SAP SuccessFactors Mobile

Analysoinut Reviewed

Kun työasiat kulkevat mukana arjessa, puhelimessa oleva yrityssovellus voi olla kätevä tapa pitää yhteys omaan työpaikkaan. SAP SuccessFactors Mobile on SAP SE:n yrityskäyttöön tekemä sovellus, eikä se ole tarkoitettu kodin yhteiseksi kalenteriksi tai perheen viestintäkanavaksi. Sen hyöty riippuu ennen kaikkea siitä, käyttääkö oma työnantajasi SAP SuccessFactorsia ja mitä työtoimintoja organisaatiosi on ottanut käyttöön.

Yhdellä puhelimella, mutta eri käyttäjät

Jaetussa puhelimessa työasioiden rajaaminen omalle käyttäjälle on tärkeää. En suosittelisi kirjautumaan tähän sovellukseen usean perheenjäsenen työtilillä vuorotellen: yritystilit kuuluvat niiden omille käyttäjille, ja työasiat voivat sisältää henkilökohtaisia tai luottamuksellisia tietoja. Jos laitetta käyttää useampi ihminen, jokaisen kannattaa pitää oma kirjautumisensa ja istuntonsa erillään sen sijaan, että sovelluksesta tehtäisiin yhteinen asiointipaikka.

Tämä on olennainen ero tavalliseen perheen yhteiseen sovellukseen. SAP SuccessFactors Mobile ei ole yleinen työpaikkahakemisto, vaan yrityksen järjestelmään kytkeytyvä työväline. Sovellus on ilmainen ladata, mutta käytännön käyttö edellyttää, että käyttäjällä on työnantajansa kautta soveltuva pääsy palveluun. Siksi pelkkä asentaminen ei tee siitä hyödyllistä kaikille samassa taloudessa.

Arjessa sovelluksen arvo näkyy esimerkiksi silloin, kun työntekijä haluaa tarkistaa työasiaa omasta puhelimestaan eikä avata tietokonetta. Jos toinen perheenjäsen lainaa puhelinta kesken päivän, hyvä tapa on lukita laite ja sulkea työistunto käytön jälkeen. Tämä ei ole sovelluksen erityinen perheominaisuus, vaan järkevä raja henkilökohtaisten työtilien ja yhteisen laitteen välillä.

Käyttöönotto alkaa työnantajan käytännöistä

Asennus ei yksin ratkaise sitä, pääseekö käyttäjä sisään. Käyttö riippuu yrityksen SAP SuccessFactors -ympäristöstä ja organisaation kirjautumiskäytännöistä. Jos kirjautuminen ei onnistu tai näkymä ei vastaa odotuksia, tarkistaisin ensin työnantajan ohjeet ja varmistaisin, että käytössä on oikea yritystili. Ongelmaa ei kannata yrittää kiertää toisen henkilön tunnuksilla, varsinkaan jaetulla laitteella.

Tässä on myös sovelluksen keskeinen rajoitus: se ei ole itsenäinen ratkaisu työnhakuun tai henkilöstöasioihin, jos oma työpaikka ei käytä kyseistä järjestelmää. Se ei myöskään korvaa kaikkia yrityksen muita kanavia. Organisaatio voi ohjata työntekijän tiettyihin tehtäviin verkkopalveluun, tietokoneelle tai suoraan esihenkilön puoleen. Ennen kuin sovelluksesta tekee päivittäisen rutiinin, kannattaa selvittää, mitkä asiat juuri omassa yrityksessä hoidetaan sen kautta.

Työpuhelimella käyttö on luontevaa, mutta omalla puhelimella kannattaa miettiä myös käytännön rajoja: haluaako työilmoitukset samaan laitteeseen henkilökohtaisten viestien kanssa, ja sopiiko yrityksen laitekäytäntö henkilökohtaiseen käyttöön. Nämä eivät ole kysymyksiä, joihin sovellus itse voi vastata. Ne on parempi ratkaista työnantajan ohjeiden mukaan ennen kuin työasiat sekoittuvat vapaa-aikaan.

Hyöty syntyy työn ja muun arjen koordinoinnista

Parhaimmillaan mobiilisovellus vähentää turhaa siirtymistä työvälineestä toiseen. Kuvitellaan vaikka tilanne, jossa työntekijä on matkalla kotiin ja haluaa tarkistaa työpaikan järjestelmästä hänelle kuuluvan asian ennen seuraavaa työvuoroa. Puhelimella asiointi voi olla tietokonetta nopeampaa, kun kyse on mobiilissa tarjolla olevasta toiminnosta. Samalla on hyvä muistaa, että tärkeät päätökset ja laajemmat tehtävät voivat olla mukavampia hoitaa isolla näytöllä.

Perheen näkökulmasta sovellus voi auttaa vain välillisesti: työntekijä pystyy hoitamaan oman työasionsa ajallaan, jolloin kotona ei tarvitse esimerkiksi etsiä oikeaa tietoa useasta laitteesta. Se ei kuitenkaan koordinoi perheen aikatauluja eikä jaa työvuoroja muille kotitalouden jäsenille. Jos tarkoitus on sopia lasten kuljetuksista tai yhteisistä menoista, tavallinen jaettu kalenteri on siihen parempi valinta.

Yksi käytännöllinen tapa käyttää sitä on erottaa nopea tarkistus varsinaisesta työskentelystä. Puhelimella voi hoitaa sellaiset asiat, jotka työnantajan ympäristössä on tehty mobiilikäyttöön sopiviksi, mutta pitkän lomakkeen tai monivaiheisen asian jättäisin mieluummin hetkeen, jolloin voin keskittyä rauhassa. Näin välttää tilanteen, jossa keskeytys tai pieni näyttö tekee työasioiden käsittelystä turhan hankalaa.

Toinen huomionarvoinen trade-off liittyy saavutettavuuteen eri laitteilla. Mobiilisovellus helpottaa mukana kulkevaa käyttöä, mutta se ei automaattisesti ole paras tapa tarkastella laajoja tietoja tai tehdä työtä, jossa tarvitsee vaihtaa useiden näkymien välillä. Jos työnantajan selainversio on käytössä ja tehtävä vaatii vertailua tai tarkkaa kirjoittamista, tietokone voi olla edelleen tehokkaampi vaihtoehto.

Tilien rajat, ikä ja luottamus

Sovellus on luokiteltu PEGI 3 -ikämerkinnällä, mutta se ei tee siitä lasten tai perheen yhteistä palvelua. Kyse on yrityssovelluksesta, jonka käyttö kuuluu työpaikan tunnuksilla asioivalle henkilölle. Ikämerkintä kertoo sovelluskaupan sisältöluokituksesta, ei siitä, että sovelluksessa olisi lapsille suunnattuja toimintoja tai perhetili.

Luottamus tarkoittaa tässä ennen kaikkea sitä, että työtiliä käytetään oikean käyttäjän hallinnassa. En jakaisi kirjautumistietoja puolisolle tai lapselle, vaikka tarkoituksena olisi vain katsoa jokin tieto. Jos työasia pitää sovittaa perheen suunnitelmiin, käyttäjä voi itse kertoa tarvittavan tiedon tai kirjata sen erilliseen yhteiseen kalenteriin. Näin yrityksen työympäristö ei muutu kotitalouden yhteiseksi arkistoksi.

Jos puhelin vaihtuu tai sovellus jää käyttöön yhteisellä laitteella, tilin hallinta kannattaa hoitaa työnantajan ohjeiden mukaan. En lähtisi olettamaan, että sovelluksen poistaminen yksin ratkaisee kaikki yrityksen tilin tai laitteen hallintaan liittyvät kysymykset. Käytännössä turvallisin toimintatapa on pitää laitteen lukitus kunnossa ja pyytää työnantajalta ohje, jos työtili pitää poistaa tai käyttöoikeutta muuttaa.

SAP SuccessFactors Mobilea ylläpitää SAP SE. Sovelluksen nykyinen versio on 17.2.1, ja sen voi asentaa Android-laitteeseen, jossa on vähintään versio 11. Nämä tiedot ovat hyödyllisiä erityisesti silloin, kun vanhempi puhelin ei tue asennusta tai yrityksen laiteohjeissa määritellään käytettävät laitteet. Käytännössä yhteensopivuuden lisäksi ratkaisevaa on silti se, että työnantaja käyttää palvelua.

Miten se vertautuu tavallisiin vaihtoehtoihin?

Yrityksen henkilöstöjärjestelmän mobiilisovellus eroaa viestisovelluksesta ja kalenterista siinä, että sen tehtävä ei ole yhdistää koko kotitaloutta vaan antaa työntekijälle pääsy oman organisaationsa työympäristöön. Tavallinen sähköposti voi riittää yksittäiseen viestiin, ja jaettu kalenteri sopii yhteisten menojen sopimiseen. SAP SuccessFactors Mobile on järkevämpi silloin, kun oma työpaikka käyttää juuri SAP SuccessFactorsia ja tarjoaa tarvittavan asian siellä hoidettavaksi.

Se ei ole automaattisesti paras vaihtoehto jokaiselle työntekijälle. Jos käytät SAP SuccessFactorsia harvoin, yrityksen selainpalvelu voi olla selkeämpi, etenkin jos työnantaja tarjoaa siitä paremman näkymän. Jos taas tarvitset vain työviestejä, organisaation oma viestintäkanava voi olla tarkoituksenmukaisempi. Sovelluksen etu on siis sidoksissa työpaikan prosesseihin, ei siihen, että kaikki työhön liittyvä olisi aina kätevintä tehdä puhelimella.

Sovelluksella on Google Play -kaupassa keskimäärin 4,2 tähteä noin 46 tuhannen arviokerran perusteella, ja asennuksia on yli viisi miljoonaa. Noin 12 tuhatta kirjallista arviota antaa käyttäjien kokemuksista laajemman kuvan kuin pelkkä tähtikeskiarvo, mutta yrityssovelluksessa oma kokemus riippuu paljon työnantajan asetuksista ja käytössä olevista toiminnoista. Arviot eivät siksi yksin kerro, kuinka hyvin se sopii juuri sinun työpaikkasi toimintatapoihin.

Kenelle asentaminen kannattaa?

Suosittelisin kokeilemaan sovellusta, jos työnantajasi käyttää SAP SuccessFactorsia ja haluat hoitaa siihen kuuluvia asioita puhelimella. Ilmaisuus madaltaa kokeilemisen kynnystä, mutta ei poista tarvetta varmistaa kirjautumista ja työnantajan ohjeita. Sovellus sopii erityisesti työntekijälle, joka tarvitsee työasioihin pääsyn myös silloin, kun tietokone ei ole lähellä.

Jättäisin sen väliin, jos et ole kyseisen järjestelmän käyttäjä, etsit yhteistä perhesovellusta tai haluat korvata kaikki työpaikan viestintävälineet yhdellä työkalulla. Se ei myöskään ole hyvä ratkaisu työtilin jakamiseen muiden kanssa. Jos yrityksen järjestelmä toimii luontevammin selaimessa tai tehtävä vaatii pitkää keskittymistä, käytä mieluummin sitä vaihtoehtoa.

Kaiken kaikkiaan SAP SuccessFactors Mobile on hyödyllinen silloin, kun se vastaa todelliseen työpaikan tarpeeseen, ei vain siksi, että työasioita voisi siirtää puhelimeen. Sen vahvuus on henkilökohtainen mobiilipääsy yrityksen omaan ympäristöön; sen rajat tulevat vastaan, jos odottaa perheen koordinointia tai itsenäistä käyttöä ilman työnantajan järjestelmää. Jaetussa taloudessa pitäisin työtilit erillään ja käyttäisin yhteiseen arkeen tarkoitettuja työkaluja. Näillä odotuksilla sovellus voi olla toimiva lisä työpäivään, mutta ei koko kodin yhteinen ratkaisu.

SAP SuccessFactors Mobile Usein kysytyt kysymykset