Power Apps

Analysoinut Reviewed

Jos työpaikan lomake, hyväksyntä tai tarkistuslista kulkee yhä sähköpostin ja irrallisten taulukoiden välissä, Power Apps voi tarjota sille selkeämmän paikan. Se on Microsoft Corporationin yrityskäyttöön tarkoitettu sovellus, jolla käytetään organisaation rakentamia liiketoimintasovelluksia puhelimella. Oma vaikutelmani on, että sen hyöty ei synny näyttävistä kuluttajaominaisuuksista vaan siitä, kuinka sujuvasti työpaikan omat prosessit on saatu sovellukseen.

Arjessa tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että työntekijä tarkistaa tehtävän, täyttää lomakkeen ja jatkaa sitten muihin töihin ilman, että tietoja pitää ensin etsiä useasta paikasta. Kokemus riippuu kuitenkin paljon siitä, millainen sovellus on tehty ja miten se liittyy organisaation työskentelytapoihin. Power Apps ei siis ole valmis yleisratkaisu kaikkiin yrityksen tarpeisiin, vaan mobiiliovi yrityksen omiin työkaluihin.

Nopeus riippuu enemmän sovelluksesta kuin puhelimesta

Kevyessä käytössä tärkeintä on vaivaton pääsy työhön

Power Appsista kannattaa odottaa nopeaa tapaa avata ja käyttää organisaation tarjoamia sovelluksia, ei automaattisesti salamannopeaa kokemusta jokaisessa työvaiheessa. Yksinkertainen tehtävä, kuten tietojen tarkistaminen tai lyhyen lomakkeen täyttäminen, sopii puhelimelle hyvin. Jos taas näkymä sisältää paljon tietoa tai työprosessi vaatii monta vaihetta, käyttökokemus määräytyy pitkälti sovelluksen suunnittelun ja sen taustalla olevan työnkulun mukaan.

Tämä on olennainen ero verrattuna tavalliseen muistiinpano- tai taulukkolaskentasovellukseen. Power Apps ei ensisijaisesti anna käyttäjälle tyhjää työtilaa, jota tämä muokkaa vapaasti, vaan tarjoaa organisaation määrittelemän tavan hoitaa tietty työtehtävä. Kun sovellus on rakennettu hyvin, käyttäjän ei tarvitse itse keksiä, mitä tietoa kerätään tai kenelle se toimitetaan. Huonosti sovitettu lomake voi kuitenkin tuntua hitaalta, vaikka puhelin toimisi muuten moitteettomasti.

Jos käytät sovellusta vain silloin tällöin, selvitä ensin, mitä työpaikan versiolla voi tehdä ja kenelle ongelmista ilmoitetaan. Microsoftin sovelluksen asentaminen ei yksin takaa, että tarjolla on juuri sinun tehtävääsi sopiva työkalu. Power Apps on hyödyllisin silloin, kun organisaatio on jo ottanut sen osaksi arjen prosesseja ja käyttäjä tietää, mihin sovellukseen hänen kuuluu mennä.

Ruuhkaisessa työvaiheessa pienet kitkat näkyvät selvemmin

Kun työpäivä on kiireinen, mobiilisovelluksen arvo on siinä, ettei tietojen kirjaamiseen tarvitse keskeyttää muuta työtä pitkäksi aikaa. Esimerkiksi huoltotyötä tekevä henkilö voi tarvita työpaikan omaa sovellusta tehtävän tietojen tarkistamiseen tai havaintojen kirjaamiseen. Tällainen käyttötapa voi vähentää muistin varassa toimimista ja myöhempää paperitöiden siirtelyä, jos työnantaja on suunnitellut prosessin tätä varten.

Samalla monivaiheiset tehtävät ovat kohta, jossa puhelimen rajat tulevat vastaan. Pitkien tekstien kirjoittaminen, useiden tietueiden vertailu tai laajan kokonaisuuden muokkaaminen on yleensä mukavampaa tietokoneella. En pitäisi Power Appsia automaattisena korvaajana työpöytätyökaluille: sen vahvuus on tehtävän tekeminen työn äärellä, ei kaikkien yrityksen tietojenkäsittelytarpeiden keskittäminen pieneen näyttöön.

Hyvä käytännön tapa on käyttää puhelimella vain ne vaiheet, joissa mobiili todella säästää aikaa, ja jättää laajempi tarkastelu tietokoneelle, jos organisaation työkalu tarjoaa siihen sopivan vaihtoehdon. Näin sovellusta ei arvioida sen perusteella, miten se suoriutuu työstä, johon sitä ei ole mielekästä käyttää. Kun mobiilitehtävä on rajattu selkeästi, työntekijän on myös helpompi huomata, mitä tietoja pitää täydentää ennen asian eteenpäin viemistä.

Luotettavuus muodostuu koko työketjusta

Power Appsista puhutaan helposti yhtenä sovelluksena, mutta käyttäjälle näkyvä lopputulos voi vaihdella huomattavasti eri organisaatioissa. Sovelluksen luotettavuuteen vaikuttavat sekä itse mobiilikäyttö että se, miten yrityksen rakentama työkalu on toteutettu ja ylläpidetty. Siksi en lupaisi, että kaikki Power Appsilla tehdyt sovellukset tuntuvat yhtä selkeiltä tai reagoivat samalla tavalla.

Jos jokin työvaihe ei onnistu, kannattaa erottaa, onko ongelma puhelimen sovelluksessa, käytössä olevassa yrityssovelluksessa vai organisaation työprosessissa. Tämä voi säästää turhaa vianetsintää: sovelluksen sulkeminen ja avaaminen ei ratkaise esimerkiksi epäselvää lomakekenttää tai huonosti suunniteltua työnkulkua. Työpaikan tuki tai sovelluksen ylläpitäjä on luonteva yhteyshenkilö silloin, kun itse tehtävä ei käyttäydy odotetulla tavalla.

Suosittelen myös kokeilemaan tärkeän työvaiheen läpi rauhallisena hetkenä ennen kuin sen varaan laskee kiireisen tilanteen. Tarkista, mistä sovellus löytyy, mitä tietoja se pyytää ja miten näet, että olet päässyt tehtävässä eteenpäin. Tämä on konkreettinen tapa välttää yllätyksiä, etenkin jos sovellusta käytetään harvakseltaan tai vain tietyissä työtehtävissä.

Puhelimen koko ja käyttöjärjestelmä vaikuttavat sopivuuteen

Puhelimella käytettäessä näyttötilalla on merkitystä. Lyhyet tarkistukset ja rajatut kirjaukset ovat luontevampia pienellä näytöllä kuin pitkän lomakkeen täyttäminen tai monen tietokohdan vertailu. Jos työssä on paljon kirjoittamista, suurempi näyttö tai tietokone voi olla mukavampi vaihtoehto. Näin Power Apps toimii parhaiten osana työkalupakettia, ei oletuksena ainoana työvälineenä.

Sovelluksen vähimmäisvaatimuksena on Android 7.0, joten sitä voi käyttää myös vanhemmalla Android-käyttöjärjestelmällä, jos laite täyttää vaatimuksen. Käytännön sujuvuuteen vaikuttavat silti myös laitteen yleinen kunto ja se, miten raskas käytettävä työpaikkasovellus on. En tekisi johtopäätöstä suorituskyvystä pelkän käyttöjärjestelmäversion perusteella.

Power Apps on ilmainen, ja sen ikäluokitus on PEGI 3. Sovellusta on ladattu yli 10 miljoonaa kertaa, ja sen keskiarvo on 4,4 arviota noin 44 tuhannen käyttäjäarvion perusteella. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta yrityskäytössä oma kokemus riippuu ennen kaikkea siitä, millaisia sovelluksia työnantaja tarjoaa ja kuinka hyvin ne palvelevat todellista työtä.

Milloin valitsisin tämän tavallisen toimistosovelluksen sijaan?

Valitsisin Power Appsin, kun tarvitsen nimenomaan organisaation tekemän sovelluksen tiettyyn työtehtävään: esimerkiksi ohjeistettuun tarkistukseen, sisäiseen lomakkeeseen tai työn etenemisen kirjaamiseen. Sen etu tavalliseen taulukkoon verrattuna on, että työvaihe voidaan esittää käyttäjälle tehtäväkohtaisena näkymänä sen sijaan, että tämä joutuisi itse hallitsemaan taulukon rakennetta. Se voi auttaa erityisesti silloin, kun saman tiedon kirjaa moni ihminen ja yhteinen toimintatapa on tärkeä.

Jos tarkoitus on vain pitää oma ostoslista, kirjoittaa muistiinpanoja tai muokata tiedostoa yhdessä muiden kanssa, tavallinen muistiinpano-, taulukko- tai yhteistyösovellus on todennäköisesti yksinkertaisempi. Power Apps ei ole parhaimmillaan silloin, kun käyttäjä haluaa itse päättää työkalun rakenteesta tai tarvitsee yleiskäyttöisen toimistosovelluksen. Myös yrityskäyttäjän kannattaa kysyä, onko työnantajalla juuri hänen tehtäväänsä sopiva sovellus ennen kuin odottaa latauksen yksin ratkaisevan tarpeen.

Yksi hyödyllinen tapa arvioida sovellusta on kiinnittää huomiota siihen, vähentääkö se työvaiheita vai siirtääkö se vain saman työn uuteen näkymään. Jos sovellus kysyy samoja tietoja, joita käyttäjä joutuu jo kirjaamaan muualla, hyöty jää helposti pieneksi. Jos se sen sijaan kokoaa tehtävän kannalta olennaiset kysymykset yhteen ja tekee etenemisestä ymmärrettävää, mobiilikäytön etu on paljon selvempi.

Kenelle suosittelen sitä ja kenelle en

Microsoft julkaisi Power Appsin 28.4.2016, ja nykyinen versio on 3.26092.10. Sovelluksella on noin 7,1 tuhatta kirjallista arviota. Yrityskäyttöön suunnattu sovellus sopii parhaiten ihmiselle, jonka organisaatio jo käyttää Power Appsilla tehtyjä työkaluja ja joka haluaa hoitaa rajattuja työtehtäviä myös puhelimella.

En suosittelisi sitä ensisijaiseksi valinnaksi henkilölle, joka etsii valmista henkilökohtaista tehtävälistaa, yleistä tiedostonmuokkainta tai itsenäistä tapaa rakentaa oma yritysprosessi ilman organisaation tukea. Myös käyttäjä, joka tekee enimmäkseen pitkiä kirjauksia tai käsittelee laajoja tietokokonaisuuksia, hyötyy todennäköisesti enemmän tietokoneella työskentelystä. Tällöin mobiilisovelluksen arvo voi jäädä nopeisiin tarkistuksiin ja yksittäisiin kirjauksiin.

Minun arvioni on, että Power Appsin suorituskykyä on reiluinta tarkastella tehtävä kerrallaan: hyvin rajattuun mobiilivaiheeseen se voi olla kätevä, mutta monimutkainen työprosessi tuntuu helposti raskaalta pienellä näytöllä. Se ei ole taianomainen nopeuttaja, vaan väline, jonka onnistuminen riippuu siitä, onko työpaikan sovellus suunniteltu käyttäjälle ja tilanteeseen sopivaksi. Jos työnantajasi tarjoaa sillä selkeän mobiilityökalun, Power Apps kannattaa kokeilla; jos et tarvitse organisaation omia sovelluksia, voit hyvin valita yksinkertaisemman vaihtoehdon.

Power Apps Usein kysytyt kysymykset