PayPal POS (ent. Zettle)

Analysoinut Reviewed

Kun alat myydä tuotteita kasvokkain, maksujen vastaanottamisen pitäisi tuntua yhtä luontevalta kuin asiakkaan palveleminen. PayPal POS on PayPal Mobilen yrityskäyttöön tehty sovellus, jonka lähtökohta on myyntitilanteen hoitaminen puhelimen avulla. Minusta sen kiinnostavin puoli ei ole lupaus mullistaa kaupankäynti, vaan se, että pienyrittäjä voi tutustua maksupisteratkaisuun ilman sovelluksen latausmaksua ja arvioida rauhassa, sopiiko se omaan työhön.

Ensimmäistä kertaa käyttävälle tärkeä ero on tämä: sovelluksen asentaminen ei itsessään vielä tarkoita, että käytössä olisi valmis kassapiste. Ennen ensimmäistä asiakastapahtumaa kannattaa varata hetki yrityksen tietojen, käyttöön tarvittavan maksutavan ja oman myyntirutiinin selvittämiseen. Kun etenet yksi askel kerrallaan, kokeilusta tulee selkeämpi eikä ensimmäinen kiireinen maksutilanne muutu asetusten tutkimiseksi.

Millainen maksutyökalu tämä on?

PayPal POS kuuluu yrityssovelluksiin, ja sen ydin on myyntipisteessä: se on tarkoitettu tilanteeseen, jossa myyjä ja asiakas ovat tekemisissä kasvokkain. Sovellus on eri asia kuin henkilökohtaiseen rahansiirtoon tai verkkokaupan selaamiseen tarkoitettu PayPal-käyttö. Kannattaa siis arvioida sitä ennen kaikkea osana omaa myyntiprosessia, ei yleisenä yrityksenhallinnan työkaluna.

Sovelluksen taustalla on PayPal Mobile, ja sen alkuperäinen julkaisu on vuodelta 2012. Nykyinen versio on 8.33.0, ja vähimmäiskäyttöjärjestelmävaatimus on 8.1. Maksuton lataus madaltaa kokeilemisen kynnystä, mutta se ei yksin kerro, millaisia ehtoja tai mahdollisia kuluja varsinaiseen maksujen vastaanottamiseen liittyy. Ennen kuin rakennat hinnoittelusi sen varaan, tarkista ajantasaiset kaupalliset ehdot PayPalilta.

Suomessa sovelluksen aiempi nimi Zettle voi olla joillekin tutumpi kuin PayPal POS. Nimen muuttuminen kannattaa pitää mielessä, jos etsit ohjeita tai keskustelet palvelusta muiden yrittäjien kanssa: sovelluksen nykyinen nimi on PayPal POS, mutta vanha nimi saattaa yhä tulla vastaan. Tämä ei muuta sitä käytännön kysymystä, joka ratkaisee sopivuuden: pystytkö hoitamaan omat myyntitilanteesi sillä tavalla, jota asiakkaasi odottavat?

Kenelle käyttötapa sopii?

Näen sovelluksen luontevimpana vaihtoehtona yrittäjälle, joka myy tapahtumissa, pop-up-pisteellä, työhuoneessa tai muussa paikassa, jossa erillinen kiinteä kassajärjestelmä ei ole itsestään selvä valinta. Se voi olla harkinnan arvoinen myös silloin, kun myynti on satunnaista ja haluat tutkia mobiilipohjaista kassaratkaisua ennen suurempaa järjestelmähankintaa.

Jos sinulla on jo kassajärjestelmä, johon varasto, henkilöstö, kirjanpidon työnkulut ja myyntiraportointi on rakennettu, uuden POS-sovelluksen lisääminen voi puolestaan tuoda päällekkäistä työtä. Sama pätee, jos tarvitset erityisen räätälöityjä kassatoimintoja tai yrityksesi myynti tapahtuu pääosin verkossa. Silloin vertaisin PayPal POSia nykyiseen järjestelmääsi kokonaisuutena, en vain sen perusteella, kuinka helposti sovellus asentuu.

Asennuksesta valmiiksi ensimmäiseen myyntiin

Kun asennat sovelluksen, aloita tarkistamalla, että olet lataamassa juuri PayPal POS -sovellusta ja että puhelimesi käyttöjärjestelmä täyttää vähimmäisvaatimuksen. Sovelluksen ikäraja on PEGI 3, mikä kertoo sisällön olevan yleisluonteista, mutta yrityskäyttöön liittyvät päätökset ovat silti aikuisen vastuulla. Latauksen jälkeen käytännöllisin seuraava askel on kirjautua tai luoda yrityskäyttöön sopiva tili sovelluksen ohjeiden mukaisesti.

Pidä yrityksen perustiedot valmiina ennen käyttöönottoa. Näin sinun ei tarvitse keskeyttää aloitusta etsiäksesi niitä kesken lomakkeen täyttämisen. Lue jokainen kohta huolella ja varmista, että tiliin liittyvät tiedot vastaavat yritystä, jonka puolesta aiot ottaa maksuja vastaan. Tämä on pieni mutta hyödyllinen rutiini: maksupalvelussa huolimattomasti täytetyt tiedot voivat hidastaa käyttöönottoa, vaikka itse sovellus vaikuttaisi yksinkertaiselta.

Seuraavaksi selvitä, millä tavalla haluat ottaa maksuja vastaan ja mitä välineitä siihen tarvitaan. Älä oleta pelkän puhelimen ratkaisevan jokaista maksutapaan liittyvää tarvetta. Tarkista sovelluksen ajantasaiset ohjeet ja palvelun ehdot ennen kuin lupaat asiakkaalle tietyn maksutavan. Jos olet hankkimassa myös maksamiseen liittyvää laitteistoa, varmista yhteensopivuus ja saatavuus ennen ostopäätöstä sen sijaan, että tekisit hankinnan pelkän sovelluksen nimen perusteella.

Ennen ensimmäistä asiakasta käy läpi oman myyntitilanteesi peruspolku: miten valitset tai syötät myytävän tuotteen tai summan, miten asiakas maksaa, ja mitä teet, kun tapahtuma on valmis. Harjoittele tätä rauhallisena hetkenä sovelluksen näkyvillä ohjeilla. Älä tee testiksi oikeaa veloitusta asiakkaan tai tuttavan kortilla; varmista ensin, onko sovelluksessa tilanteeseesi sopiva harjoittelu- tai testitapa ja millä ehdoilla sitä voi käyttää.

Ensimmäinen onnistuminen ilman kiirettä

Hyvä ensimmäinen onnistuminen ei ole mahdollisimman nopea tapahtuma, vaan se, että pystyt palvelemaan asiakkaan alusta loppuun ilman epäröintiä. Kuvittele esimerkiksi käsityöläinen, joka myy tuotteitaan pienessä tapahtumassa. Ennen ovien avautumista hän tarkistaa, että sovellus toimii, kirjautuminen onnistuu ja valittu maksupolku on selvä. Kun ensimmäinen asiakas tekee ostoksen, myyjä voi keskittyä summaan ja maksun etenemiseen sen sijaan, että alkaisi siinä vaiheessa selvittää, mistä asetukset löytyvät.

Ensimmäisen myynnin jälkeen pysähdy hetkeksi tarkistamaan, että ymmärrät, miten tapahtuma näkyy sovelluksessa ja miten löydät sen myöhemmin. Tämä on konkreettinen tapa huomata jo alussa, vastaako sovellus omaa tapaa pitää myyntiä ja tapahtumia järjestyksessä. Jos et löydä tarvitsemaasi tietoa, selvitä asia ennen kuin myyntipäiväsi vilkastuu. Tällainen ennakkotarkistus on hyödyllisempi kuin uuden ominaisuuden kokeileminen kiireessä.

Toinen hyvä kokeilutilanne on palveluyrittäjän työhuone, jossa asiakas maksaa käynnin päätteeksi. Siinä huomaat nopeasti, sopiiko puhelin lähellä pidettäväksi kassaksi vai häiritseekö se itse palvelua. Jos työ vaatii molempia käsiä tai asiakkaat tulevat tiheään tahtiin, maksuprosessin sujuvuus korostuu enemmän kuin sovelluksen yleinen helppous. Kokeile siis käyttöä juuri siinä ympäristössä, jossa aiot työskennellä.

Missä aloittelija voi hämmentyä?

Yleinen väärinkäsitys on pitää maksutonta sovellusta maksuttomana maksupalveluna kaikissa tilanteissa. Nämä ovat eri asioita. Lataushinta kertoo sovelluksen hankkimisesta, ei yksin maksutapahtumien ehdoista. Tarkista ennen käyttöönottoa veloitukset, mahdolliset laitehankinnat ja yrityksellesi soveltuvat ehdot. Näin voit verrata ratkaisua nykyiseen kassaan todellisen kokonaisuuden, et vain latausnäkymän perusteella.

Toinen sekaannuksen lähde on se, että puhelimeen asennettu kassasovellus ei automaattisesti tarkoita kaikkien yrityksen työkalujen siirtymistä samaan paikkaan. Mieti, mitä tarvitset maksutapahtuman lisäksi: esimerkiksi myynnin seurantaa, tuotteiden ylläpitoa tai tietojen siirtämistä kirjanpitoon. Tarkista käytettävissä olevat toimintatavat sovelluksen omista ohjeista ja selvitä etukäteen, sopivatko ne yrityksesi nykyiseen työnkulkuun. Älä rakenna tärkeää prosessia oletuksen varaan.

Myös vanha nimi Zettle saattaa aiheuttaa epäröintiä. Jos löydät vanhaan nimeen viittaavan ohjeen, tarkista, että se koskee nykyistä PayPal POS -sovellusta ja sen tämänhetkistä versiota. Sovelluksen versio päivittyy, joten kuvakaappaus tai neuvo voi olla vanhentunut, vaikka perusajatus olisi edelleen käyttökelpoinen. Tällöin sovelluksen sisäinen ohjeistus on turvallisempi lähtökohta kuin satunnainen, vuosia vanha keskustelu.

Miten se vertautuu muihin kassavaihtoehtoihin?

Perinteiseen kiinteään kassaan verrattuna mobiilipohjaisen ratkaisun vetovoima on joustavuus: myynti ei välttämättä ole sidottu yhteen kassapöytään. Tämä sopii esimerkiksi liikkuvaan tai kausittaiseen toimintaan. Vastapainona puhelin on samalla työväline ja kassapiste, joten sen saatavuus, akun riittävyys ja myyntitilanteen järjestelyt ovat osa käytännön suunnittelua. En valitsisi mobiiliratkaisua vain siksi, että se kuulostaa kevyeltä, jos yritys tarvitsee jatkuvasti käytössä olevan monen työntekijän kassan.

Verrattuna pelkkään käteiseen tai tilisiirtoon POS-sovellus voi tarjota järjestelmällisemmän tavan hoitaa myyntitapahtuma, mutta se tuo mukanaan palveluun ja maksutapoihin liittyvät ehdot. Verrattuna toiseen mobiilikassaan ratkaisevat puolestaan omat käytännöt: miten helposti työntekijä oppii sen, mitä raportointia tarvitset ja sopiiko palvelun rakenne yrityksesi muihin työkaluihin. Pyydä tarvittaessa työntekijää kokeilemaan samaa myyntipolkua, sillä yrittäjän mielestä selkeä käyttöliittymä ei aina ole selkeä kiireessä työskentelevälle tiimille.

PayPal POSilla on sovelluskaupassa 3,6 tähden keskiarvo noin 43 000 arviosta, ja sitä on ladattu yli miljoona kertaa. Nämä luvut kertovat, että sovelluksella on huomattava käyttäjäkunta, mutta ne eivät ennusta, kuinka hyvin se sopii juuri sinun myyntitapaasi. Minusta arviota kannattaa käyttää korkeintaan syynä lukea kokemuksia tarkemmin: etsi erityisesti sellaisia kommentteja, joissa kuvataan omaasi muistuttavaa yritystä ja samaa käyttötapaa.

Milloin kannattaa vaihtaa suunnitelmaa?

Jättäisin tämän vaihtoehdon väliin, jos haluat yhden valmiin järjestelmän kattavan laajan vähittäiskaupan kaikki erityistarpeet etkä halua tarkistaa ominaisuuksia tai rakentaa työnkulkua niiden ympärille. Sama koskee tilannetta, jossa yrityksesi tarvitsee jo nyt syvää yhteyttä varastonhallintaan, kirjanpitoon tai muihin järjestelmiin: varmista yhteensopivuus ennen kuin siirrät myyntiä uuteen ratkaisuun. Jos toiminta taas perustuu lähes kokonaan verkkokauppaan, kannattaa valita ensisijaisesti omaan verkkokauppaprosessiin sopiva työkalu.

Jos asiakkaita on vähän ja käteinen tai laskutus hoitaa tarpeesi luotettavasti, erillinen POS voi olla turha lisävaihe. Toisaalta satunnaisellekin myyjälle mobiiliratkaisu voi olla hyödyllinen, jos asiakkaat odottavat korttimaksua. Ratkaisevaa on laskea, mitä käyttöönotto ja maksujen vastaanottaminen merkitsevät omassa toiminnassasi, ja arvioida, säästääkö sujuvampi maksupolku aikaa tai helpottaako se asiakkaan ostamista.

Seuraava askel ennen kuin otat sen vakituiseen käyttöön

PayPal POS on lataushetkellä ilmainen yrityssovellus, jonka ikäraja on PEGI 3. Se on ollut saatavilla vuodesta 2012, ja sen nykyinen versio on 8.33.0. Minun neuvoni ensikertalaiselle on aloittaa pienestä: asenna sovellus, tutustu käyttöönottoon, selvitä yrityksesi maksuehdot ja käy koko myyntitilanne läpi ennen ensimmäistä kiireistä päivää. Älä oleta ominaisuuksia nimen perusteella, vaan tarkista ne käytännössä.

PayPal POS sopii parhaiten yrittäjälle, joka haluaa arvioida mobiilia kassapistettä ja pystyy sovittamaan sen omaan myyntiinsä ilman, että odottaa sovelluksen korvaavan kaikki muut yritystyökalut. Jos ensimmäinen kokeilu tuntuu luontevalta ja tapahtuman jälkeiset tiedot löytyvät helposti, voit jatkaa käyttöä ja syventää työnkulkua vähitellen. Jos taas maksutapa, laitteisto tai kirjanpidon yhteys jää epäselväksi, pysähdy ja vertaa vaihtoehtoja ennen sitoutumista. Paras ensimmäinen tavoite on yksi sujuva, ymmärretty myyntitapahtuma — vasta sen jälkeen kannattaa päättää, onko tästä yrityksesi vakituiseksi kassaksi.

PayPal POS (ent. Zettle) Usein kysytyt kysymykset