Truster

Analysoinut Reviewed

Jos teet satunnaisesti töitä yrityksenä ja haluat hoitaa laskutuksen puhelimella, Truster kannattaa ottaa harkintaan. Se on Truster Oy:n yrityskäyttöön tarkoitettu sovellus, jonka ydinajatus on käytännöllinen: laskun tekemisen ei tarvitse odottaa sitä, että pääset tietokoneen ääreen. Minusta sen kiinnostavin puoli ei ole lupaus mullistaa kirjanpito, vaan mahdollisuus hoitaa laskutusasia silloin, kun työn tiedot ovat vielä tuoreessa muistissa.

Ensimmäisellä käyttökerralla on silti hyvä erottaa kaksi asiaa toisistaan. Sovellus on laskutuksen työväline, ei automaattisesti ratkaisu kaikkiin yrityksen taloushallinnon tarpeisiin. Se sopii parhaiten käyttäjälle, joka haluaa päästä liikkeelle selkeästi ja tehdä laskutuksen osana tavallista työpäivää. Jos etsit ensisijaisesti laajaa kirjanpitojärjestelmää tai monimutkaista talouden raportointia, kannattaa arvioida, riittääkö tämä näkökulma omaan arkeen.

Puhelinlaskutuksesta on hyötyä, kun työ ei tapahdu työpöydän ääressä

Yrityssovellusten joukossa Truster asettuu laskutuksen ja muun yritysasioinnin puolelle. Sen julkaisuajankohta on 13.5.2020, ja nykyinen versio on 3.22.1. Sovellus on ilmainen ladata, mutta laskutus Playn kautta maksaa 48,99 €. Tämä ero on tärkeä huomata jo ennen kuin rakentaa omaa työnkulkuaan sovelluksen varaan: lataushinta ei yksin kerro, millaisia kuluja varsinaiseen käyttöön voi liittyä.

Ensivaikutelmani on, että sovellus kannattaa nähdä erityisesti laskutuksen käytännöllisenä etupäänä. Kun asiakastyö on valmis, puhelin on usein jo mukana, ja laskun hoitaminen samalla kertaa voi säästää myöhemmältä muistelulta. Tästä on hyötyä esimerkiksi itsenäiselle tekijälle, jonka työpäivä koostuu useista eri paikoissa tehdyistä töistä. Jos laskutettavat tiedot jäävät odottamaan viikon loppua, työn yksityiskohdat voivat helposti muuttua epätarkoiksi.

Arvosana on 4,2, ja sovelluksella on yli 10 000 asennusta sekä 238 arviota. Ne antavat jonkinlaisen kuvan siitä, että kyse ei ole aivan tuntemattomasta työkalusta, mutta oma valinta kannattaa silti tehdä sen perusteella, miten hyvin laskutus sopii omaan yritysmalliin. Trusterin ikäraja on PEGI 3, joten sisältöluokitus ei aseta aikuiselle käyttäjälle erityisiä esteitä; ratkaisevampaa on palvelun sopivuus omaan taloudenhoitoon.

Aloita pienellä tavoitteella, älä yritä ratkaista kaikkea kerralla

Jos avaat sovelluksen ensimmäistä kertaa, aseta tavoitteeksi yksi konkreettinen onnistuminen: selvitä, pystytkö viemään oman laskutustilanteesi läpi niin, että ymmärrät mitä tietoja tarvitaan ja mitä tapahtuu ennen laskun lähettämistä. En suosittelisi aloittamaan koko yrityksen hallinnon siirtämisestä uuteen järjestelmään. Kun etenet yhden todellisen työn kautta, näet nopeasti, tukeeko sovellus omaa tapaa sopia hinnasta, kirjata työn sisältö ja hoitaa laskutus.

Käyttöönottoa helpottaa, jos keräät ensin valmiiksi yrityksesi ja asiakkaasi laskutukseen tarvittavat tiedot sekä sovitun työn kuvauksen ja hinnan. Tämä ei ole Trusterin erikoisominaisuus vaan hyvä valmistelu mille tahansa laskutustavalle. Käytännön etu on kuitenkin merkittävä: kun tiedot ovat käsillä, pystyt arvioimaan sovellusta todellisella tehtävällä etkä pelkästään selaamalla näkymiä. Jos jokin työehto on asiakkaan kanssa vielä kesken, hoida se ensin erikseen. Sovellus ei korvaa selkeää sopimista.

Ennen ensimmäistä laskua kannattaa myös pysähtyä selvittämään, mitä maksutapaa aiot käyttää ja miten mahdollinen Playn kautta veloitettava maksu vaikuttaa omaan tilanteeseesi. Sovellus on ilmainen ladata, mutta laskutukseen liittyvä hinta on eri asia. Tämä on sellainen kohta, jonka ohittaminen voi synnyttää väärän odotuksen: maksuton asennus ei tarkoita, että kaikki laskutus olisi maksutonta. Tarkista kustannus ennen kuin valitset työnkulun tai lupaat asiakkaalle aikataulun.

Ensimmäinen onnistuminen syntyy yhdestä valmiista työstä

Ajatellaan tavallista tilannetta: olet käynyt asiakkaan luona tekemässä sovitun työn, ja haluat lähettää laskun ennen seuraavaa työkeikkaa. Kun palaat autolle tai pääset rauhalliseen hetkeen, kirjoita työn sisältö muistiin ja varmista, että sovittu veloitus vastaa asiakkaan kanssa sovittua. Avaa sitten Truster ja etene laskutuksen edellyttämien tietojen kanssa. Näin sovelluksen hyöty näkyy aidossa käytössä: asia ei jää epämääräiseksi muistutukseksi kalenteriin, vaan saat käsiteltyä laskutuksen silloin, kun siihen liittyvä tieto on tuoretta.

Pidän tätä lähestymistapaa hyödyllisempänä kuin sovelluksen arvioimista pelkän ulkoasun tai yksittäisen painikkeen perusteella. Ensimmäinen onnistuminen ei ole vain se, että löydät laskunäkymän, vaan se, että tiedät mitä olet laskuttamassa, ymmärrät kustannuksen ja pystyt tekemään seuraavan samanlaisen laskun ilman, että koko prosessi tuntuu uudelta. Jos huomaat joutuvasi palaamaan toistuvasti asiakkaan kanssa sovittuihin yksityiskohtiin tai et ole varma laskutuksen ehdoista, pysähdy selvittämään ne ennen lähettämistä.

Yksi käytännöllinen tapa vähentää virheitä on pitää oma työkuvaus yhdenmukaisena: kirjaa työn sisältö samalla tavalla heti työn valmistuttua ja tarkista se ennen laskutusta. Toinen on käsitellä yksi asiakas ja yksi työ kerrallaan sen sijaan, että yrittäisit naputella useita keskeneräisiä laskutuksia kiireessä. Kolmas on tehdä ensimmäinen lasku tilanteessa, jossa sinulla on aikaa tarkistaa tiedot. Nämä pienet valinnat ovat erityisen hyödyllisiä mobiilikäytössä, jossa näppäimistö ja pieni näyttö houkuttelevat etenemään liian nopeasti.

Hinta, maksutapa ja oma laskutusmalli kannattaa selvittää varhain

Yleinen epäselvyys on se, mitä ilmainen sovellus tarkoittaa käytännössä. Tässä tapauksessa lataus on maksuton, mutta sovelluksen tiedoissa mainitaan 48,99 € silloin, kun laskutus tehdään Playn kautta. En tulkitsisi tätä niin, että jokaiselle käyttäjälle syntyy automaattisesti sama maksu kaikissa tilanteissa, vaan pitäisin sitä syynä tarkistaa juuri omaan käyttöön soveltuvat ehdot sovelluksessa ennen laskutuksen aloittamista. Maksutavan valinta voi vaikuttaa siihen, miltä palvelun kokonaiskustannus tuntuu.

Kannattaa myös erottaa laskun tekeminen siitä, miten yrityksesi hoitaa muut velvoitteet. Jos tarvitset samalla työkalulla yksityiskohtaisia raportteja, laajaa kirjanpidon hallintaa tai usean henkilön monimutkaista hyväksyntäketjua, älä oleta, että laskutuslähtöinen mobiilisovellus vastaa kaikkeen. Tällöin perinteinen taloushallinnon ohjelmisto tai kirjanpitäjän kanssa sovittu työnkulku voi olla parempi vaihtoehto. Trusterin vahvuus on mielekkäimmillään siinä, että laskutus on lähellä varsinaista työtä, ei siinä, että jokainen yrityksen prosessi pakotetaan samaan paikkaan.

Toinen mahdollinen kitka liittyy puhelimella työskentelyyn. Pienen näytön kautta tietojen tarkistaminen on kätevää, mutta pitkien kuvausten tai useiden laskujen käsittely voi olla hitaampaa kuin tietokoneella. Jos teet laskutuksen vain satunnaisesti, tämä voi olla hyväksyttävä kompromissi. Jos taas hallitset suurta määrää laskuja, käytät monimutkaisia rivejä tai tarkistat paljon asiakirjoja rinnakkain, työpöytäkäyttöön suunniteltu järjestelmä saattaa tuntua luontevammalta.

Kenelle Truster sopii ja milloin valitsisin toisin

Suosittelisin Trusteria ennen kaikkea yksinyrittäjälle tai pienimuotoisesti yritystoimintaa tekevälle, joka haluaa pitää laskutuksen mukana arjen liikkeessä. Se voi sopia hyvin esimerkiksi tekijälle, joka tapaa asiakkaita eri paikoissa ja haluaa käsitellä työn laskutuksen pian työn valmistuttua. Se on myös järkevä vaihtoehto ihmiselle, joka ei halua rakentaa ensimmäiseksi monimutkaista järjestelmää vaan haluaa kokeilla, tuntuuko puhelimella hoidettu laskutus omalta tavalta toimia.

Valitsisin toisen ratkaisun, jos yrityksesi laskutus perustuu laajaan ja toistuvaan taloushallinnon kokonaisuuteen, jossa tärkeintä ovat monipuoliset raportit, usean käyttäjän työnjako tai laskutuksen tiivis yhdistäminen muihin järjestelmiin. En myöskään suosittelisi aloittamaan sovelluksesta, jos et ole vielä selvittänyt, miten yrityksesi laskutuksen ja kirjanpidon vastuut hoidetaan. Työkalu voi helpottaa prosessia, mutta se ei päätä puolestasi, mitä asiakkaan kanssa on sovittu tai miten yrityksen velvoitteet täytetään.

Vaihtoehtoihin verrattuna Trusterin mobiilipainotus on kiinnostava silloin, kun tärkeintä on laskutuksen saavutettavuus: puhelin kulkee työn mukana, kun taas perinteinen laskutusohjelma saattaa tuntua luontevammalta toimistolla tehtävässä erätyössä. Vertailussa kannattaa siksi miettiä omaa rytmiä, ei vain ominaisuuksien määrää. Lähetätkö yksittäisiä laskuja heti työn jälkeen vai käsitteletkö useita kerralla? Tarvitsetko ensisijaisesti nopean laskutuskanavan vai laajemman taloushallinnon työkalun? Vastaukset kertovat enemmän sopivuudesta kuin se, että toinen järjestelmä näyttää ruudulla monipuolisemmalta.

Kun ensimmäinen lasku on tehty, rakenna siitä toistettava rutiini

Ensimmäisen laskun jälkeen seuraava askel on tarkistaa, mikä tuntui helpolta ja mikä vaati selvittämistä. Jos tiedot löytyivät nopeasti ja ymmärsit kustannukset, voit käyttää samaa valmistelutapaa seuraavissa töissä. Pidä asiakkaan kanssa sovitut hinnat ja työn sisältö helposti tarkistettavassa muodossa, jotta laskutus ei riipu muistista. Jos taas jouduit arvailemaan, mitä veloitukseen kuuluu tai mitä sovelluksessa tapahtuu seuraavaksi, selvitä epäselvä kohta ennen kuin otat palvelun säännölliseen käyttöön.

Truster ei ole mielestäni jokaiselle yritykselle automaattinen valinta, eikä sitä kannata arvioida vain sen perusteella, että lasku onnistuu puhelimella. Sen arvo riippuu siitä, kuinka hyvin mobiili laskutus istuu omaan työhön, millaisia tarpeita yritykselläsi on ja sopiiko maksullinen käyttö omaan budjettiin. Kun nämä asiat ovat kunnossa, sovellus voi tehdä pienestä mutta tärkeästä tehtävästä helpommin hoidettavan ja auttaa välttämään sen, että laskutus jää odottamaan sopivampaa hetkeä.

Minun neuvoni ensikertalaiselle on yksinkertainen: asenna sovellus, tutustu rauhassa laskutuksen ehtoihin ja testaa työnkulku yhdellä oikealla, selkeästi sovitulla työllä. Jos pääset sen avulla luontevasti ensimmäiseen laskuun ja haluat jatkossakin hoitaa asiat puhelimella, Truster voi olla arkeen sopiva väline. Jos huomaat kaipaavasi laajempaa kirjanpitoa tai tehokasta erälaskutusta, valitse mieluummin siihen tarkoitukseen rakennettu ratkaisu.

Truster Usein kysytyt kysymykset