivittäinen työ voi tuntua selkeämmältä. Samalla on hyvä muistaa, että sovellus on hyödyllisin silloin, kun yritys jo käyttää Netvisorin palvelua osana omaa taloushallintoaan.

Kyseessä on Visma Solutions Oy:n yrityskäyttöön kehittämä sovellus, jonka Android-versiota on ladattu yli satatuhatta kertaa. Sen keskiarvo on 4,4 tähteä 317 arviosta, joten käyttäjäkokemukset ovat kokonaisuutena myönteisiä, vaikka yrityssovelluksen sopivuus riippuu aina myös työpaikan käytännöistä. Sovellus on ilmainen ja ikäluokitukseltaan PEGI 3. Minulle sen tärkein lupaus ei ole näyttävä ominaisuus, vaan mahdollisuus hoitaa osa taloushallinnon asioista silloin, kun ne tulevat vastaan.

Kun taloushallinto kulkee mukana arjessa

Arvo syntyy asioiden välisestä yhteydestä

Yrityssovelluksia arvioidessa keskityn helposti siihen, kuinka monta toimintoa niissä on. Netvisorissa olennaisempi kysymys on, liittyvätkö työpäivän pienet hallinnolliset tehtävät samaan kokonaisuuteen. Tunnit, matkalaskut, palkat ja talous eivät ole työntekijän tai yrittäjän arjessa erillisiä aiheita: työmatkasta syntyy kulu, tehdystä työstä kertyy tunteja ja lopulta molemmat voivat liittyä yrityksen raportointiin ja palkanmaksuun.

Netvisorin käytännön vahvuus on tämän kokonaisuuden pitäminen lähellä käyttäjää, ei se, että puhelin korvaisi kaikki taloushallinnon työkalut. Kun tarvittava asia on mahdollista hoitaa mobiilisti, sitä ei välttämättä tarvitse lykätä siihen asti, että pääsee tietokoneelle. Tämä vähentää keskeneräisten muistettavien asioiden määrää, mikä on pieni mutta arvokas etu etenkin liikkuvassa työssä.

Minusta tämä lähestymistapa sopii parhaiten yrityksille, joissa Netvisor on jo käytössä ja työntekijät hoitavat sen kautta omia hallinnollisia tehtäviään. Pelkkänä irrallisena sovelluksena sen hyöty jää helposti rajalliseksi: yrityksen käytössä olevat toimintatavat ja palvelukokonaisuus ratkaisevat, mitä käyttäjä voi tehdä. En siis valitsisi sitä vain siksi, että haluan puhelimeen yleisen kirjanpitosovelluksen.

Puhelin on luontevimmillaan nopeissa työvaiheissa

Mobiilikäyttö on parhaimmillaan tilanteissa, joissa tehtävä on selvä ja tuoreessa muistissa. Matkakulun kirjaaminen heti työmatkan jälkeen on tästä hyvä esimerkki. Jos asia jää odottamaan, kuitin etsiminen ja matkan yksityiskohtien palauttaminen mieleen voi myöhemmin viedä enemmän aikaa kuin itse ilmoituksen tekeminen. Kun hallinnollinen työ pilkotaan pieniin hetkiin, se ei kasaannu yhtä helposti yhdeksi pitkäksi toimistopäivän tehtäväksi.

Sama ajatus koskee tuntien kirjaamista. Jos työpäivään kuuluu asiakkaiden välillä liikkumista tai vaihtelevia tehtäviä, tuntimerkintöjen tekeminen päivän päätteeksi voi olla luotettavampaa kuin niiden kokoaminen muistista viikon lopussa. Mobiilissa työskentely ei kuitenkaan automaattisesti tee kirjauksista oikeita. Yrityksen käytännöt, oikeat kohdistukset ja käyttäjän huolellisuus ovat edelleen tärkeitä.

Netvisorin sovellus kannattaa nähdä työkaluna, joka auttaa tekemään sovitut kirjaukset ajallaan, ei päätöksentekijänä, joka tietää yrityksen sisäiset säännöt. Jos et tiedä, mille projektille tunnit kuuluvat tai miten tietty kulu pitäisi käsitellä, nopea puhelinmerkintä ei ratkaise epäselvyyttä. Tässä kohtaa tarkistus yrityksen ohjeista tai taloushallinnosta on parempi tapa kuin arvata.

Realistinen käyttöpäivä: matka, tunnit ja seuraava askel

Kuvitellaan työntekijä, joka käy päivän aikana asiakkaan luona toisella paikkakunnalla. Hänellä on matkan jälkeen kulukuitti tallessa, ja työpäivän aikana tehdyt tunnit ovat vielä mielessä. Sovellus voi auttaa hoitamaan nämä käytännön merkinnät ennen kuin arki siirtyy seuraavaan asiaan. Myöhemmin yrityksen taloushallinto saa käsiteltäväkseen tuoreemmat tiedot, eikä työntekijän tarvitse rakentaa koko päivää uudelleen kalenterin ja muistikuviensa avulla.

Tässä työnkulussa hyödyllisin vinkki on tehdä merkinnät mahdollisimman lähellä tapahtumaa, mutta tarkistaa kohdistus ennen lähettämistä tai tallentamista. Erityisesti matka- ja projektikuluissa väärä kohde voi aiheuttaa lisäselvityksiä myöhemmin. Käytännössä nopeus auttaa vain, jos samalla säilyy huolellisuus. Jos yrityksen ohjeet edellyttävät tarkempaa selvitystä, kerää tarvittavat tiedot ensin sen mukaan, eikä vasta siinä vaiheessa, kun joku pyytää täydennystä.

Yrittäjälle vastaava hyöty voi olla hallinnollisten tehtävien pitäminen pieninä. Kun työpäivä ei pääty siihen, että kaikki kuitit ja tunnit odottavat kirjaamista, talouden rutiinit eivät yhtä helposti siirry iltaan tai seuraavalle viikolle. Tämä ei tarkoita, että sovellus poistaisi kirjanpidon tai palkanlaskennan vaatiman tarkistustyön. Se voi kuitenkin tehdä käyttäjän omasta osuudesta helpommin hallittavan.

Missä mobiilisovellus auttaa ja missä tietokone on parempi

Netvisorin kaltaista yritystalouden sovellusta on luontevaa verrata kahteen vaihtoehtoon: asioiden hoitamiseen selainpalvelussa ja erillisiin sovelluksiin, joita käytetään vain yhteen tarkoitukseen. Selain on usein mukavampi, kun käsiteltävää tietoa on paljon tai työ vaatii rauhallista tarkistamista. Erillinen kulusovellus voi puolestaan tuntua yksinkertaisemmalta, jos yrityksellä on tarve vain yhdelle rajatulle toiminnolle.

Yhdistetyn palvelun etu on, että käyttäjän ei tarvitse lähteä etsimään eri sovellusta jokaiseen työvaiheeseen. Vastapainona kokonaisuus voi tuntua turhan laajalta työntekijälle, joka tarvitsee vain satunnaisesti tuntikirjauksen tai kuluilmoituksen. Jos yrityksen oma prosessi perustuu lähes kokonaan tietokoneella tehtävään käsittelyyn, mobiilisovelluksen arvo jää pienemmäksi. Valitsisin käyttötavan sen mukaan, missä kohtaa työpäivää viive tai unohtaminen oikeasti syntyy.

Myös palkkoihin liittyvä työ vaatii tavallisesti harkintaa ja yrityskohtaisten käytäntöjen tuntemista. Puhelin sopii luontevasti omaan osuuteen ja tarkistamiseen silloin, kun sovellus ja työpaikan järjestelyt sen mahdollistavat, mutta laajempaa palkka- tai taloushallinnon käsittelyä en lähtisi automaattisesti tekemään pieneltä näytöltä. Mobiili täydentää tällöin työskentelyä, eikä sen tarvitse olla ainoa tapa käyttää palvelua.

Kitkaa syntyy, jos yrityksen prosessi ei ole selkeä

Yksi tärkeä rajoitus ei liity sovelluksen nappuloihin vaan siihen, miten yritys on järjestänyt työnsä. Käyttäjä tarvitsee toimivat ohjeet esimerkiksi tuntien kohdistamiseen, matkojen ilmoittamiseen ja kulujen hyväksyntään. Jos vastuut ovat epäselvät, sovellus voi tehdä keskeneräisten tietojen lähettämisestä nopeaa, mutta ei korjata itse prosessia. Siksi työnantajan tai yrityksen ylläpitäjän kannattaa varmistaa, että käyttäjät tietävät, mitä heiltä odotetaan.

Toinen kompromissi on mobiilikäytön luonne. Pienellä näytöllä on helppo hoitaa yksittäinen asia, mutta pitkän selvityksen lukeminen, useiden tietojen vertaaminen tai virheen korjaaminen voi olla mukavampaa tietokoneella. Jos huomaat, että työvaihe vaatii jatkuvaa hyppimistä eri tietojen välillä, säästä se rauhallisempaan hetkeen sen sijaan, että yrität tehdä kaiken kiireessä liikkeellä.

Kolmanneksi sovellus ei ole kaikille työntekijöille tarpeellinen. Jos omaan rooliin ei kuulu tuntien, matkojen, palkkojen tai talouteen liittyvien asioiden käsittelyä, lisätyökalu voi olla vain yksi muistettava sovellus lisää. Samoin pieni yritys, joka hoitaa taloutensa toisenlaisella palvelulla tai ulkoistaa käytännöt kokonaan, ei välttämättä saa Netvisorista hyötyä ilman muutosta yrityksen nykyiseen toimintatapaan.

Kelle Netvisor sopii parhaiten?

Suosittelisin sovellusta ensisijaisesti työntekijälle tai yrittäjälle, jonka yritys käyttää Netvisoria ja joka joutuu kirjaamaan tunteja tai matkakuluja osana tavallista työviikkoa. Erityisen hyvä käyttötapaus on liikkuva työ, jossa kuitti, matkan tiedot tai työtunnit ovat helpoimmin kirjattavissa heti tapahtuman jälkeen. Silloin sovelluksen arvo näkyy käytännössä vähempänä jälkikäteen muisteltavana työnä.

Se sopii myös yritykselle, joka haluaa tuoda työntekijöiden omat kirjaukset lähemmäs taloushallinnon rutiineja. Kun käyttäjät tekevät oman osuutensa ajallaan ja yhdenmukaisesti, muiden ei tarvitse aloittaa jokaista käsittelyvaihetta puuttuvien tietojen selvittämisellä. Tämän onnistuminen riippuu silti ohjeistuksesta: sovellus voi tukea hyvää prosessia, mutta ei korvata selkeitä pelisääntöjä.

Jättäisin sen väliin, jos etsit henkilökohtaista budjetointisovellusta, yleistä kuittivarastoa tai itsenäistä kirjanpitotyökalua ilman yrityksesi Netvisor-yhteyttä. Myös satunnaiselle käyttäjälle, joka ei tarvitse mobiilissa tehtäviä kirjauksia, selainpalvelu tai yrityksen nykyinen työväline voi olla aivan riittävä. Ratkaisevaa ei ole se, että sovelluksessa on useita taloushallinnon aiheita, vaan se, vastaako jokin niistä omaa viikoittaista työtäsi.

Oma arvioni yrityksen arjen apuvälineenä

Netvisorin vahvuus on mielestäni selkeä ja arkinen: se tuo yrityksen talouteen liittyviä henkilökohtaisia tehtäviä lähemmäs sitä hetkeä, jolloin ne syntyvät. Tämä tekee siitä kiinnostavan vaihtoehdon erityisesti silloin, kun tunnit ja kulut muuten kasaantuvat muistilistalle. Sovelluksen Android-versio on 2.6.2, ja se toimii laitteissa, joissa on vähintään Android 12. Ennen käyttöönottoa kannattaa siis tarkistaa, että puhelin täyttää tämän vaatimuksen.

Kokonaisarvio 4,4 tähteä 317 arviosta kertoo myönteisestä vastaanotosta, mutta oma päätökseni perustuu ennen kaikkea sopivuuteen yrityksen työhön. Jos Netvisor on jo käytössä ja työntekijät tarvitsevat tavan hoitaa omat merkintänsä liikkeellä, sovellus vaikuttaa järkevältä lisältä. Jos kaipaat vain yhtä hyvin rajattua toimintoa tai hoidat kaiken mieluummin tietokoneella, sen laajempi yrityskokonaisuus ei välttämättä tuo tarpeeksi lisäarvoa.

Minun suositukseni on ottaa sovellus käyttöön silloin, kun se liittyy olemassa olevaan yrityksen toimintatapaan, ja aloittaa yhdestä toistuvasta tehtävästä, kuten tuntien tai matkalaskujen kirjaamisesta. Kun näet, väheneekö unohtelu ja helpottuuko oma työsi, on helpompi arvioida muiden toimintojen hyötyä. Parhaimmillaan Netvisor tekee pienistä hallinnollisista velvollisuuksista ajallaan hoidettavia, ei suurempaa uutta projektia.

Netvisor Usein kysytyt kysymykset