Google Chat

Analysoinut Reviewed

Kun työpäivän viestit ovat hajallaan sähköpostissa, puhelimessa ja eri ryhmäkeskusteluissa, on vaikea muistaa, missä sovittiin mitäkin. Google Chat yrittää pitää työhön liittyvät keskustelut yhdessä paikassa. Minusta sen paras puoli ei ole yksittäinen erikoistoiminto vaan se, että se istuu luontevasti Google Workspacen käyttöön: jos työpäivä pyörii jo Gmailin ja muiden Googlen palveluiden ympärillä, keskustelut on helppo ottaa osaksi samaa rutiinia.

Työviestintä osana Google-ympäristöä

Google Chat on Googlen yrityskäyttöön suunnattu viestisovellus, jonka kehittäjä on Google LLC. Se on ilmainen, ja sen ikäluokitus on PEGI 3. Sovellus kuuluu yritysviestinnän luokkaan, mutta se ei ole vain erillinen pikaviestipalvelu: sen käyttötapa on parhaimmillaan silloin, kun työyhteisö käyttää jo Google Workspacea.

Ensimmäinen vaikutelmani on käytännöllinen ja melko hillitty. Chatissa voi käydä kahdenkeskisiä keskusteluja ja keskustella ryhmissä, mutta sen arvo syntyy ennen kaikkea siitä, että työasioille voi luoda omat keskustelupaikkansa. Kun projektin kysymykset, päätökset ja pienet tarkistukset eivät huku henkilökohtaisten viestien sekaan, työstä tulee helpommin seurattavaa. Sovellus ei kuitenkaan yksin ratkaise epäselvää viestintää: jos tiimi ei sovi, missä asiasta keskustellaan ja kuka vastaa, keskustelutilatkin täyttyvät nopeasti.

Google Chatia on ladattu yli 50 miljoonaa kertaa, ja käyttäjien keskiarvo on 4,6 noin 369 000 arvion perusteella. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta eivät vielä kerro, sopiiko sovellus juuri sinun tiimillesi. Oma arvioni on, että se on luontevimmillaan pienissä ja keskisuurissa työryhmissä, joissa keskustelu liittyy dokumentteihin, tehtäviin tai yhteiseen projektiin. Jos haet vain mahdollisimman yksinkertaista viestintää ystäville tai perheelle, yritysmaailmaan suunnattu rakenne voi tuntua turhan raskaalta.

Kun keskustelu tarvitsee oman paikan

Yksittäinen viesti sopii nopeaan kysymykseen, mutta pidempi työasia hyötyy keskustelutilasta, jonka aihe pysyy rajattuna. Käytännössä voin kuvitella esimerkiksi pienen markkinointitiimin käyttävän yhtä keskustelua kampanjan aikatauluun ja toista luonnosten kommentointiin. Tällöin uusi työntekijäkin voi helpommin hahmottaa, missä päätös syntyi, sen sijaan että hänen pitäisi kaivaa vastausta pitkän yleiskeskustelun keskeltä.

Hyödyllinen mutta helposti sivuutettava tapa käyttää Chatia on käsitellä keskustelutiloja kuin kevyttä projektijakoa, ei vain ryhmäviestien kansioita. Jos jokaisella tilalla on selkeä tarkoitus ja nimi, ilmoituksista on helpompi päätellä, vaatiiko viesti reagointia. Tämä vaatii tiimiltä pientä kurinalaisuutta. Jos sama asia alkaa elää useassa keskustelussa, Chatin järjestys ei enää auta vaan lisää rinnakkaista seurantaa.

Arjen työnkulku ja pienet käytännön edut

Tyypillisessä työpäivässä Chat toimii parhaiten nopeiden tarkennusten kanavana. Kuvitellaan, että olen matkalla tapaamiseen ja kollega tarvitsee hyväksynnän esityksen viimeiseen diaan. Voin vastata keskustelussa lyhyesti ja jatkaa myöhemmin varsinaiseen dokumenttiin. Tällainen työnjako on järkevä: viestit sopivat koordinointiin, mutta pitkä perustelu tai lopullinen sisältö kannattaa yleensä säilyttää siellä, missä tiimi muutenkin muokkaa ja hallitsee työtään.

Toinen konkreettinen vinkki on sopia etukäteen, milloin keskustelu tarvitsee oman ketjunsa tai tilansa ja milloin se kannattaa ratkaista suoraan viestillä. Tämä vähentää tilannetta, jossa tärkeä vastaus jää irralliseksi tai uusi keskustelu syntyy jokaisesta pienestä kysymyksestä. Chat ei pakota tiimiä hyvään tiedonhallintaan, mutta selkeät nimet ja toistuvat käytännöt tekevät siitä huomattavasti hyödyllisemmän.

Kolmas harkinnan arvoinen käyttötapa on siirtää toistuvat tilannepäivitykset pois sähköpostista. Jos työryhmän jäsenet raportoivat lyhyesti etenemisestä samassa paikassa, muiden ei tarvitse lähettää jokaisesta muutoksesta uutta sähköpostia. Tämä ei tarkoita, että sähköposti olisi tarpeeton: ulkoiset viestit, muodolliset päätökset ja viestit ihmisille, jotka eivät käytä samaa työympäristöä, voivat edelleen sopia paremmin sähköpostiin.

Miten se eroaa muista viestisovelluksista?

Vertaan Google Chatia ensisijaisesti muihin työpaikan viestintäpalveluihin, en kuluttajille tarkoitettuihin keskustelusovelluksiin. Sen tärkein valintaperuste on yhteensopivuus oman työympäristön kanssa. Jos tiimi käyttää jo Google Workspacea, erillisen viestintäpalvelun käyttöönotto voi tarkoittaa yhtä uutta paikkaa kirjautua, tarkistaa ja ylläpitää. Chat vähentää tätä kitkaa, koska se kuuluu samaan kokonaisuuteen.

Jos taas yrityksen arki rakentuu vahvasti jonkin muun toimistoalustan ympärille, kyseisen ympäristön oma keskustelutyökalu voi tuntua luonnollisemmalta. Käytännön valinnassa ei kannata verrata vain viestien ulkoasua. Mieti, missä dokumentit ovat, mistä ihmiset jo saavat ilmoituksensa ja kuinka helposti vierailijat tai eri organisaatioiden kumppanit pääsevät mukaan. Chat on vahva vaihtoehto Google-painotteiseen työhön, mutta pelkkä tuttu brändi ei tee siitä automaattisesti parasta valintaa kaikille.

Minusta sovellus sopii erityisesti tiimeille, jotka haluavat pitää lyhyet keskustelut erillään sähköpostista ja joilla on tarve vaihtaa nopeasti tietoa projektien sisällä. Se ei ole yhtä hyvä valinta ihmiselle, joka etsii avointa julkista yhteisöpalvelua, henkilökohtaista viestintäkanavaa tai itsenäistä projektinhallintajärjestelmää. Keskustelu voi tukea työn organisointia, mutta se ei korvaa huolellista tehtävien ja päätösten kirjaamista.

Kehityksen varmistettu tausta ja vaikutus käyttäjälle

Google Chat julkaistiin 28.2.2018. Tästä voi päätellä, että kyse ei ole aivan uudesta kokeilusta vaan jo vuosia markkinoilla olleesta työviestinnän tuotteesta. Pelkkä julkaisupäivä ei kuitenkaan kerro, miten käyttöliittymä tai ominaisuudet ovat kehittyneet. En siksi tekisi päätelmää yksittäisistä muutoksista ilman niistä varmaa tietoa. Käyttäjälle olennaisempi havainto on, että Chat on edelleen Google Workspacen viestisovellus, ei erillinen kuluttajapalvelu, jonka tarkoitus olisi korvata kaikki muut keskustelukanavat.

Jos käytät sitä jo työssä, suurin hyöty tulee todennäköisesti toimintatapojen hiomisesta eikä siitä, että odottaisit sovelluksen itsessään muuttavan tiimin työnkulun. Vanhat keskustelut ja vakiintuneet käytännöt voivat olla arvokkaita, mutta niiden rinnalle kannattaa sopia, milloin keskustelu päätetään ja mihin lopullinen päätös kirjataan. Näin Chat pysyy nopeana viestintäkanavana eikä muutu epäviralliseksi arkistoksi, josta kukaan ei löydä myöhemmin tärkeää tietoa.

Jos olet vasta aloittamassa, kokeilisin sovellusta ensin yhdessä rajatussa työryhmässä ja yhdellä selkeällä käyttötarkoituksella. Esimerkiksi projektin päivittäiset tarkennukset ovat helpompi testi kuin koko organisaation keskustelujen siirtäminen kerralla. Näin näet, väheneekö sähköpostin määrä ja löytävätkö ihmiset vastaukset helpommin. Samalla selviää, tuleeko ilmoituksia liikaa tai jäävätkö olennaiset viestit epäselvien keskustelujen alle.

Rajat, joista kannattaa olla tietoinen

Chatin tuttuus Google-käyttäjille on myös sen rajoite: sovelluksen hyöty riippuu siitä, kuinka yhtenäisesti työyhteisö käyttää Google Workspacea. Jos osa tiimistä toimii toisessa järjestelmässä tai asiakkaat eivät pääse luontevasti samaan ympäristöön, keskustelu voi jakautua. Ennen käyttöönottoa kannattaa siis tarkistaa, ketkä todella osallistuvat päivittäiseen viestintään ja missä heidän työaineistonsa jo sijaitsee.

Toinen kitkakohta on keskustelujen määrän kasvu. Kun jokaisesta aiheesta tehdään oma tila, kokonaisuus muuttuu nopeasti vaikeaksi seurata; jos taas kaikki kirjoitetaan yhteen paikkaan, keskusteluista tulee sekavia. Hyvä kompromissi on varata erillinen keskustelu pitkäkestoisille projekteille ja käyttää suoraa viestiä asioihin, jotka ratkeavat muutamalla vastauksella. Tämä pieni raja auttaa pitämään Chatissa oleellisen näkyvillä.

Kannattaa myös erottaa keskustelu ja päätös toisistaan. Chatissa voidaan vaihtaa näkemyksiä nopeasti, mutta myöhemmin kukaan ei välttämättä muista, oliko ehdotus hyväksytty vai jäikö se vain puheeksi. Kun päätös vaikuttaa aikatauluun, asiakkaaseen tai työn vastuisiin, kirjaa lopputulos tiimin käyttämään dokumenttiin tai muuhun sovittuun paikkaan ja lisää keskusteluun viite siihen. Tämä on käytännöllinen tapa välttää tilanteet, joissa viestisovelluksen nopeus muuttuu tiedon katoamiseksi.

Kenelle suosittelen ja mitä seuraavaksi arvioida?

Google Chat on lataaminen ilmaiseksi helppo tapa kokeilla, sopiiko Googlen työympäristöön kuuluva viestintä omaan arkeen. PEGI 3 kertoo sen ikäluokituksesta, mutta työelämässä tärkeämpi kysymys on, käyttääkö oma tiimi samaa Workspace-ympäristöä. Sovelluksella on noin 85 000 käyttäjäarviota, mikä tarjoaa laajan pohjan yleisvaikutelmalle, mutta tiimin koko, käytännöt ja muut käytössä olevat työkalut ratkaisevat enemmän kuin keskiarvo.

Suosittelen sitä ystävälle, jonka työpäivät täyttyvät Google-työkaluista ja joka haluaa erottaa projektikeskustelut sähköpostista. En suosittelisi valitsemaan sitä vain siksi, että viestisovellus tuntuu välttämättömältä: jos tiimin viestit ovat jo selkeitä ja nykyinen kanava toimii, uuden palvelun lisääminen voi tuoda enemmän ylläpitoa kuin hyötyä. Myös organisaatio, joka tarvitsee ennen kaikkea monimutkaista tehtävien seurantaa tai viestintää eri alustojen käyttäjien välillä, voi hyötyä paremmin toisenlaisesta ratkaisusta.

Kun arvioit sovellusta, seuraa kolmea käytännön asiaa: löytyvätkö keskustelut oikeista paikoista, väheneekö turha sähköposti ja päätyvätkö tärkeät päätökset talteen. Jos vastaus on kyllä, Chat tekee työn arjesta sujuvampaa ilman suurta muutosta. Jos keskustelut vain siirtyvät uuteen sovellukseen ja ilmoitukset lisääntyvät, ongelma on todennäköisesti käyttötavassa tai väärässä alustavalinnassa.

Lopulta Google Chat on parhaimmillaan selkeä, tuttu työviestinnän kanava Google Workspacea käyttäville tiimeille. Sen vahvuus on arkisessa koordinoinnissa, ei lupauksessa korvata dokumentteja, sähköpostia tai projektinhallintaa. Kun keskusteluille antaa selkeät rajat ja tallentaa päätökset niiden omaan paikkaan, siitä saa aidosti hyödyllisen osan työpäivää. Jos tiimisi ei muuten käytä Googlen ympäristöä, vertailisin ensin vaihtoehtoja, jotka liittyvät suoremmin jo käytössä oleviin työkaluihin.

Google Chat Usein kysytyt kysymykset